10 Solusi Keuangan Bisnis untuk Menghemat Biaya hingga 15%

Kelola keuangan bisnis tidaklah mudah, apalagi jika tidak menggunakan sistem yang tepat. Perusahaan yang mengelola pengeluaran secara manual berisiko mengalami pembekakan biaya, kurangnya visibilitas, hingga pengambilan keputusan yang tidak akurat.

Namun, dengan solusi keuangan bisnis berbasis teknologi, kini perusahaan dapat kelola anggaran secara lebih terkontrol, memantau pengeluaran secara langsung, serta meningkatkan efisiensi operasional. 

Artikel ini akan membahas tantangan utama, komponen penting dalam software keuangan, hingga rekomendasi solusi keuangan bisnis terbaik untuk mengoptimalkan pengelolaan anggaran secara real-time dan lebih strategis.

Tantangan dalam mengelola keuangan bisnis

Mengelola keuangan bisnis bukan hanya soal pencatatan, tetapi bagaimana memastikan setiap keputusan finansial didasarkan pada data yang akurat, real-time, dan dapat dikontrol. Berikut lima tantangan utama yang sering dihadapi perusahaan:

1. Keterbatasan data real-time

Banyak perusahaan masih bergantung pada sistem lama atau spreadsheet manual yang tidak menyediakan data keuangan secara real-time. 

Akibatnya, proses pembuatan laporan menjadi lambat dan tidak relevan dengan kondisi bisnis saat ini. Tanpa data yang update, pengambilan keputusan menjadi kurang akurat dan cenderung reaktif, bukan proaktif.

2. Monitoring cash flow yang tidak transparan

Cash flow menjadi aspek krusial dalam menjaga operasional bisnis tetap berjalan. Namun, kurangnya visibilitas terhadap arus kas membuat perusahaan kesulitan memprediksi ketersediaan dana di masa depan. 

3. Pengelolaan utang yang kompleks

Menentukan jumlah dan jenis utang yang tepat merupakan tantangan tersendiri. Terlalu banyak utang dapat meningkatkan risiko finansial, sementara utang yang dikelola dengan baik dapat membantu ekspansi bisnis. 

4. Kepatuhan pajak yang rumit

Perusahaan yang beroperasi lintas wilayah, harus mematuhi berbagai regulasi pajak yang berbeda. Tanpa sistem yang terintegrasi, proses ini menjadi kompleks dan berisiko menimbulkan kesalahan yang dapat berujung pada sanksi atau denda.

5. Operasional yang semakin kompleks

Seiring pertumbuhan bisnis, kompleksitas operasional juga meningkat. Banyaknya divisi, proyek, dan transaksi membuat pengelolaan keuangan menjadi lebih sulit. Tanpa sistem yang terpusat dan terintegrasi, data keuangan menjadi tersebar dan sulit dianalisis secara menyeluruh.

Baca Juga: Panduan Spend Management untuk Hemat Pengeluaran Bisnis 15%

Komponen utama dalam software keuangan bisnis

Untuk mengatasi berbagai tantangan tersebut, bisnis membutuhkan software keuangan yang tidak hanya mencatat, tetapi juga mampu mengontrol dan memberikan visibilitas real-time terhadap pengeluaran. Berikut komponen penting yang harus dimiliki:

1. Dashboard terpusat

Dashboard yang intuitif memungkinkan tim keuangan melihat seluruh pengeluaran, tren biaya, dan status anggaran dalam satu tampilan. Dengan adanya group dashboard, perusahaan dapat memantau berbagai entitas atau cabang tanpa perlu berpindah sistem.

2. Aplikasi mobile

Akses melalui mobile app memungkinkan karyawan mengelola pengeluaran kapan saja dan di mana saja. Mulai dari upload receipt, pengajuan reimbursement, hingga monitoring transaksi dapat dilakukan secara instant.

3. Proses approval otomatis

Sistem approval otomatis membantu memastikan setiap pengeluaran sesuai dengan kebijakan perusahaan. Workflow dapat disesuaikan berdasarkan limit, kategori, atau jabatan sehingga proses lebih cepat dan terkontrol.

4. Digital receipt capture (OCR)

Teknologi OCR memungkinkan karyawan untuk memindai struk dan mengekstrak data secara otomatis. Hal ini mengurangi pekerjaan manual sekaligus meningkatkan akurasi pencatatan.

5. Mileage tracker

Fitur ini penting untuk bisnis yang memiliki aktivitas perjalanan tinggi. Sistem dapat menghitung jarak secara otomatis dan menyesuaikan dengan kebijakan biaya perusahaan.

6. Real-time reporting & analytics

Akses ke laporan secara real-time membantu perusahaan memahami pola pengeluaran, mengidentifikasi pemborosan, dan mengambil keputusan yang lebih tepat.

7. Integrasi dengan sistem lain

Software keuangan harus dapat terintegrasi dengan sistem akuntansi atau ERP agar data mengalir secara otomatis tanpa perlu input manual berulang.

8. Multi-currency support

Untuk bisnis dengan transaksi internasional, fitur multi-currency sangat penting agar pelaporan tetap akurat meskipun menggunakan berbagai mata uang.

9. Kategorisasi otomatis & cost center

Pengeluaran dapat dikategorikan secara otomatis dan dialokasikan ke cost center yang sesuai, sehingga memudahkan analisis dan kontrol anggaran.

10. Perhitungan pajak otomatis

Sistem harus mampu menghitung pajak seperti VAT atau GST secara otomatis untuk memastikan kepatuhan sekaligus mengurangi risiko kesalahan.

Baca Juga: Team Expense Management: Solusi Kelola Pengeluaran Lintas Tim

Rekomendasi software keuangan bisnis

Berikut rekomendasi software keuangan bisnis yang mampu mengelola pengeluaran lebih terkontrol dan efisien.

1. Mekari Expense

Sebagai spend management platform, Mekari Expense membantu bisnis mengelola dan mengontrol seluruh pengeluaran secara menyeluruh, dengan setiap transaksi tercatat otomatis, transparan, dan siap untuk proses audit.

Keunggulan utama:

• Budget allocation: Alokasikan anggaran per cabang, divisi, atau proyek dan pantau realisasinya secara real-time dari satu dashboard terpusat
• Mekari Limitless Card: Buat kartu korporat fisik dan virtual langsung dari aplikasi dengan limit dan kategori yang dapat disesuaikan berdasarkan jabatan, tim, atau proyek
• Approval automation: Atur alur persetujuan otomatis yang disesuaikan dengan kebijakan perusahaan.
• Custom policy: Tetapkan aturan pengeluaran berdasarkan karyawan, cabang, dan kategori pengeluaran.
• Integrasi ekosistem Mekari: Sinkronisasi otomatis dengan Mekari Jurnal untuk pencatatan akuntansi dan rekonsiliasi.

Cocok untuk: Bisnis berbagai skala yang beroperasi di Indonesia dan membutuhkan kontrol pengeluaran real-time yang terintegrasi dengan ekosistem akuntansi dan HR lokal

 2. Rippling

Rippling adalah spend management platform yang memberikan kontrol penuh atas seluruh pengeluaran perusahaan mulai dari employee expenses dan virtual cards hingga vendor management, dalam satu platform terintegrasi. 

Keunggulan utama:

• Real-time spend visibility lintas tim, vendor, dan kategori dari satu dashboard terpusat 
• Advanced policy engine untuk kontrol pengeluaran sebelum terjadi dengan custom policies berbasis employee record, vendor, dan jumlah transaksi 
• Automated approval routing berdasarkan data karyawan seperti peran, departemen, dan level jabatan
• Integrasi langsung dengan Rippling Payroll untuk reimbursement karyawan otomatis tersinkron ke payroll tanpa proses manual terpisah

Cocok untuk: Perusahaan menengah hingga besar di industri teknologi, professional services, dan finance yang membutuhkan kontrol keuangan komprehensif dan sudah menggunakan produk Rippling lainnya seperti HCM atau Payroll.

3. Workday Adaptive Planning

Workday Adaptive Planning adalah platform FP&A (Financial Planning & Analysis) yang membantu organisasi dari berbagai ukuran untuk merencanakan, menganggarkan, dan memforecast keuangan dengan lebih cepat dan akurat menggunakan AI-powered insights. 

Keunggulan utama:

• Top-down dan bottom-up budgeting untuk tetapkan target dari level eksekutif atau bangun rencana operasional dari level cost center manager
• Rolling forecasts untuk gambaran bisnis yang terus diperbarui secara real-time sehingga bisa merespons variance lebih cepat 
• Driver-based expense planning dengan built-in rules engine untuk alokasi pengeluaran yang lebih akurat 
• AI-driven forecasting & scenario planning untuk jalankan multiple scenarios dengan real-time data untuk keputusan yang lebih confident

Cocok untuk: Perusahaan enterprise yang sudah menggunakan Workday ERP atau memprioritaskan koordinasi ketat antara perencanaan headcount dan financial forecasting.

4. Prophix One

Prophix One adalah Financial Performance Platform untuk CFO dan tim finance yang membantu menyederhanakan dan mentransformasi proses budgeting, planning, forecasting, reporting, dan konsolidasi dalam satu platform terintegrasi. 

Keunggulan utama:

• Mendistribusikan anggaran otomatis dan melacak setiap perubahan untuk transparansi dan kontrol penuh 
• Real-time collaboration dengan assign task owners, multiple approvers, set reminders dan deadlines untuk seluruh tim 
• Update cost center dan GL codes secara otomatis hanya dengan perintah teks untuk setiap perubahan.
• Single source of truth untuk budgeting dan planning dengan real-time access ke financial data dari semua sumber

Cocok untuk: Perusahaan skala menengah yang membutuhkan kesederhanaan dan kecepatan tanpa harus menghadapi kompleksitas enterprise tools.

5. Centage

Centage adalah cloud-based FP&A solution yang dirancang khusus untuk tim finance yang ingin memaksimalkan kontrol anggaran secara kolaboratif — bukan hanya untuk tim finance, tapi melibatkan seluruh department heads dalam proses budgeting. 

Keunggulan utama:

• Eliminasi silo dan libatkan department heads langsung dalam proses budgeting 
• Sesuaikan asumsi dengan cepat dan model berbagai financial scenarios 
• Automated budget workflows untuk mengurangi manual effort dan percepat proses approval 
• Integrasi dengan QuickBooks, NetSuite, Sage, Microsoft Dynamics, dan sistem akuntansi lainnya

Cocok untuk: Bisnis menengah yang sudah outgrow Excel tapi tidak membutuhkan kompleksitas dan biaya enterprise tools

6. Anaplan

Anaplan adalah web-based enterprise-level modeling dan planning platform yang menggunakan teknologi proprietary Hyperblock™ untuk menangani kalkulasi kompleks secara real-time dan di-scale ke seluruh departemen.

Keunggulan utama:

• Hyperblock™ in-memory calculations engine untuk use case yang kompleks dan bisa di-scale lintas departemen
• Connected planning untuk hubungkan financial, workforce, dan operational plans dalam satu ekosistem
• Real-time scenario modeling untuk keputusan yang lebih cepat dan berbasis data
• Integrasi dengan ERP, CRM, dan sistem enterprise lainnya

Cocok untuk: Enterprise global dengan kebutuhan perencanaan yang kompleks serta didukung oleh tim implementasi khusus.

7. Vena

Vena adalah FP&A platform yang mengintegrasikan langsung dengan Excel — memungkinkan perusahaan mempertahankan familiar spreadsheet environment sambil menambahkan automation, collaboration, dan skalabilitas yang tidak bisa diberikan Excel biasa.

Keunggulan utama:

• Antarmuka berbasis Excel, sehingga tidak perlu mengubah workflow yang sudah ada, cukup menambahkan kapabilitas enterprise-grade
• Satu sumber data terpusat (single source of truth) untuk seluruh data keuangan lintas departemen
• Workflow otomatis untuk proses budgeting, reporting, dan financial close
• Dilengkapi audit trail dan version control yang terintegrasi

Cocok untuk: Bisnis kecil hingga menengah yang masih mengandalkan Excel untuk FP&A namun membutuhkan struktur, governance, dan skalabilitas yang lebih baik

8. Planful

Planful adalah centralized FP&A solution dengan automation capabilities yang dirancang untuk tim finance yang ingin kendali penuh atas budgeting, planning, dan financial consolidation dengan pre-built reporting templates yang mempercepat time-to-insight. 

Keunggulan utama:

• Platform budgeting dan forecasting berbasis cloud dengan template siap pakai
• Tools konsolidasi keuangan untuk pelaporan multi-entitas
• Otomatisasi untuk mengurangi pekerjaan manual di seluruh proses keuangan
• Kolaborasi real-time antara tim finance, operasional, dan manajemen

Cocok untuk: Perusahaan menengah hingga enterprise dengan tim FP&A yang kuat, yang membutuhkan rolling forecast serta perencanaan lintas fungsi di luar keuangan.

9. Spendesk

Spendesk adalah spend management platform yang menggabungkan corporate cards, invoice management, expense reimbursements, dan budget tracking dalam satu platform memberikan finance team visibilitas penuh atas setiap pengeluaran perusahaan.

Keunggulan utama:

• Smart corporate cards dengan spending limits dan policy enforcement otomatis
• Real-time budget tracking per team dan per kategori pengeluaran
• Automated invoice processing dan approval workflows
• Integrasi dengan Xero, QuickBooks, NetSuite, dan Datev

Cocok untuk: Startup dan bisnis menengah, terutama yang beroperasi di Eropa atau mengelola kebutuhan multi-entity dan multi-currency.

10. Ramp

Ramp adalah finance automation platform yang membantu bisnis mengurangi pengeluaran dan menutup buku lebih cepat melalui corporate cards, expense management, bill payments, dan accounting automation dalam satu sistem terintegrasi.

Keunggulan utama:

• Kategorisasi pengeluaran otomatis berbasis AI serta deteksi pengeluaran duplikat
• Insight pengeluaran secara real-time dan notifikasi anggaran sebelum terjadi overspending
• Kartu korporat dengan limit yang dapat disesuaikan per karyawan dan kategori
• Terintegrasi sistem ERP, termasuk QuickBooks, NetSuite, Xero, dan Sage

Cocok untuk: Perusahaan menengah yang ingin efisiensi operasional keuangan dengan dukungan analisis berbasis AI.

Baca Juga: Solusi Cerdas Atur Keuangan dengan Expense Management Tools

Kelola anggaran bisnis lebih terkontrol dengan Mekari Expense 

Dari berbagai solusi keuangan bisnis yang tersedia, Mekari Expense sebagai spend management platform, menjadi pilihan yang relevan untuk perusahaan di Indonesia yang ingin mengelola anggaran secara lebih terkontrol dan real-time.

Melalui modul spend control, Mekari Expense memastikan setiap pengeluaran telah sesuai kebijakan bahkan sebelum transaksi terjadi.

Berikut fitur utama Mekari Expense untuk memaksimalkan kontrol anggaran bisnis Anda:

• Mekari Limitless Card: Kartu perusahaan fisik dan virtual yang dapat dibuat secara instan dan terhubung langsung dengan kebijakan perusahaan. Limit transaksi dapat diatur per tim, cabang, atau proyek — dengan pencatatan otomatis untuk monitoring dan audit yang lebih mudah.
• Multi-Level Approval: Buat alur persetujuan dinamis berdasarkan nominal, jabatan, tim, atau kategori pengeluaran. Mempercepat proses approval sekaligus menjaga kontrol penuh, dengan jejak persetujuan lengkap yang siap untuk audit kapan saja.
• Custom Policy: Tetapkan aturan kebijakan pengeluaran dan perjalanan dinas sesuai kebutuhan perusahaan. Memastikan setiap klaim sesuai aturan, mempercepat proses approval, dan meningkatkan kontrol tim finance secara keseluruhan.
• Budget Allocation: Kelola anggaran berdasarkan cabang, tim, atau proyek dalam satu dashboard terpusat. Mendukung pencatatan yang lebih jelas dan terstruktur dengan pengaturan sumber dana yang fleksibel sesuai prioritas bisnis.
• Terintegrasi dengan ekosistem Mekari:  Terintegrasi dengan Mekari Jurnal untuk pencatatan akuntansi dan rekonsiliasi otomatis, serta Mekari Talenta untuk sinkronisasi data karyawan dan struktur approval tanpa perlu input manual.

Tunggu apa lagi? Gunakan Mekari Expense untuk kelola anggaran bisnis dengan mudah, transparan, dan terkontrol!

Referensi 

Gitnux. “Expense Management Software Industry Statistics”