5 Aplikasi Spend Management yang Tersedia di Mobile App

Kerja yang serba cepat dan fleksibel di zaman sekarang, tidak semua hal bisa ditunda sampai besok atau harus terus-terusan menunggu di depan laptop. 

Ajukan reimbursement, scan struk, atau approve pengeluaran harus bisa dilakukan langsung dari mana saja, bahkan sambil di jalan. Inilah mengapa memiliki mobile spend management applications menjadi kebutuhan. 

Dengan aplikasi mobile, pengajuan biaya, persetujuan, hingga monitoring anggaran bisa dilakukan langsung dari smartphone. Nah, apa saja rekomendasi aplikasinya? Baca lebih lanjut.

Pentingnya aplikasi mobile spend management applications

Di era kerja hybrid seperti sekarang, tentu butuh spend management applications yang bisa diakses kapan saja dan di mana saja.

Dengan expense management app, perusahaan bisa menjaga kontrol dan efisiensi tanpa bergantung pada proses manual yang memakan waktu.

Beberapa fitur kunci yang membuat aplikasi mobile jadi komponen penting dalam sistem travel and expense management:

• Real-time expense submission: Pengajuan biaya bisa dilakukan langsung saat itu juga, tanpa harus tunggu kembali ke kantor.
• Mobile receipt scanning dengan OCR: Scan struk cukup dari kamera ponsel, sistem otomatis membaca dan mencatat datanya.
• Approval workflow via smartphone: Pengajuan perjalanan dan reimbursement bisa disetujui langsung lewat notifikasi di ponsel.
• Notifikasi instan untuk approval dan disbursement: Semua pihak mendapatkan update segera begitu ada perubahan status.
• Dashboard mobile untuk monitoring pengeluaran: Finance dan atasan bisa cek dan pantau pengeluaran dari mana pun, kapan pun.

Manfaat penggunaan mobile app untuk berbagai stakeholder

Setiap peran dalam perusahaan merasakan manfaat langsung dari mobile spend management applications:

• Untuk karyawan: Ajukan reimbursement lebih praktis tanpa harus datang ke kantor. Scan nota cukup lewat kamera, dan semua bukti langsung tersimpan rapi di sistem.
• Untuk manajer: Pengajuan perjalanan atau klaim biaya bisa langsung di-approve dari smartphone, bahkan saat sedang di luar kota.
• Untuk tim finance: Pantau pengeluaran real-time, validasi dokumen, dan kontrol budget langsung dari dashboard mobile. Tak ada lagi penumpukan klaim atau keterlambatan pencatatan.

5 rekomendasi aplikasi spend management terbaik di mobile app

Dengan expense management app, karyawan bisa langsung scan kuitansi dari mana saja, manajer bisa menyetujui pengajuan tanpa harus buka laptop, dan tim finance bisa memantau pengeluaran secara real-time.

Berikut 5 aplikasi spend management terbaik yang menawarkan pengalaman lengkap langsung dari smartphone:

1. Mekari Expense

Satu-satunya aplikasi spend management lokal Indonesia dengan fitur mobile paling lengkap.

Mekari Expense sebagai mobile spend management terbaik berbasis cloud dan menggabungkan reimbursement, virtual corporate card, procurement, dan business travel dalam satu platform. Dirancang khusus untuk kebutuhan bisnis Indonesia dengan dukungan penuh terhadap compliance lokal.

Fitur mobile app unggulan:

• Mobile receipt scanning: OCR untuk digitalisasi kuitansi otomatis
• Real-time submission: Ajukan reimbursement dan uang muka dalam hitungan detik
• Multi-level approval: Alur persetujuan fleksibel sesuai struktur organisasi
• Business trip management: Kelola seluruh proses perjalanan bisnis dari aplikasi
• Virtual corporate card: Kendali penuh atas VCC langsung dari smartphone
• Multi-currency support: Mendukung Rupiah dan mata uang asing
• Push notifications: Notifikasi real-time untuk approval dan disbursement
• Offline access: Beberapa fitur tetap bisa diakses tanpa internet
• Download reports: Ekspor laporan ke PDF langsung dari aplikasi

Kelebihan:

• Dirancang khusus untuk pasar Indonesia dengan fitur pajak dan e-Faktur
• Validasi NPWP, mapping kode pajak, dan dukungan pelaporan lokal
• Interface dalam Bahasa Indonesia
• Dukungan customer support lokal via WhatsApp dan live chat
• Free onboarding, training, dan implementasi
• Data center di Indonesia dengan standar keamanan ISO 27001

Kekurangan:

• Tidak tersedia API publik
• Lebih fokus ke pasar dan regulasi Indonesia

Cocok untuk: Perusahaan Indonesia dari berbagai skala, dari UMKM hingga enterprise, yang membutuhkan solusi spend management dengan compliance lokal lengkap dan aksesibilitas mobile yang maksimal.

Baca Juga: 8 Rekomendasi Procurement Spend Management sesuai Skala Bisnis

2. Expensify

Platform global yang terkenal dengan kemudahan penggunaan dan mobile app yang intuitif. Digunakan oleh jutaan pengguna di seluruh dunia dan sangat cocok untuk kebutuhan reimbursement harian.

Fitur mobile app unggulan:

• SmartScan receipt: OCR dengan akurasi tinggi untuk scan kuitansi secara otomatis
• Email receipt forwarding: Forward ke receipts@expensify.com untuk import otomatis
• Text to submit: Kirim foto kuitansi via SMS ke 47777
• One-click submission: Kirim expense report hanya dengan satu klik
• Concierge AI: Asisten AI yang membantu kategorisasi dan submission otomatis
• Next-day reimbursement: Dana cair ke rekening dalam 1 hari kerja
• Travel integration: Terhubung dengan Uber, Lyft, dan travel booking tools

Kelebihan:

• Interface mobile sangat intuitif dan mudah digunakan
• Receipt scanning dengan akurasi tinggi
• Fitur Concierge AI yang membantu otomasi
• Gratis untuk individual user
• Fast reimbursement (next-day)
• Global support dengan coverage luas

Kekurangan:

• Tidak ada dukungan khusus untuk regulasi Indonesia (NPWP, e-Faktur)
• Customer support tidak dalam Bahasa Indonesia
• Beberapa fitur advanced hanya tersedia di paket premium
• Iklan di versi gratis bisa mengganggu

Cocok untuk: Small to mid-market businesses atau teams dalam perusahaan besar yang mencari solusi expense reporting sederhana dan user-friendly, terutama yang tidak memerlukan compliance khusus Indonesia.

Baca Juga: 10 Alternatif Expensify yang Terbaik untuk Perusahaan di Indonesia

3. SAP Concur

Solusi enterprise-grade yang fokus pada travel & expense management. Terkenal dengan fitur automation dan compliance yang kuat untuk perusahaan besar.

Fitur mobile app unggulan:

• Mobile expense capture: Input pengeluaran langsung dari HP
• Travel booking integration: Pemesanan tiket, hotel, dan mobil dalam satu app
• Auto-categorization: Otomatisasi kategori berdasarkan kebijakan perusahaan
• Policy enforcement: Pengecekan real-time terhadap pengajuan
• Approval on the go: Approval langsung via smartphone
• Mileage tracking: Kalkulasi otomatis menggunakan GPS
• Multi-currency: Mendukung berbagai mata uang dengan konversi otomatis

Kelebihan:

• Sistem tangguh untuk perusahaan besar
• Automation dan compliance sangat solid
• Terintegrasi penuh dengan SAP ecosystem
• Dukungan global
• Pelaporan dan analitik kuat

Kekurangan:

• Setup dan implementasi kompleks
• Butuh waktu adaptasi (learning curve tinggi)
• Harga premium, kurang cocok untuk UMKM
• Tidak mendukung compliance Indonesia
• Mobile interface kurang intuitif dibanding aplikasi modern lainnya

Cocok untuk: Enterprise yang sudah menggunakan SAP atau butuh sistem global dengan compliance dan kontrol penuh atas T&E process.

4. Rydoo

Aplikasi expense management modern dengan fokus utama pada user experience dan efisiensi proses. Populer di Eropa, kini mulai ekspansi global.

Fitur mobile app unggulan:

• AI receipt scanning: Pengisian otomatis hanya dalam hitungan detik
• Swipe to approve: Persetujuan cukup dengan swipe layar
• GPS mileage tracking: Perhitungan otomatis berdasarkan tarif resmi
• Travel booking: Pemesanan tiket dan hotel langsung dari app
• Real-time sync: Sinkronisasi cepat antara perangkat
• Offline mode: Beberapa fitur tetap bisa digunakan tanpa koneksi
• Multi-language support: Dukungan berbagai bahasa untuk user global

Kelebihan:

• Interface modern dan user-friendly
• Fitur AI mempercepat proses
• Approval sangat cepat
• Hemat waktu operasional secara signifikan
• Rating tinggi di app store

Kekurangan:

• Tidak support regulasi Indonesia
• Beberapa fitur canggih mungkin overkill untuk bisnis kecil
• Fokus utama masih di market Eropa

Cocok untuk: Mid-sized hingga enterprise yang ingin sistem pengelolaan pengeluaran berbasis mobile dengan pengalaman pengguna yang lancar dan cepat.

5. Emburse

Solusi komprehensif yang mencakup travel & expense, invoice management, dan AP automation dalam satu platform. Dikenal dengan fleksibilitas tinggi untuk perusahaan dengan struktur kompleks.

Fitur mobile app unggulan:

• Real-time expense management: Update langsung dari semua perangkat
• Mobile receipt capture: Scan & upload nota kapan saja
• Automated policy enforcement: Penerapan kebijakan secara otomatis
• Virtual & physical cards: Atur limit dan kontrol langsung dari app
• Proactive controls: Visibilitas real-time dan rekonsiliasi otomatis
• Multi-device support: Pengalaman konsisten di HP, tablet, dan desktop
• Push notifications: Alert untuk approval, policy violations, dan updates

Kelebihan:

• Ekosistem T&E yang lengkap dan configurable
• Kontrol kuat untuk kebutuhan kompleks
• Automasi kebijakan yang detail
• Paket dukungan komprehensif
• Cocok untuk SMB hingga enterprise

Kekurangan:

• Harga cukup tinggi
• Setup dan konfigurasi butuh waktu
• Tidak ada dukungan lokal untuk compliance Indonesia
• Lebih fokus pada pasar AS

Cocok untuk: Perusahaan menengah ke atas dengan kebutuhan pengelolaan biaya yang kompleks dan mencari solusi yang bisa dikustomisasi secara mendalam.

Expense management app terbaik untuk bisnis di Indonesia

Jika Anda mencari solusi mobile spend management applications yang sesuai dengan regulasi dan kebutuhan bisnis di Indonesia, Mekari Expense adalah pilihan mobile spend management terbaik.

Aplikasi ini dirancang khusus untuk membantu perusahaan mengelola pengeluaran secara efisien, aman, dan real-time langsung dari smartphone.

Keunggulan Mekari Expense:

• Prediksi pengeluaran lebih akurat: Laporan real-time dan sistem procurement terpadu bantu kontrol anggaran lebih tepat.
• Keamanan data kelas dunia: Data keuangan terlindungi dengan standar ISO 27001.
• Hemat tanpa overspend: Pantau saldo real-time, atur kebijakan, dan jaga pengeluaran tetap sesuai anggaran.
• Cegah fraud dan pengeluaran ganda: Approval berjenjang dan pelacakan otomatis menjamin transparansi.
• Terintegrasi dengan ekosistem Mekari: Terhubung langsung dengan Mekari Jurnal dan Talenta untuk efisiensi lintas fungsi.
• Transparansi dan monitoring real-time: Semua transaksi bisa dipantau kapan saja, tanpa risiko informasi hilang.

Untuk perusahaan yang ingin pengelolaan pengeluaran lebih transparan, hemat, dan bebas repot di mana pun tim Anda bekerja — Mekari Expense adalah jawabannya.