Cara Menagih Invoice agar Pembayaran Tetap Profesional

Ada invoice yang belum dibayar karena customer memang belum memprosesnya. Ada juga yang sudah masuk ke internal mereka, tetapi masih tertahan di approval atau administrasi. Jadi, sebelum menagih, Anda perlu tahu dulu invoice tersebut sedang berada di tahap mana.

Informasi tersebut menentukan cara follow up yang paling tepat. Invoice yang baru dikirim tentu membutuhkan pendekatan berbeda dari tagihan yang sudah melewati jatuh tempo.

Kapan Waktu yang Tepat untuk Menagih Invoice?

Waktu follow up mengikuti term of payment yang disepakati dengan customer. Jika kesepakatannya Net 30, misalnya, tanggal jatuh tempo tetap perlu dilihat dari titik awal perhitungan yang digunakan.

Anda juga tidak harus menunggu sampai invoice overdue untuk mulai berkomunikasi. Reminder sebelum jatuh tempo memberi kesempatan kepada customer untuk mengecek invoice, meneruskan dokumen ke PIC yang tepat, atau menyelesaikan proses internal sebelum tanggal pembayaran.

Untuk memahami kapan pembayaran seharusnya diterima, Anda dapat melihat kembali term of payment yang berlaku dalam transaksi tersebut.

Bagaimana Cara Menagih Invoice?

1. Sebelum menghubungi customer, cek posisi invoice

Hal pertama yang perlu dicek justru jangan isi pesan penagihannya. Lihat dulu status invoice dan pastikan pembayaran memang belum masuk. Periksa juga apakah invoice sudah dikirim ke PIC yang tepat dan apakah dokumen pendukungnya lengkap.

Masalahnya bisa jadi mungkin belum menerima invoice atau masih menunggu dokumen tertentu sebelum bisa memprosesnya.

2. Sesuaikan follow up dengan kondisi pembayaran

Untuk invoice yang masih dalam masa pembayaran, reminder ringan biasanya sudah cukup. Setelah mendekati atau melewati jatuh tempo, pembahasannya dapat diarahkan ke status pembayaran.

Daripada langsung menanyakan “kapan dibayar?”, Anda bisa mencari tahu apakah invoice sudah masuk proses approval atau sudah memiliki jadwal pembayaran. Jawaban dari PIC akan memberi gambaran mengenai langkah berikutnya.

3. Simpan riwayat komunikasi

Kalau invoice perlu ditagih lagi minggu depan, orang yang membuka catatannya harus tahu kapan terakhir kali customer dihubungi dan apa jawabannya. Karena itu, riwayat follow up sebaiknya tidak hanya tersimpan di inbox atau chat masing-masing PIC.

Baca Juga: Account Payable: Cara Mengelola Utang Vendor agar Cash Flow Tetap Terkontrol

Cara Menagih Invoice lewat WhatsApp

WhatsApp cocok untuk reminder singkat ketika PIC customer memang terbiasa berkomunikasi melalui chat. Untuk invoice dan komunikasi yang membutuhkan dokumentasi formal, gunakan kanal resmi perusahaan.

Anda tidak perlu memindahkan seluruh isi email ke WhatsApp. Nomor invoice, nominal, dan tanggal jatuh tempo sudah cukup untuk membuat PIC tahu tagihan yang dimaksud.

1. Contoh reminder sebelum jatuh tempo

Halo Bapak/Ibu [Nama], saya [Nama] dari [Perusahaan]. Kami ingin mengingatkan bahwa invoice [Nomor Invoice] sebesar [Nominal] akan jatuh tempo pada [Tanggal]. Mohon konfirmasi apabila invoice sudah diterima atau jika ada dokumen yang perlu kami lengkapi. Terima kasih.

2. Contoh follow up invoice yang sudah overdue

Halo Bapak/Ibu [Nama], kami ingin menindaklanjuti invoice [Nomor Invoice] sebesar [Nominal] yang jatuh tempo pada [Tanggal]. Pembayaran tersebut belum tercatat di sistem kami. Mohon informasinya mengenai status pembayaran atau kendala yang perlu kami bantu selesaikan. Terima kasih.

Cara Menagih Invoice lewat Email

Email lebih cocok ketika penagihan membutuhkan komunikasi formal dan dokumentasi yang mudah ditelusuri. Invoice dan dokumen pendukung juga dapat dilampirkan dalam email yang sama.

1. Contoh email sebelum jatuh tempo

Subject: Reminder Pembayaran Invoice [Nomor Invoice]

Yth. Bapak/Ibu [Nama],

Kami ingin mengingatkan bahwa invoice [Nomor Invoice] sebesar [Nominal] memiliki tanggal jatuh tempo pada [Tanggal].

Invoice kami lampirkan kembali untuk referensi. Mohon konfirmasi apabila pembayaran sudah diproses atau terdapat dokumen yang perlu kami lengkapi.

Terima kasih atas kerja samanya.

2. Contoh email setelah jatuh tempo

Subject: Follow Up Pembayaran Invoice [Nomor Invoice]

Yth. Bapak/Ibu [Nama],

Kami ingin menindaklanjuti invoice [Nomor Invoice] sebesar [Nominal] yang telah jatuh tempo pada [Tanggal]. Berdasarkan catatan kami, pembayaran tersebut belum tercatat.

Mohon informasinya mengenai status pembayaran atau kendala yang menyebabkan pembayaran belum dapat diproses. Jika ada dokumen atau informasi yang perlu kami lengkapi, silakan informasikan kepada kami.

Terima kasih atas perhatian dan kerja samanya.

Apa yang Dilakukan Jika Invoice Sudah Overdue?

Setelah jatuh tempo lewat, Anda perlu mengetahui apa yang membuat pembayaran belum selesai.

1. Cari tahu kenapa pembayaran tertahan

Tanyakan apakah invoice masih menunggu approval, ada dokumen yang kurang, atau terdapat informasi pada invoice yang perlu diperbaiki. Bisa juga pembayaran memang sudah dijadwalkan tetapi belum masuk ke rekening.

2. Tentukan follow up berikutnya

Kalau customer sudah memberikan estimasi pembayaran, simpan tanggal tersebut. Follow up berikutnya jadi punya konteks, tidak sekadar mengulang pertanyaan yang sama.

Bila tidak ada respons setelah beberapa kali follow up, Anda dapat melibatkan pihak internal yang memiliki hubungan dengan customer, seperti account manager atau sales. Untuk kondisi yang membutuhkan penagihan formal, gunakan prosedur yang berlaku di perusahaan.

Bagaimana Memantau Invoice yang Perlu Ditagih?

Semakin banyak invoice yang dikelola, semakin sulit mengandalkan spreadsheet dan riwayat chat untuk mengetahui mana yang harus ditagih. Satu invoice mungkin sudah jatuh tempo, sementara invoice lain masih menunggu approval.

Di kondisi seperti ini, yang dibutuhkan ialah gambaran status setiap tagihan. Anda perlu bisa membedakan mana yang masih berjalan, mendekati jatuh tempo, atau sudah perlu ditindaklanjuti.

Mekari Expense menyediakan invoice tracking untuk membantu memantau status invoice dalam satu alur, sehingga informasi mengenai tagihan yang perlu ditindaklanjuti tidak harus dicari dari catatan yang tersebar.

Penutup

Penagihan invoice akan lebih mudah dikendalikan ketika setiap tagihan punya status yang jelas: sudah diterima, mendekati jatuh tempo, sudah overdue, atau sedang menunggu pembayaran. Dari status tersebut, Anda dapat menentukan follow up berikutnya tanpa harus mengulang pengecekan dari awal.