Purchasing Card: Panduan Finance untuk Pembelian dan Pengeluaran Bisnis
Mekari Insight
- Purchasing card atau P-card adalah kartu pembayaran perusahaan untuk pembelian barang dan jasa yang sudah disetujui.
- P-card cocok untuk kebutuhan pembelian yang rutin, berulang, atau memiliki aturan penggunaan yang jelas.
- Finance dapat mengatur cardholder, spending limit, merchant, kategori pembelian, serta proses review transaksi.
- P-card membantu tim melakukan pembelian secara lebih cepat sambil menjaga transaksi tetap tercatat dalam proses keuangan perusahaan.
- Mekari Limitless Card menyediakan virtual dan physical corporate card dengan pengaturan limit, kebijakan penggunaan, dan pemantauan transaksi.
Purchasing card atau P-card digunakan perusahaan untuk memberikan akses pembelian kepada karyawan atau fungsi tertentu. Kartu ini paling sesuai untuk transaksi yang jenis, nilai, dan kebutuhannya sudah dapat ditentukan sejak awal.
J.P. Morgan menjelaskan purchasing card sebagai alat pembayaran untuk pengeluaran bisnis yang dapat dilengkapi dengan aturan penggunaan sesuai kebutuhan organisasi. Dalam praktiknya, Finance tetap perlu menghubungkan transaksi kartu dengan dokumentasi, review, dan rekonsiliasi.
Ketika jumlah vendor dan transaksi bertambah, P-card dapat membantu perusahaan mengelola pembelian rutin dengan lebih terkontrol. Finance dapat menentukan siapa yang boleh membeli, jenis transaksi yang diperbolehkan, dan batas pengeluaran untuk setiap kebutuhan.
Ringkasan Purchasing Card
| Aspek | Penjelasan |
|---|---|
| Fungsi | Membayar pembelian barang dan jasa yang telah disetujui |
| Pengguna | Karyawan, tim, cabang, atau fungsi bisnis dengan kebutuhan pembelian tertentu |
| Use case | Supplies, software subscription, layanan vendor, dan kebutuhan operasional tertentu |
| Kontrol | Cardholder, spending limit, merchant, kategori, policy, dan monitoring |
| Setelah transaksi | Dokumentasi, review, dan rekonsiliasi |
| Posisi dalam procurement | Cocok untuk transaksi yang sudah memiliki parameter pembelian yang jelas |
Apa Itu Purchasing Card dan Bagaimana Cara Kerjanya?
Purchasing card adalah kartu pembayaran yang diterbitkan untuk perusahaan dan diberikan kepada pihak yang memiliki kebutuhan pembelian tertentu. Istilah lain yang umum digunakan adalah P-card atau procurement card.
Finance atau Procurement menetapkan aturan penggunaan sebelum kartu dipakai. Aturannya dapat mencakup cardholder, spending limit, merchant, kategori pembelian, serta dokumen yang perlu disimpan.
- Menetapkan cardholder. Perusahaan menentukan karyawan, tim, atau fungsi yang membutuhkan akses pembelian.
- Mengatur batas penggunaan. Finance menentukan limit, kategori, merchant, dan ketentuan lainnya.
- Melakukan pembelian. Cardholder menggunakan P-card untuk transaksi yang sesuai dengan policy.
- Mencatat transaksi. Detail pembelian dan bukti transaksi dikumpulkan.
- Melakukan review. Finance memeriksa transaksi sebelum masuk ke proses rekonsiliasi dan pelaporan.
Untuk transaksi yang membutuhkan pengajuan sebelum pembelian, perusahaan tetap dapat menggunakan purchase request. P-card kemudian digunakan pada transaksi yang sudah sesuai dengan aturan pembelian perusahaan.
Apa Perbedaan Purchasing Card dan Corporate Card?
Purchasing card dan corporate card sama-sama digunakan untuk pengeluaran bisnis. Perbedaannya terletak pada fokus penggunaan dan cara perusahaan mengatur akses pembelian.
| Aspek | Purchasing Card | Corporate Card |
|---|---|---|
| Fokus | Pembelian barang dan jasa yang telah ditentukan | Berbagai kebutuhan pengeluaran bisnis |
| Contoh penggunaan | Supplies, recurring services, operational purchases | Travel, subscription, operational spending, dan kebutuhan bisnis lainnya |
| Kontrol | Merchant, kategori, limit, dan purchasing rules | Limit, policy, card ownership, dan transaction monitoring |
| Karakter transaksi | Lebih terarah dan predictable | Lebih luas sesuai kebutuhan perusahaan |
Struktur program kartu dapat berbeda di setiap perusahaan. Corporate card dapat memiliki kontrol purchasing yang ketat ketika perusahaan menetapkan limit, merchant, dan policy sesuai kebutuhan.
Di Mana Purchasing Card Digunakan dalam Proses Procurement?
P-card paling cocok untuk pembelian ketika perusahaan sudah mengetahui apa yang dibeli, siapa yang berwenang membeli, dan berapa batas pengeluarannya. Contohnya adalah office supplies rutin, layanan berlangganan, atau kebutuhan operasional yang sudah memiliki vendor dan budget.
| Jenis Pembelian | Purchasing Card | Procurement Formal |
|---|---|---|
| Office supplies rutin | Sesuai | Dapat diperlukan sesuai policy |
| Software subscription | Sesuai jika vendor dan budget sudah jelas | Dapat diperlukan untuk vendor strategis |
| Pembelian operasional mendesak | Sesuai jika masuk policy dan limit | Dapat diperlukan jika nilai atau risikonya lebih tinggi |
| Pemilihan supplier baru | Terbatas | Lebih sesuai |
| Negosiasi pembelian bernilai tinggi | Terbatas | Lebih sesuai |
| Pembelian dengan purchase order | Mengikuti kebijakan perusahaan | Umumnya lebih sesuai |
Untuk pembelian yang membutuhkan supplier selection, negosiasi, atau komitmen bernilai besar, tim Procurement dapat menggunakan proses procurement yang sesuai.
Purchase order juga dapat digunakan ketika perusahaan perlu mencatat komitmen pembelian sebelum vendor memenuhi pesanan. Panduan Purchase Order membahas bagaimana proses tersebut digunakan dalam pembelian perusahaan.
Apa Manfaat Purchasing Card bagi Bisnis?
Mempercepat Pembelian Rutin
Cardholder dapat melakukan pembelian yang sudah masuk dalam policy tanpa menunggu proses pembayaran baru untuk setiap transaksi. Cara ini cocok untuk kebutuhan yang sering muncul dan sudah memiliki parameter yang jelas.
Mengontrol Pengeluaran
Finance dapat menetapkan spending limit, kategori, atau merchant sesuai kebutuhan cardholder. Kontrol tersebut membuat purchasing access dapat diberikan berdasarkan fungsi dan pola pengeluaran.
Ramp juga menempatkan spending caps dan merchant category restrictions sebagai bagian penting dalam pengelolaan P-card.
Meningkatkan Visibilitas Transaksi
Transaksi kartu menghasilkan catatan pembelian yang dapat digunakan untuk melihat pengeluaran berdasarkan vendor, kategori, departemen, atau business unit. Data tersebut dapat menjadi input untuk spend analysis.
Menyederhanakan Rekonsiliasi
Purchasing card mengurangi kebutuhan karyawan menggunakan dana pribadi untuk pembelian yang menjadi tanggung jawab perusahaan. Bukti transaksi kemudian dapat dikumpulkan dan dicocokkan saat proses rekonsiliasi.
Emburse juga membahas penggunaan P-card bersama expense management untuk menghubungkan transaksi, dokumentasi, dan financial oversight.
Apa Saja Use Case Purchasing Card?
1. Pembelian Operasional Rutin
Office supplies, maintenance materials, small equipment, dan kebutuhan cabang merupakan contoh pembelian yang dapat menggunakan P-card. Perusahaan dapat menetapkan cardholder berdasarkan fungsi yang rutin melakukan pembelian tersebut.
2. Software Subscription dan Layanan Online
Software subscription, cloud services, digital advertising, dan layanan online dapat menggunakan kartu ketika vendor dan kebutuhan budget sudah diketahui. Untuk pengeluaran subscription yang berulang, SaaS spend management membantu Finance memantau biaya berdasarkan vendor atau tim.
3. Pembelian Ad Hoc
P-card dapat digunakan untuk kebutuhan operasional yang muncul mendadak selama transaksi masih berada dalam policy dan spending limit. Pembelian yang membutuhkan supplier selection atau negosiasi tetap mengikuti proses procurement.
4. Cabang dan Field Team
Cabang dan field team dapat menggunakan kartu untuk transportasi, logistik, supplies, event, dan kebutuhan operasional lainnya. Untuk kebutuhan yang memerlukan kartu fisik, perusahaan dapat menggunakan Physical Card sesuai kebijakan pengeluaran.
Kontrol Apa yang Perlu Diterapkan pada Purchasing Card?
Program P-card perlu memiliki aturan yang jelas sejak kartu diberikan kepada cardholder. Finance dapat menentukan siapa yang boleh menggunakan kartu, transaksi apa yang diperbolehkan, dan batas pengeluarannya.
| Kontrol | Yang Perlu Diatur |
|---|---|
| Cardholder | Tetapkan pemegang kartu dan tanggung jawabnya |
| Spending limit | Sesuaikan dengan pola pembelian |
| Merchant | Tentukan merchant atau kategori yang diperbolehkan |
| Purchase type | Pisahkan transaksi rutin dari kebutuhan procurement formal |
| Dokumentasi | Tentukan bukti transaksi yang wajib disimpan |
| Monitoring | Review transaksi dan exception secara berkala |
| Rekonsiliasi | Cocokkan transaksi dengan bukti dan tujuan pembelian |
BILL juga menempatkan spending limits dan policy sebagai bagian dari kontrol P-card. Finance dapat menggunakan aturan tersebut untuk menjaga transaksi tetap berada dalam batas yang sudah ditetapkan.
Bagaimana Menentukan Spending Limit?
Limit sebaiknya mengikuti pola pembelian cardholder. Cabang yang membeli supplies setiap minggu dapat memiliki kebutuhan berbeda dari tim yang membayar satu subscription setiap bulan.
Finance dapat meninjau kembali limit ketika volume atau jenis pembelian berubah. Dengan cara ini, batas pengeluaran tetap relevan dengan kebutuhan operasional.
Kapan Pembelian Perlu Masuk Procurement?
Pembelian dapat dialihkan ke procurement ketika perusahaan perlu memilih supplier, melakukan negosiasi, mengevaluasi vendor, atau membuat komitmen pembelian yang lebih besar.
Untuk transaksi yang menggunakan purchase order, Finance juga dapat menerapkan Three Way Matching agar purchase order, penerimaan barang, dan invoice dapat dicocokkan sebelum pembayaran.
Bagaimana Purchasing Card Terhubung dengan Proses Finance?
P-card sebaiknya masuk dalam alur keuangan perusahaan sejak transaksi dilakukan. Data pembelian, bukti transaksi, approval, dan informasi accounting perlu tersedia bagi tim yang melakukan review dan rekonsiliasi.
Alur tersebut membuat Finance dapat menelusuri transaksi dari pembelian sampai pencatatan. Untuk transaksi berbasis vendor, informasi pembelian juga dapat dikaitkan dengan invoice pembelian ketika tagihan diterima.
Brex menjelaskan bahwa pengelolaan P-card dapat mencakup card distribution, spend controls, transaction records, dan reconciliation sebagai bagian dari workflow keuangan.
Bagaimana Mekari Limitless Card Mendukung Controlled Business Spending?
Mekari Limitless Card menyediakan virtual dan physical corporate card untuk kebutuhan pengeluaran bisnis. Perusahaan dapat menetapkan cardholder, spending limit, kebijakan penggunaan, serta memantau transaksi dalam Mekari Expense.
Untuk kebutuhan online, Virtual Card dapat digunakan untuk software subscription, digital advertising, online purchases, dan vendor tertentu. Pemisahan kartu berdasarkan vendor atau kebutuhan membantu Finance menelusuri pengeluaran dengan lebih jelas.
Untuk kebutuhan offline seperti branch operations, logistics, business travel, atau field activities, physical card dapat digunakan sesuai policy perusahaan. Transaksi kemudian dapat dipantau bersama proses expense dan procurement dalam platform yang sama.
FAQ tentang Purchasing Card
Apakah purchasing card sama dengan corporate card?
Apakah purchasing card sama dengan corporate card?
Keduanya digunakan untuk pengeluaran bisnis, tetapi fokusnya dapat berbeda. Purchasing card lebih terarah pada pembelian yang sudah memiliki parameter, sementara corporate card dapat digunakan untuk kebutuhan bisnis yang lebih luas.
Siapa yang biasanya menggunakan purchasing card?
Siapa yang biasanya menggunakan purchasing card?
Perusahaan dapat memberikan P-card kepada karyawan, tim, cabang, atau fungsi yang rutin melakukan pembelian untuk kebutuhan bisnis. Setiap cardholder tetap mengikuti spending limit dan policy yang ditetapkan perusahaan.
Apakah purchasing card menggantikan purchase order?
Apakah purchasing card menggantikan purchase order?
P-card dan purchase order memiliki fungsi yang berbeda. P-card merupakan metode pembayaran, sedangkan purchase order mencatat komitmen pembelian sebelum vendor memenuhi pesanan. Keduanya dapat digunakan bersama sesuai kebutuhan transaksi.
Apakah purchasing card cocok untuk pembelian bernilai tinggi?
Apakah purchasing card cocok untuk pembelian bernilai tinggi?
P-card umumnya lebih sesuai untuk pembelian rutin dengan nilai dan kebutuhan yang sudah diketahui. Pembelian yang melibatkan supplier selection, negosiasi, atau komitmen besar dapat mengikuti proses procurement formal.
Bagaimana Finance memantau penggunaan purchasing card?
Bagaimana Finance memantau penggunaan purchasing card?
Finance dapat memantau transaksi berdasarkan cardholder, vendor, kategori, nilai, dan tujuan pembelian. Review berkala, dokumentasi, spending limit, dan rekonsiliasi membantu memastikan penggunaan kartu tetap sesuai policy.
Apakah purchasing card bisa digunakan untuk pembelian online?
Apakah purchasing card bisa digunakan untuk pembelian online?
Bisa, selama kartu dan program perusahaan mendukung transaksi tersebut. Software subscription, digital advertising, dan layanan online merupakan contoh kebutuhan yang dapat dikelola dengan controlled card spending.
