8 Rekomendasi Procurement Spend Management sesuai Skala Bisnis

Pengeluaran perusahaan yang tidak dikelola dengan baik bisa menyebabkan pemborosan hingga 15–20% dari total anggaran operasional. 

Namun, banyak bisnis masih mengandalkan spreadsheet dan proses manual untuk mengelola procurement, yang rentan terhadap human error, fraud, dan inefisiensi.

Dengan menggunakan procurement spend management software yang tepat, perusahaan dapat menghemat hingga 150 jam kerja per bulan sekaligus meningkatkan kontrol atas anggaran, approval, dan pengadaan. Apa saja rekomendasi softwarenya? Baca lebih lanjut.

Apa itu procurement spend management software

Procurement spend management software adalah sistem yang digunakan perusahaan untuk mengelola dan mengontrol semua pengeluaran yang berkaitan dengan pengadaan barang dan jasa. 

Tujuannya adalah memastikan proses pembelian berjalan efisien, sesuai anggaran, dan transparan.

Berbeda dengan expense management yang fokus pada reimbursement karyawan, spend management mencakup seluruh proses pengadaan, dari permintaan pembelian hingga pembayaran ke vendor.

Beberapa komponen utama dalam software ini meliputi:

• Purchase requisition & approval: Pengajuan dan persetujuan pembelian lebih tertib dan cepat
• Purchase Order (PO) management: Pembuatan dan pelacakan PO otomatis
• Vendor management: Kelola data, kinerja, dan hubungan dengan pemasok
• Invoice & accounts payable: Proses pembayaran lebih cepat dan minim error
• Spend analytics: Visibilitas penuh atas pengeluaran perusahaan
• Budget tracking: Memastikan semua transaksi sesuai anggaran

Software ini mendukung proses end-to-end procurement atau siklus source-to-pay, mulai dari permintaan barang hingga pelunasan tagihan. Dengan sistem ini, perusahaan bisa menghemat waktu, mengurangi kesalahan, dan menjaga pengeluaran tetap terkendali.

Baca Juga: Panduan Spend Under Management: Strategi & Cara Hitung

Procurement spend management untuk startup & small business

Startup dan bisnis kecil butuh software yang ringan, cepat digunakan, dan mendukung proses pengadaan dasar seperti PO dan approval flow, dengan harga yang tetap terjangkau.

1. Spendwise

Spendwise membantu bisnis kecil beralih dari proses manual ke sistem pengadaan digital yang sederhana dan efisien.

Fitur utama:

• Pembuatan dan pelacakan PO digital
• Approval multi-level dengan log aktivitas
• Pelacakan pengeluaran berdasarkan kategori atau vendor
• Laporan keuangan otomatis dalam format Excel dan PDF

Integrasi: QuickBooks, Xero

Cocok untuk: Bisnis kecil dengan tim finance terbatas yang ingin transisi dari proses manual ke digital

Kelebihan: Mudah digunakan, biaya langganan rendah, tersedia free trial

2. Tradogram

Tradogram adalah platform modular untuk procurement all-in-one, ideal untuk UKM yang mulai menata alur pembelian dan pengelolaan vendor.

Fitur utama:

• Requisition dengan multi-step approval
• Pembuatan PO langsung ke vendor
• Fitur RFQ/RFP untuk permintaan penawaran harga
• Manajemen kontrak dan pengingat masa berlaku
• Pencocokan PO dengan invoice

Integrasi: QuickBooks, Xero, NetSuite

Cocok untuk: UKM yang ingin solusi procurement menyeluruh tanpa kompleksitas tinggi

Kelebihan: Fleksibel, mendukung pengadaan multi-vendor, bisa diakses lewat perangkat mobile

3. Zahara

Zahara dirancang untuk UKM berkembang yang butuh mempercepat proses pengadaan sambil menjaga kontrol.

Fitur utama:

• Otomatisasi permintaan pembelian dan workflow approval
• Pengiriman PO otomatis ke vendor
• Fitur delivery receipting untuk pencatatan barang masuk
• Pencocokan invoice dengan PO dan pengiriman

Integrasi: QuickBooks Online, Xero

Cocok untuk: UKM yang ingin efisiensi tanpa kehilangan jejak atas setiap transaksi

Kelebihan: Antarmuka ringan, proses approval cepat, ideal untuk tim kecil

Baca Juga: Strategic Spend Management: Tahapan dan Proses Aplikatif

Procurement spend management untuk SME & mid-market

Bisnis menengah memerlukan fitur canggih seperti invoice automation, spend tracking lintas unit, dan integrasi dengan sistem akuntansi atau ERP yang sudah digunakan.

1. Mekari Expense 

Mekari Expense adalah platform procurement dan pengelolaan pengeluaran yang dirancang khusus untuk kebutuhan bisnis di Indonesia. Software ini membantu perusahaan mengelola pembelian, invoice, anggaran, hingga reimbursement dalam satu sistem terintegrasi. 

Dengan dukungan penuh terhadap regulasi lokal dan ekosistem produk Mekari, Mekari Expense cocok untuk perusahaan yang ingin mengotomasi proses tanpa harus mengadopsi sistem ERP yang rumit.

Berikut adalah fitur utamanya:

Procurement

• Pembuatan Purchase Request dan Purchase Order digital
• Vendor portal untuk pengelolaan supplier dan komunikasi dokumen
• Workflow approval otomatis sesuai struktur organisasi
• Warehouse Management untuk penerimaan dan stok barang
• Product Management untuk katalog barang dan jasa

Accounts Payable

• Input dan manajemen purchase invoice
• Otomatisasi pencocokan invoice (dengan OCR dan 3-way matching)
• International remittance untuk pembayaran vendor luar negeri

Spend Management

• Pelacakan anggaran secara real-time
• Alokasi pengeluaran per cabang, divisi, atau proyek

Corporate Cards

• Kartu korporat fisik dan virtual
• Kontrol limit dan kategori transaksi secara otomatis

Travel & Expense

• Reimbursement otomatis berdasarkan kebijakan internal
• Pengelolaan perjalanan bisnis dan approval biaya dinas

Integrasi: Mekari Jurnal (software akuntansi), Mekari Talenta (HRIS), lebih dari 50 bank lokal di Indonesia

Cocok untuk: Bisnis Indonesia skala kecil hingga menengah yang ingin solusi pengadaan dan pengeluaran terintegrasi, sesuai regulasi lokal, dan mudah diimplementasikan

Kelebihan:

• Memenuhi regulasi perpajakan dan pembukuan Indonesia
• Antarmuka dan support full Bahasa Indonesia
• Sertifikasi keamanan ISO 27001
• Menghemat hingga 150 jam kerja per bulan lewat proses yang otomatis
• Mobile app untuk approval cepat di mana saja

Pricing: Custom pricing dengan paket fleksibel untuk kebutuhan SME hingga enterprise

Baca Juga: 8 Spend Management Software Terbaik untuk Perusahaan Indonesia

2. ProcureDesk

ProcureDesk membantu bisnis dengan volume transaksi menengah mengelola pengadaan dan pembayaran secara efisien dan terstruktur.

Fitur utama:

• Pembuatan dan pelacakan PO otomatis
• Pemeriksaan anggaran sebelum approval
• Katalog vendor siap pakai (200+ supplier)
• Workflow approval berbasis nilai dan departemen
• Pencocokan invoice dan pembayaran otomatis

Integrasi: QuickBooks, Xero, NetSuite

Cocok untuk: Bisnis dengan 50+ PO atau 100+ invoice per bulan yang ingin efisiensi proses

Kelebihan: Onboarding dibantu tim ahli, mudah digunakan, scalable

3. Precoro

Precoro menawarkan solusi procurement terpusat dengan visibilitas penuh atas pengeluaran perusahaan menengah.

Fitur utama:

• Purchase request dan PO approval berjenjang
• Manajemen supplier dan kontrak
• Budget control per proyek, divisi, atau lokasi
• 3-way matching otomatis (PO, delivery, invoice)
• Invoice processing berbasis AI
• Dashboard analitik dan laporan visual

Integrasi: QuickBooks, Xero, NetSuite, SAP

Cocok untuk: Perusahaan mid-market yang ingin kontrol pengadaan terpusat dan insight real-time

Kelebihan: UI modern, workflow fleksibel, cocok untuk tim finance dan procurement

Procurement spend management untuk large enterprise & corporate

Perusahaan besar memerlukan sistem yang mampu menangani multi-entitas, proses sourcing strategis, dan volume transaksi tinggi, sekaligus integrasi kuat dengan ERP kelas enterprise.

1. Mekari Expense (Enterprise)

Mekari Expense adalah platform procurement dan spend management end-to-end yang dirancang untuk menangani kompleksitas pengadaan di perusahaan besar. 

Solusi ini mendukung proses source-to-pay dalam skala enterprise. Dengan arsitektur yang scalable, Mekari Expense mampu menangani volume transaksi tinggi, banyak entitas perusahaan, serta ribuan vendor dalam satu sistem terpusat.

Untuk perusahaan dengan frekuensi pembelian yang tinggi dan struktur organisasi yang kompleks, Mekari Expense memberikan visibilitas penuh atas seluruh pengeluaran, kontrol anggaran lintas entitas, serta automasi approval yang tetap berjalan cepat tanpa mengorbankan compliance.

Fitur utama:

• Full procurement suite dengan vendor portal, mencakup purchase request, purchase order, vendor onboarding, komunikasi vendor, dan pelacakan transaksi secara terpusat
• Manajemen multi-entity & multi-branch, memungkinkan grup perusahaan mengelola pengadaan lintas anak usaha, cabang, dan lokasi dalam satu dashboard
• Advanced spend analytics & custom reporting, dengan laporan pengeluaran real-time yang bisa dikustom per entitas, departemen, proyek, atau vendor
• International remittance dengan real-time exchange rates, mendukung pembayaran vendor global dengan transparansi nilai tukar dan status pembayaran
• High-volume transaction support, dirancang untuk menangani ribuan PO, invoice, dan pembayaran tanpa penurunan performa sistem
• Workflow approval kompleks & role-based access, menyesuaikan struktur organisasi enterprise dan kebijakan internal perusahaan
• Dedicated account manager & priority support, memastikan implementasi, optimasi, dan support berjalan optimal untuk kebutuhan enterprise

Integrasi: Mekari ecosystem (Mekari Jurnal, Talenta, dsb.), major ERP systems, dan international payment systems

Cocok untuk: Perusahaan besar di Indonesia atau perusahaan multinasional yang beroperasi di Indonesia dan membutuhkan procurement enterprise dengan kepatuhan lokal

Kelebihan: Local expertise yang kuat, siap compliance regulasi Indonesia, scalable untuk volume enterprise, serta manajemen multi-perusahaan yang mulus dalam satu platform

Baca Juga: Rekomendasi 5 Enterprise Spend Management Terbaik

2. Coupa

Coupa adalah platform Business Spend Management global yang menggabungkan procurement, AP, dan payment dalam satu sistem canggih berbasis AI.

Fitur utama:

• AI-driven spend analytics dengan prediksi tren pengeluaran
• Community Intelligence dari benchmark triliunan dolar pengeluaran global
• Procurement, invoice, dan payment terintegrasi
• Otomatisasi budgeting dan alert pengeluaran
• Marketplace procurement bawaan

Integrasi: SAP, Oracle, NetSuite, ERP besar lainnya

Cocok untuk: Perusahaan global yang ingin insight real-time atas seluruh pengeluaran bisnis

Kelebihan: Insight berbasis data komunitas, mature platform, skala enterprise

3. Oracle Fusion Cloud Procurement

Oracle Fusion adalah bagian dari Oracle Cloud ERP yang menghadirkan solusi procurement terlengkap untuk kebutuhan enterprise-level.

Fitur utama:

• Strategic sourcing dan tender management
• Supplier qualification dan risk scoring
• Contract lifecycle management end-to-end
• Procurement planning berbasis AI
• Advanced procurement analytics

Integrasi: Native dengan Oracle Cloud & ERP lainnya

Cocok untuk: Perusahaan multinasional yang butuh sistem procurement terstandarisasi dan terintegrasi global

Kelebihan: Fitur enterprise lengkap, kemampuan skalabilitas tinggi, dukungan global

Baca Juga: Procurement Strategic Sourcing: 8 Elemen, Tahapan, Cara

Pilihan procurement spend management software terbaik

Mengelola proses pengadaan dengan rapi adalah kebutuhan penting untuk menjaga efisiensi, transparansi, dan kendali atas pengeluaran bisnis. Sistem yang tepat akan membantu tim Anda bekerja lebih cepat, meminimalkan kesalahan, dan memastikan setiap pembelian sesuai anggaran dan prosedur.

Jika Anda mencari solusi procurement yang lengkap, mudah digunakan, dan terintegrasi dengan sistem lain, Mekari Expense bisa jadi pilihan terbaik. Dengan platform ini, Anda bisa:

• Kelola vendor, produk, dan gudang dalam satu sistem terpusat
• Buat dan lacak Purchase Order secara digital, tanpa repot dokumen manual
• Permudah proses permintaan deposit, approval, hingga pembayaran
• Tingkatkan transparansi dan kurangi risiko kesalahan sebelum komitmen pembelian dilakukan

Semua ini didukung oleh fitur otomasi, kontrol anggaran real-time, serta integrasi penuh dengan ekosistem Mekari. Saatnya tinggalkan proses manual dan mulai bangun sistem procurement yang lebih cerdas bersama Mekari Expense.