8 Software Travel & Expense Management Terbaik

Berapa banyak waktu yang terbuang hanya untuk mengurus reimbursement perjalanan? Ditambah lagi, tim finance harus bolak-balik konfirmasi konfirmasi laporan yang tidak sinkron. Biaya perjalanan dinas rentan jadi titik rawan pemborosan dan miskomunikasi. 

Karena itu, berikut adalah rekomendasi travel and expense management software yang bisa mengubah kondisi seperti itu, karena seluruh proses, dari pengajuan, approval, hingga pelaporan, terkendali dalam satu platform.

1. Mekari Expense

Mekari Expense adalah travel and expense management software yang mencakup seluruh siklus perjalanan dinas, mulai dari pengajuan perjalanan, permintaan uang muka, proses approval, reimbursement, pelaporan pasca perjalanan (LPJ), hingga pengajuan pengembalian dana.

Dengan fitur otomatisasi yang kuat dan konfigurasi yang fleksibel, Mekari Expense memberikan visibilitas penuh dan kontrol menyeluruh atas pengeluaran perjalanan dinas karyawan di berbagai divisi atau departemen.

Fitur unggulan:

• Ajukan perjalanan dengan detail lengkap seperti tujuan, alasan perjalanan, estimasi biaya, dan moda transportasi.
• Permintaan reimbursement dan cash advance yang terhubung langsung dengan rencana perjalanan.
• Approval workflow untuk rencana perjalanan dan laporan pertanggungjawaban (LPJ).
• Buat laporan perjalanan lengkap dengan lampiran bukti transaksi dan pelunasan uang muka.
• Lacak dan ajukan pengembalian dana atas sisa uang muka yang tidak terpakai.
• Akses data pengeluaran secara real-time untuk karyawan, atasan, finance, dan HR.
• Dukungan field wajib dan kustom (misal: proyek, divisi, vendor) pada form perjalanan dan klaim.
• Reimbursement dapat diajukan dengan banyak item, subkategori, dan lampiran sekaligus.
• Status klaim yang transparan, seperti Disetujui, Ditolak, atau Sudah Dicairkan.
• Kolom komentar internal antara pengaju dan approver untuk komunikasi langsung.
• Pencairan reimbursement dan pelacakan settlement secara otomatis.

Cocok untuk:

Perusahaan dari berbagai skala yang ingin mengelola seluruh proses perjalanan dinas, sebelum, selama, dan setelah perjalanan, dalam satu platform terintegrasi dengan konfigurasi yang relevan untuk konteks bisnis lokal.

Sangat ideal untuk perusahaan di Asia Tenggara yang ingin menyederhanakan pengelolaan biaya perjalanan, memperkuat kepatuhan kebijakan, serta mengurangi risiko fraud melalui otomatisasi.

2. Navan

Dulu dikenal sebagai TripActions, Navan adalah travel and expense management software yang menggabungkan pemesanan perjalanan global dengan kontrol pengeluaran ringan dan sistem insentif karyawan.

Interface-nya dirancang fokus pada pengalaman pengguna, sembari tetap memberikan visibilitas dasar dan kontrol kebijakan bagi tim keuangan.

Fitur unggulan:

• Akses luas untuk pemesanan tiket pesawat, hotel, kereta api, dan sewa mobil.
• Sistem reward perjalanan untuk mendorong perilaku hemat biaya.
• Kebijakan pengeluaran dasar dan batas belanja per kategori.
• Integrasi kartu korporat untuk menyatukan seluruh transaksi.
• Pencatatan pengeluaran secara real-time selama perjalanan.
• Fitur persetujuan dan konfigurasi kebijakan yang masih terbatas.

Cocok untuk: Perusahaan dengan frekuensi perjalanan internasional tinggi yang mengutamakan kemudahan pemesanan dan penghematan yang didorong oleh karyawan.

Baca Juga: 7 Alternatif Navan untuk Kelola Business Trip atau Perjalanan Dinas

3. Tipalti Expense

Tipalti Expense memadukan travel and expense management dengan sistem automation untuk akun payable (AP), menghasilkan platform pengendalian pengeluaran yang terpusat dan efisien.

Sistem ini mempermudah reimbursement, pembayaran global, hingga rekonsiliasi buku besar, terutama untuk perusahaan dengan struktur keuangan yang kompleks.

Fitur unggulan:

• Pengajuan pengeluaran lewat desktop atau mobile dengan teknologi pemindaian nota berbasis AI.
• Integrasi kartu korporat untuk pengeluaran individu maupun terpusat.
• Reimbursement multivaluta di lebih dari 200 negara.
• Otomatisasi GL coding dan penerapan kebijakan per entitas atau anak perusahaan.
• Pembayaran global massal dengan proses rekonsiliasi yang mudah.
• Audit trail terintegrasi dan pelaporan kepatuhan untuk tim keuangan.

Cocok untuk: Perusahaan menengah hingga besar yang mengelola tim dan pembayaran vendor internasional, serta membutuhkan kontrol terpusat terhadap pengeluaran dan alur kerja AP.

4. Ramp

Ramp adalah travel and expense management software modern yang mengandalkan pendekatan berbasis kartu untuk pelacakan pengeluaran, otomatisasi, dan insight berbasis AI.

Platform ini terintegrasi dengan sistem akuntansi untuk mempercepat proses closing dan memberikan kontrol secara real-time.

Fitur unggulan:

• Kartu korporat dengan pengaturan batas pengeluaran, aturan kategori/merchant, dan kontrol langsung.
• Alur approval cerdas yang terintegrasi di dalam aplikasi mobile.
• Fitur capture nota beserta memo dan pemeriksaan kepatuhan kebijakan.
• Otomatisasi coding biaya untuk rekonsiliasi yang lebih cepat.
• Dashboard berbasis AI untuk analisis pengeluaran dan notifikasi real-time.
• Dukungan pembayaran vendor melalui modul AP Ramp.

Cocok untuk: Startup dan tim keuangan modern yang ingin mengotomatisasi proses pengeluaran tanpa kehilangan fleksibilitas dan visibilitas atas pengeluaran.

5. TravelPerk

TravelPerk adalah platform yang berfokus pada pemesanan perjalanan dengan fleksibilitas tinggi dan kontrol yang terintegrasi.

Meskipun fitur pengelolaan pengeluarannya masih mendasar, kekuatan utama TravelPerk terletak pada kemudahan pemesanan, keamanan perjalanan, dan fitur tambahan yang lengkap.

Fitur unggulan:

• Akses pemesanan tiket pesawat, hotel, sewa mobil, dan kereta api secara global.
• Add-on FlexiPerk untuk pembatalan fleksibel dengan refund hingga 80%.
• Aturan kebijakan perjalanan built-in untuk pengajuan dan approval.
• Dukungan duty-of-care dengan notifikasi real-time (TravelCare).
• Add-on GreenPerk untuk pelacakan dan kompensasi jejak karbon.
• Opsi pemulihan VAT dan integrasi dengan tools expense eksternal.

Cocok untuk: Perusahaan kecil hingga menengah yang membutuhkan solusi pemesanan perjalanan yang andal, fleksibel, dan sesuai kebijakan internal, meskipun pelaporan pengeluarannya dilakukan melalui sistem lain.

6. SAP Concur

SAP Concur adalah salah satu travel and expense management software paling komprehensif dan dikenal luas di dunia.

Dirancang untuk enterprise, sistem ini mengintegrasikan pemesanan perjalanan, reimbursement, kebijakan, hingga pelaporan dalam satu ekosistem terpadu.

Fitur unggulan:

• Pengajuan perjalanan, pemesanan tiket, dan reimbursement dalam satu sistem.
• Integrasi penuh dengan sistem ERP dan akuntansi perusahaan.
• Pelacakan biaya real-time dan pelaporan yang dapat dikustomisasi.
• Audit dan compliance tools untuk mengurangi risiko dan mendorong kepatuhan.
• Mobile app untuk pengajuan dan pelaporan secara on-the-go.

Cocok untuk: Perusahaan besar dan global yang membutuhkan sistem enterprise-level dengan integrasi menyeluruh dan kontrol kepatuhan yang kuat.

7. Expensify

Expensify Travel, fitur baru yang memungkinkan pemesanan perjalanan bisnis langsung dari aplikasi.

Dengan integrasi pemesanan perjalanan dan pelaporan pengeluaran dalam satu interface yang simpel, Expensify mulai berkembang menjadi travel and expense management software yang lengkap, khususnya untuk bisnis kecil dan menengah.

Fitur unggulan:

• Expensify Travel untuk pemesanan penerbangan, hotel, dan rental mobil langsung dari aplikasi.
• SmartScan untuk menangkap dan membaca nota secara otomatis.
• Sinkronisasi dengan kartu kredit dan rekening bank.
• Approval flow sederhana yang bisa disesuaikan.
• Pelaporan dan export data langsung ke software akuntansi populer.
• Aplikasi mobile dengan fitur chat-based approval.

Cocok untuk: Tim kecil hingga menengah, termasuk startup, yang ingin mengelola pemesanan perjalanan dan reimbursement dalam satu sistem sederhana.

Baca Juga: 10 Alternatif Expensify yang Terbaik untuk Perusahaan di Indonesia

8. BILL

BILL (dulu Bill.com) adalah platform keuangan berbasis cloud yang menggabungkan automation untuk akun payable, receivable, dan pengeluaran karyawan dalam satu sistem.

Kini, melalui kemitraannya dengan TravelPerk, BILL menghadirkan BILL Travel — fitur pemesanan perjalanan yang terintegrasi langsung dengan pengelolaan pengeluaran dan pembayaran.

Fitur unggulan:

• BILL Travel untuk pemesanan tiket pesawat, hotel, dan rental mobil dengan harga korporat.
• Otomatisasi pengajuan, approval, dan pelaporan reimbursement.
• Integrasi penuh dengan sistem akuntansi seperti QuickBooks, Xero, NetSuite.
• Pelacakan dan manajemen pengeluaran karyawan, baik berbasis kartu maupun manual.
• Pembayaran langsung ke vendor dan karyawan dalam satu alur kerja.

Cocok untuk: Perusahaan kecil hingga menengah yang mencari solusi keuangan terpadu untuk mengelola pengeluaran karyawan dan vendor dari satu sistem.

Rekomendasi travel & expense management terbaik untuk bisnis di Indonesia

Jika Anda mencari solusi yang paling relevan untuk kebutuhan bisnis di Indonesia, Mekari Expense patut menjadi pilihan utama.

Mekari Expense bukan hanya travel and expense management software, tapi juga bagian dari spend management system terintegrasi yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola seluruh siklus pengeluaran — dari perencanaan perjalanan dinas hingga pelaporan akhir.

Berikut alasan kenapa Mekari Expense layak dipertimbangkan sebagai travel and expense management software:

• Reimbursement yang mudah dan otomatis, termasuk pencairan dan tracking status secara real-time.
• Business Trip Management lengkap: pengajuan perjalanan, approval, manajemen uang muka, LPJ, dan refund.
• Expense Management fleksibel dengan visibilitas menyeluruh untuk finance, HR, dan manajer tiap divisi.

Ingin mengelola perjalanan dinas dan pengeluaran perusahaan secara lebih cerdas? Coba Mekari Expense sekarang.