Strategi Anti Fraud untuk Hindari Kehilangan 5% Pendapatan

Bagi banyak bisnis, fraud bukan lagi sekadar risiko sesekali, tapi ancaman yang terus muncul dari berbagai arah. Seiring bisnis semakin bergantung pada teknologi seperti API, otomasi, dan sistem pembayaran global, operasional memang menjadi cepat dan efisien. Namun di saat yang sama, celah baru justru ikut terbuka dan bisa dimanfaatkan oleh pelaku fraud.

Karena itu, penanganan fraud tidak bisa hanya mengandalkan satu solusi. Bisnis membutuhkan strategi anti fraud yang menyeluruh dan berlapis untuk melindungi aset, menjaga keamanan data, sekaligus mempertahankan kepercayaan pelanggan.

Panduan ini akan membahas berbagai jenis fraud yang umum terjadi dalam bisnis, dampaknya terhadap operasional, cara mendeteksinya sejak dini, serta komponen penting dalam membangun strategi anti fraud yang efektif dan berkelanjutan.

Dampak fraud pada bisnis

Berikut beberapa dampak fraud yang umum terjadi dalam bisnis:

1. Kerugian pendapatan langsung

Setiap transaksi yang diklaim tidak sah sering kali menimbulkan kerugian yang lebih besar dari nilai aslinya. Selain kehilangan pendapatan, bisnis juga harus menanggung biaya tambahan seperti denda dan biaya penanganan transaksi.

2. Biaya operasional meningkat

Penanganan fraud membutuhkan proses tambahan, mulai dari pengecekan manual, investigasi, hingga layanan pelanggan. Semua ini memakan waktu dan tenaga, dan akan semakin sulit ditangani saat jumlah transaksi terus bertambah.

3. Masalah pada sistem pembayaran

Saat fraud meningkat, bisnis biasanya akan memperketat sistem keamanan. Namun jika terlalu ketat, transaksi yang sebenarnya valid bisa ikut ditolak. Akibatnya, banyak pelanggan batal melanjutkan transaksi dan peluang penjualan pun hilang.

4. Menurunnya kepercayaan pelanggan

Pelanggan mengharapkan transaksi yang aman dan lancar. Namun, saat terjadi fraud, pembobolan akun, atau proses verifikasi yang berulang, kepercayaan tersebut bisa cepat hilang.

5. Tingkat churn yang lebih tinggi

Pelanggan yang pernah mengalami fraud atau penolakan transaksi yang tidak tepat cenderung tidak kembali. Dalam jangka panjang, hal ini berdampak pada kemampuan bisnis untuk mempertahankan pelanggan.

6. Risiko regulasi dan hubungan dengan mitra

Jika fraud terjadi secara berulang, bisnis bisa mendapat pengawasan lebih ketat dari regulator, jaringan pembayaran, dan mitra perbankan. Dalam kondisi tertentu, hal ini dapat berujung pada denda hingga pembatasan layanan pembayaran.

Jenis fraud paling umum dalam bisnis

Fraud dapat muncul dalam berbagai bentuk, dan hampir setiap bisnis akan menghadapinya dengan pola yang berbeda-beda. Memahami jenis-jenis fraud ini menjadi langkah awal untuk menyusun strategi anti fraud yang tepat.

1. Payment card fraud

Payment card fraud adalah salah satu jenis fraud yang paling sering terjadi dalam bisnis. Kasus ini biasanya berupa transaksi tidak sah menggunakan data kartu yang dicuri, terutama pada transaksi online. Dampaknya tidak hanya kehilangan penjualan, tetapi juga biaya tambahan seperti chargeback dan biaya administrasi.

2. Account takeover

Jenis fraud ini terjadi ketika pelaku berhasil mengambil alih akun pelanggan menggunakan data login yang bocor, phishing, atau malware. Setelah mendapatkan akses, mereka dapat melakukan transaksi, memindahkan dana, hingga mengubah informasi aku.

3. Phishing dan social engineering

Jenis fraud ini umumnya memanfaatkan manipulasi psikologis, bukan celah teknis. Pelaku biasanya akan menyamar sebagai pihak terpercaya untuk membuat korban memberikan data sensitif seperti password, kode OTP, atau bahkan melakukan transfer dana.

4. Friendly fraud

Dalam kasus ini, pelanggan yang sebenarnya sah justru mengajukan komplain atau permintaan pengembalian dana atas transaksi yang valid. Alasannya bisa karena tidak mengenali transaksi atau merasa tidak puas. Jenis ini cukup sulit dibedakan karena sering terlihat seperti masalah biasa.

5. Identity fraud

Jenis fraud ini terjadi ketika pelaku mencuri data pribadi untuk membuat akun baru, mengakses layanan, atau melewati proses verifikasi. Bentuknya pun dapat sederhana hingga kompleks, tergantung seberapa dalam data yang digunakan.

6. Synthetic identity fraud

Berbeda dari identity fraud biasa, jenis ini menggunakan kombinasi data asli dan data fiktif untuk menciptakan identitas baru. Karena terlihat meyakinkan, identitas ini bisa lolos dari proses verifikasi dan digunakan dalam jangka waktu lama sebelum akhirnya terdeteksi.

7. Insider fraud

Tidak semua fraud datang dari luar, karena dalam beberapa kasus, pelaku justru berasal dari dalam perusahaan, seperti karyawan atau mitra yang menyalahgunakan akses. Bentuknya bisa berupa manipulasi data keuangan, pencurian informasi, hingga melewati kontrol internal.

Cara kerja sistem mendeteksi fraud secara real-time

Deteksi fraud secara real-time berfokus pada bagaimana sistem dapat mengenali aktivitas mencurigakan dan meresponsnya secepat mungkin, tanpa mengganggu transaksi yang sah.

• Pengumpulan sinyal: Saat transaksi terjadi, sistem mengumpulkan berbagai data seperti detail perangkat, alamat IP dan lokasi, riwayat transaksi, pola waktu, serta perilaku pengguna.
• Penilaian risiko: Data yang terkumpul kemudian dianalisis dengan membandingkannya terhadap pola fraud yang sudah dikenal dan perilaku normal pelanggan, untuk memperkirakan tingkat risiko dari aktivitas tersebut.
• Pengambilan keputusan instan: Berdasarkan tingkat risiko, sistem akan langsung menentukan tindakan, seperti menyetujui, menolak, atau meminta verifikasi tambahan, dalam hitungan milidetik.
• Ambang batas dinamis: Tingkat toleransi risiko dapat berbeda tergantung pada nilai transaksi, riwayat pelanggan, lokasi, dan jenis produk. Pengaturan yang fleksibel ini membantu mengurangi penolakan pada transaksi yang sebenarnya sah.
• Siklus pembelajaran: Sistem belajar dari konfirmasi fraud, chargeback, dan sengketa, sehingga keputusan di masa mendatang semakin akurat seiring evolusi pola fraud.
• Pengawasan manual: Tim fraud tetap berperan dalam menangani kasus yang membutuhkan analisis lebih lanjut, melakukan investigasi, serta menyempurnakan strategi, tanpa harus memeriksa semua transaksi secara manual.

Komponen utama strategi anti fraud yang efektif

Berikut beberapa komponen penting yang perlu diperhatikan untuk mencegah fraud.

1. Kebijakan whistleblowing 

Whistleblowing adalah upaya melaporkan dugaan pelanggaran yang terjadi di lingkungan kerja. Ini menjadi bagian penting dalam pencegahan fraud karena membantu mendeteksi masalah lebih awal. Jika saluran pelaporan seperti hotline dikelola dengan baik, risiko fraud bisa ditekan dan potensi kerugian dapat diminimalkan.

2. Identifikasi risiko 

Risiko fraud tidak hanya dipengaruhi oleh latar belakang karyawan, tetapi juga berbagai faktor lain. Penting untuk mengidentifikasi risiko dari beberapa aspek, seperti karakteristik aset (ukuran, nilai, dan kemudahan dijual kembali), sistem pengendalian (pemisahan tugas, pengamanan, dan transaksi pihak terkait), serta tekanan internal seperti ketidakpuasan karyawan. 

3. Implementasi kontrol yang efektif 

Perusahaan perlu memastikan strategi dijalankan dan didelegasikan ke pihak yang tepat, mulai dari HR hingga pimpinan manajemen. Kontrol yang umum diterapkan mencakup edukasi karyawan tentang prosedur darurat, tanggung jawab keselamatan, dan pelaporan insiden sesuai ketentuan manajemen.

4. Peningkatan kesadaran risiko 

Perusahaan perlu memastikan setiap strategi dijalankan dengan baik dan melibatkan pihak yang tepat, mulai dari HR hingga manajemen. Penerapan kontrol biasanya mencakup edukasi karyawan, pembagian tanggung jawab yang jelas, serta prosedur pelaporan insiden sesuai kebijakan perusahaan.

5. Persiapan untuk skenario terburuk 

Fraud tidak bisa sepenuhnya dihindari, sehingga bisnis perlu siap menghadapi kemungkinan terburuk. Salah satunya dengan memastikan setiap perjanjian, transaksi, data, dan dokumen diperiksa secara teliti dan konsisten. Penting juga untuk tetap waspada terhadap hal-hal yang terasa tidak wajar, karena sering kali risiko muncul dari situ.

Tips membangun strategi anti fraud dalam bisnis

Membangun strategi anti fraud tidak hanya soal teknologi, tetapi juga bagaimana bisnis mengelola proses dan risikonya secara menyeluruh. Berikut beberapa langkah yang bisa diterapkan:

1. Monitor data secara aktif 

Fraud bisa terjadi melalui berbagai cara, seperti penyalahgunaan data sensitif, pengiriman informasi perusahaan lewat email, atau berbagi data melalui platform online. Karena itu, penting untuk memantau aktivitas data secara aktif. Gunakan sistem yang dapat memberikan notifikasi saat ada aktivitas mencurigakan, terutama ketika data keluar dari sistem atau dibagikan tanpa izin.

2. Bangun komunikasi dengan karyawan 

Edukasi karyawan tentang penggunaan teknologi perusahaan dan cara menangani informasi bisnis dengan benar. Tetapkan kebijakan yang jelas terkait apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan, termasuk hak perusahaan dalam memantau aktivitas. Selain itu, lakukan pelatihan rutin tentang fraud dan etika kerja agar karyawan lebih sadar terhadap risiko.

3. Terapkan kebijakan 

Pastikan setiap karyawan memahami aturan terkait penggunaan dan perlindungan data perusahaan sejak awal bergabung. Ini termasuk larangan membagikan informasi sensitif ke pihak luar tanpa izin. 

Jika aturan ini belum diterapkan, penting untuk mensosialisasikannya dan meminta persetujuan dari seluruh karyawan. Tetapkan juga konsekuensi yang jelas jika terjadi pelanggaran.

4. Siapkan hotline whistleblower 

Banyak kasus fraud terungkap dari laporan internal atau temuan tidak sengaja. Karena itu, penting untuk menyediakan saluran pelaporan yang aman dan mudah diakses, agar karyawan merasa nyaman melaporkan dugaan pelanggaran. Berikan panduan yang jelas tentang jenis kasus yang perlu dilaporkan, seperti masalah kontrol internal, kejanggalan keuangan, pencurian, atau pelanggaran kebijakan perusahaan.

5. Rekrut orang yang tepat 

Pencegahan fraud juga dimulai dari proses rekrutmen. Pastikan perusahaan melakukan pemeriksaan latar belakang secara menyeluruh sebelum memberikan akses ke sistem atau data penting. Referensi kandidat sebaiknya diverifikasi langsung untuk memastikan informasi yang diberikan benar.

Perkuat strategi anti fraud dengan Mekari Expense

Membangun strategi anti fraud yang efektif membutuhkan lebih dari sekadar kebijakan dan edukasi karyawan. Bisnis membutuhkan sistem yang dapat mendeteksi anomali secara otomatis dan meresponsnya sebelum berdampak pada anggaran perusahaan.

Sebagai AI-native spend management software, Mekari Expense membantu perusahaan membangun kontrol pengeluaran yang terstruktur melalui fitur Custom Policy, yang memungkinkan setiap pengajuan divalidasi secara otomatis sesuai kebijakan internal perusahaan.

Fitur unggulan Mekari Expense:

• Multi-policy: Buat dan kelola kebijakan berbeda untuk berbagai jenis klaim maupun perjalanan dinas yang spesifik, tanpa perlu konfigurasi ulang untuk setiap kasus.
• Aturan fleksibel: Atur aturan berdasarkan jenis klaim, kategori biaya, batas nominal, eligibility, hingga dokumen yang dibutuhkan sebagai syarat pengajuan.
• Validasi real-time: Sistem otomatis mengesahkan klaim dan perjalanan dinas sesuai kebijakan pada saat pengajuan dilakukan, tanpa perlu pengecekan manual di setiap tahap.
• Integrasi kartu perusahaan: Hubungkan kebijakan langsung dengan alur persetujuan multi-level dan Virtual Corporate Card untuk kontrol pengeluaran yang lebih menyeluruh.

Selain itu, Mekari Expense juga didukung oleh Airene AI melalui fitur Fraud AI Checker yang menganalisis risiko setiap transaksi secara real-time, mulai dari klaim reimbursement dan cash advance, perjalanan bisnis, hingga purchase order dan purchase invoice, sehingga anomali dapat teridentifikasi sebelum melewati proses approval.

Pelajari lebih lanjut bagaimana Fraud AI Checker dari Mekari Expense membantu tim finance mendeteksi anomali sejak awal dan mencegah risiko fraud lebih cepat!