Solusi Cerdas Atur Keuangan dengan Expense Management Tools

Kelola pengeluaran secara manual, tentu akan memakan banyak waktu dan tenaga. Selain itu, risiko kesalahan pendataan yang dapat menyulitkan proses audit. Expense management tools hadir sebagai solusi cerdas kelola bisnis secara modern.

Dengan sistem otomatis yang terintegrasi, kini setiap bisnis dapat mengelola pengeluaran dengan lebih cepat, akurat, dan efisien.

Memahami apa itu expense management 

Expense management merupakan sebuah perangkat lunak yang dirancang secara khusus untuk menyederhanakan pengelolaan biaya operasional perusahaan. Pencatatan, pelaporan, reimbursement, hingga pembayaran, semua dapat dilakukan secara otomatis tanpa harus menginput secara manual. 

Apabila dibandingkan dengan metode input manual, aplikasi ini bekerja dengan memadukan otomasi, kebijakan perusahaan dan teknologi digital seperti Optical Character Recognition (OCR) untuk menginput data secara otomatis langsung dari struk atau nota hanya dengan satu kali pemindaian. 

Expense management bukan hanya berfungsi untuk mencatat biaya pengeluaran perusahaan, tapi juga memberikan visibilitas real-time di semua jenis transaksi. Dengan solusi ini, finansial perusahaan dapat lebih terkendali, transparan dan akurat.

Baca Juga: 8 Spend Management Software Terbaik untuk Perusahaan Indonesia

Manfaat penggunaan expense management tools

Ada banyak keuntungan apabila perusahaan menggunakan tools expense management, diantaranya yaitu:

• Kepatuhan kebijakan: Apabila aturan telah ditetapkan dalam sistem, maka proses otomasi akan membantu mengurangi kesalahan input data dan memastikan bahwa pengeluaran sesuai dengan kebijakan yang sudah ditentukan perusahaan.
• Otomatis dan hemat waktu: Dengan aplikasi expense management, semua proses klaim dapat berjalan otomatis dan cepat dengan bantuan teknologi digital, sehingga proses input jauh lebih cepat dibandingkan dengan proses manual.
• Visibilitas real-time: Pada aplikasi business expense, hanya dengan memantau dashboard, manajemen dapat melihat seluruh data pengeluaran terbaru, mencegah overspending, dan mengevaluasi pengeluaran dengan cepat.
• Proses reimbursement yang cepat dan mudah: Karyawan dapat menerima biaya penggantian dengan lebih cepat karena proses review, approval hingga payout berjalan secara otomatis. 
• Pengendalian biaya pengeluaran: Expense management dilengkapi dengan teknologi terkini untuk dapat mendeteksi adanya duplikasi biaya, sehingga risiko terjadinya fraud dapat dicegah lebih cepat.

Rekomendasi expense management tools

Berikut rekomendasi expense management tools yang dapat memudahkan perusahaan dalam mengelola pengeluaran bisnis dengan lebih efisien.

1. Mekari Expense

Mekari Expense merupakan aplikasi expense management untuk memudahkan perusahaan dalam mengelola pengeluaran bisnis. Dengan teknologi terkini, Mekari Expense hadir membantu perusahaan untuk mengelola pengeluaran dengan cepat dan efisien. Mekari Expense menyatukan berbagai fitur dalam satu aplikasi, seperti:

Travel Expense

Kelola seluruh biaya pengeluaran karyawan pada saat perjalanan dinas. 

• Reimbursement: Kemudahan klaim biaya secara digital dan paperless hanya dengan upload struk atau bukti transaksi.
• Cash Advance: Kemudahan dalam kelola pengajuan, persetujuan hingga settlement secara terpusat dalam satu platform. 
• Business Trip: Kemudahan dalam mengontrol dan mengelola anggaran karyawan selama perjalanan dinas. 

Account Payable

Kelola seluruh invoice dan pembayaran vendor dalam satu aplikasi secara otomatis dengan OCR.

• Purchase Invoice: Proses pembuatan invoice yang cepat dan akurat secara otomatis dengan bantuan teknologi OCR. 
• XPM Balance: Kelola pembayaran vendor yang aman, efisien dan terjadwal sesuai dengan tenggat waktu.
• International Remittance: Kelola pembayaran vendor internasional dengan mudah, cepat dan berdasarkan kurs secara real-time.

Procurement

Kelola seluruh proses pengadaan bisnis dengan cepat, transparan dan efisien dengan PO digital yang otomatis.

• Vendor Management: Menghubungkan vendor, invoice dan pembayaran secara otomatis. 
• Purchase Order/Request: Proses kelola vendor dan pengajuan pembelian dengan aman dan terkontrol.
• Product dan Warehouse Management: Kelola data produk secara akurat dan merapikan stok dengan sinkronisasi pembelian ke gudang yang tepat. 

Spend Control

Kontrol arus pengeluaran secara penuh berdasarkan kebijakan anggaran. 

• Virtual Corporate Card: Kartu digital dari aplikasi untuk memudahkan kebutuhan transaksi tim dengan nominal yang dapat diatur sesuai dengan kebijakan anggaran.
• Multi Accounts: Memantau dan mengelola beberapa rekening perusahaan dalam satu platform yang sama. 
• Approval Workflow: Memudahkan proses persetujuan transaksi berdasarkan struktur organisasi yang ditetapkan. 
• Custom policy: Kustomisasi kebijakan dan anggaran bisnis sesuai dengan kebutuhan tim dalam satu sistem yang terintegrasi.

Selain itu, Mekari Expense juga terintegrasi dengan ekosistem software Mekari lainnya, seperti Mekari Talenta untuk mengelola reimbursement berdasarkan data karyawan serta Mekari Jurnal untuk pencatatan dan rekonsiliasi transaksi secara otomatis. Hal ini tentu akan mempermudah perusahaan mengelola anggaran dalam satu ekosistem yang sama.

2. Rydoo

Rydoo merupakan aplikasi manajemen pengeluaran yang dirancang untuk mengotomatisasi laporan dan pengendalian biaya perusahaan. Dengan aplikasi ini, perusahaan dapat memantau dan mendeteksi anggaran yang tidak diperlukan. 

3. Spendesk

Spendesk merupakan solusi expense management yang berguna untuk mengelola pengeluaran perusahaan, mulai dari pelacakan biaya, pembayaran, hingga mengontrol anggaran secara lebih efisien. Dengan aplikasi ini, kebijakan terkait anggaran dapat dipatuhi dengan baik. 

4. Expensify

Expensify hadir untuk melengkapi kebutuhan otomatisasi pada tingkat tinggi. Perusahaan dapat melakukan pelacakan dan pelaporan pengeluaran sekaligus. Aplikasi ini juga terintegrasi dengan software akuntansi lainnya untuk memudahkan manajemen dalam melakukan rekonsiliasi data. 

Baca Juga: 6 Online Virtual Credit Card yang Memudahkan Transaksi Bisnis

5. Pleo

Pleo hadir sebagai solusi expense management dan corporate card untuk seluruh bisnis Eropa. Tools ini terkenal dengan fitur otomatisasinya dalam mencatat transaksi, serta visibilitas real-time, termasuk limit, approval dan status transaksi. 

6. Brex

Sebagai solusi expense otomatis, Brex memungkinkan penggunanya untuk melakukan pembayaran vendor, reimbursement dan pemantauan arus keuangan secara real-time. Tools ini juga dapat terintegrasi dengan software akuntansi lainnya, sehingga data dapat tersinkronisasi secara otomatis.

7. Wallet Expense

Wallet Expense merupakan tools expense management untuk memudahkan proses pelacakan dan membuat kategori pemasukan, pengeluaran dan investasi dalam satu aplikasi yang sama. Tools ini memungkinkan penggunanya untuk menyesuaikan tujuan finansial dan membuat keputusan keuangan yang efektif. 

Baca Juga: 7 Alternatif Volopay untuk Expense Management Bisnis Indonesia

Expense management tools dengan fitur terlengkap untuk bisnis

Untuk bisnis yang membutuhkan kontrol dan efisiensi yang maksimal, Mekari Expense hadir dengan berbagai fitur terlengkap, diantaranya yaitu:

• Teknologi digital OCR: Membantu perusahaan dalam mendigitalisasi dan mencatat data invoice secara otomatis dari dokumen yang diunggah atau dari email vendor. 
• Pengelolaan pengeluaran perjalanan bisnis: Pengelolaan biaya selama perjalanan dinas, termasuk klaim biaya dan pencatatan invoice secara digital.
• Manajemen pembayaran: Memudahkan proses penagihan, jadwal pembayaran dan transfer dana lintas negara.
• Kebijakan pengeluaran: Menerapkan aturan dan limit anggaran berdasarkan kategori pengeluaran.
• Fitur laporan: Memudahkan perusahaan memantau dan mengaudit laporan pengeluaran hanya dengan satu platform.

Dengan bantuan expense management tools, kini kelola pengeluaran bisnis dapat berjalan lebih efisien tanpa hambatan. Optimalkan pengelolaan pengeluaran bisnis dengan solusi expense management yang terintegrasi seperti Mekari Expense!