Cara Membuat VCC untuk Bisnis: Panduan Virtual Corporate Card
Mekari Insight
- Virtual credit card (VCC) membantu perusahaan memisahkan pembayaran online berdasarkan kebutuhan, pengguna, dan batas spending.
- Finance dapat mengatur purpose, card holder, spending limit, active date, dan expiry date saat membuat Virtual Corporate Card.
- Mekari Limitless Card, Virtual Corporate Card dari Mekari Expense membantu perusahaan mengatur penggunaan kartu dan memantau transaksi dalam satu sistem.
Riset Visa terhadap perusahaan mid-market dan large companies di Asia Pacific menunjukkan 79% – 91% perusahaan ingin menyederhanakan proses reimbursement karyawan melalui expense management system. Riset yang sama juga menunjukkan corporate card dapat mengurangi kebutuhan karyawan menggunakan uang pribadi untuk biaya bisnis.
Pengeluaran bisnis semakin tersebar di berbagai kebutuhan online. Software subscription, digital advertising, layanan vendor, dan kebutuhan project dapat muncul dari tim yang berbeda, sementara finance tetap perlu melihat siapa yang menggunakan dana dan untuk apa.
Di tengah kebutuhan tersebut, virtual credit card (VCC) memberi perusahaan cara untuk memisahkan pembayaran berdasarkan kebutuhan sekaligus menetapkan batas penggunaan sejak awal. Pada Mekari Expense, admin dapat menentukan nama kartu, tujuan penggunaan, card holder, active date, expiry date, dan spending limit ketika membuat Virtual Corporate Card.
Apa Itu VCC?
Virtual credit card (VCC) adalah kartu pembayaran dalam bentuk digital yang digunakan untuk transaksi online. Untuk kebutuhan bisnis, perusahaan dapat menggunakan Virtual Corporate Card untuk mengatur penggunaan kartu berdasarkan tujuan, card holder, limit, dan periode penggunaan.
Satu Virtual Corporate Card pada Mekari Expense memiliki satu card holder, sementara satu card holder dapat memegang beberapa virtual card. Struktur ini membantu perusahaan memisahkan kartu berdasarkan kebutuhan sekaligus melihat kembali limit dan transaksi setiap kartu.
Mengapa Bisnis Perlu Menggunakan Virtual Credit Card?
Pengeluaran online sering berasal dari kebutuhan yang berbeda dalam waktu yang berdekatan. Tim marketing dapat membayar advertising, tim IT memperpanjang software subscription, sementara project tertentu membutuhkan layanan digital dari vendor lain. Virtual credit card membantu finance memisahkan pengeluaran tersebut berdasarkan kebutuhan dan penggunaannya.
1. Mengontrol spending berdasarkan kebutuhan
Finance dapat membuat kartu berbeda untuk kebutuhan yang berbeda. Struktur ini juga membantu ketika perusahaan mengelola pengeluaran lintas tim dan perlu melihat penggunaan dana berdasarkan pengguna maupun tujuan.
2. Menetapkan batas penggunaan
Saat membuat Virtual Corporate Card, finance dapat menentukan spending limit dan card holder untuk setiap kartu. Satu card holder juga dapat memiliki beberapa virtual card sesuai kebutuhan penggunaannya.
3. Melihat penggunaan kartu
Finance dapat melihat informasi kartu, limit, total biaya yang telah digunakan, dan transaction history sebagai bagian dari expense reporting. Data transaksi juga dapat difilter berdasarkan bulan dan tahun serta dicari berdasarkan merchant.
4. Mengurangi kebutuhan reimbursement
Untuk biaya yang memang menjadi tanggung jawab perusahaan, employee dapat menggunakan corporate card untuk membayar langsung. Riset Visa juga menunjukkan corporate card menjadi salah satu pendekatan yang digunakan perusahaan untuk menyederhanakan employee reimbursement dan expense management.
5. Mengatur periode penggunaan kartu
Campaign, project, atau perjalanan bisnis tertentu memiliki periode penggunaan yang jelas. Finance dapat menetapkan active date dan expiry date saat membuat Virtual Corporate Card agar penggunaan kartu mengikuti periode tersebut.
Baca Juga: Spend Management: Strategi untuk Hemat 15% Pengeluaran Bisnis
Cara Membuat VCC untuk Bisnis
Cara membuat VCC berbeda menurut penyedia layanan. Untuk kebutuhan bisnis, finance sebaiknya melihat proses pembuatan sekaligus kontrol yang tersedia setelah kartu digunakan. Pada Mekari Expense, Virtual Corporate Card dapat dibuat melalui menu Card -> Virtual Cards -> Create Card.
1. Pilih Penyedia Virtual Credit Card
Pilih penyedia VCC yang memberi finance kontrol atas penggunaan kartu, bukan sebatas akses untuk melakukan pembayaran online. Perhatikan fitur untuk menetapkan limit, menentukan pengguna, mengatur periode penggunaan, serta memantau transaksi dari satu sistem.
2. Buat Virtual Corporate Card
Begitu sign in, masuk ke menu Card lalu memilih Virtual Cards, dan selanjutnya klik Create Card untuk memulai pembuatan kartu.
3. Isi Detail Kartu
Isi nama kartu, tujuan penggunaan, card holder, active date, expiry date, dan spending limit sesuai kebutuhan. Pengaturan ini membantu finance menentukan sejak awal siapa yang menggunakan kartu, untuk kebutuhan apa, dan seberapa besar pengeluaran yang dapat dilakukan.
4. Konfirmasi dan Aktifkan
Setelah detail kartu lengkap, admin menyetujui terms and conditions lalu klik Save. Sistem kemudian memproses kartu hingga statusnya menjadi Active.
5. Gunakan dan Kelola Kartu
Setelah aktif, Virtual Corporate Card dapat digunakan untuk transaksi online sesuai limit dan pengaturan yang telah ditentukan. Finance juga dapat memantau transaksi melalui dashboard sehingga penggunaan kartu tetap terlihat dan dapat menjadi bagian dari proses expense reporting.
Apa yang Perlu Finance Pertimbangkan Saat Membuat VCC?
Tujuan penggunaan menentukan bagaimana sebuah virtual card sebaiknya dibuat. Kartu untuk software subscription memiliki kebutuhan yang berbeda dari kartu untuk campaign atau project tertentu.
1. Tentukan tujuan kartu
Nama dan purpose sebaiknya menjelaskan kebutuhan yang dibiayai. Perusahaan dapat membuat kartu khusus untuk SaaS, digital advertising, project, atau kebutuhan tim.
2. Pilih card holder
Satu Virtual Corporate Card memiliki satu card holder. Pembagian ini membuat tanggung jawab penggunaan lebih jelas ketika perusahaan mengelola beberapa kartu.
3. Atur spending limit
Limit sebaiknya mengikuti kebutuhan transaksi dan anggaran yang sudah ditetapkan. Kartu dengan kebutuhan rutin dapat menggunakan limit yang berbeda dari kartu untuk campaign atau project dengan periode tertentu.
4. Atur masa berlaku
Active date dan expiry date dapat mengikuti periode penggunaan kartu. Pengaturan ini berguna untuk kartu yang dibuat khusus untuk campaign, project, atau kebutuhan bisnis dengan periode tertentu.
Untuk pengeluaran yang membutuhkan pemeriksaan tambahan, perusahaan juga dapat menggunakan approval system agar transaksi melewati jalur persetujuan yang sesuai dengan kewenangan internal.
Contoh Penggunaan dan Pengelolaan VCC untuk Bisnis
Virtual card paling relevan untuk kebutuhan yang memiliki tujuan dan pola spending yang jelas. Perusahaan dapat membuat kartu khusus untuk software subscription, digital advertising, project, atau kebutuhan tim tertentu sehingga pengeluaran lebih mudah dipisahkan sejak awal.
| Kebutuhan | Contoh penggunaan |
|---|---|
| Software subscription | SaaS, cloud service, atau tools kerja |
| Digital advertising | Google Ads, Meta Ads, atau campaign tertentu |
| Project | Pengeluaran yang dialokasikan untuk project tertentu |
| Team spending | Kebutuhan spending untuk fungsi atau tim tertentu |
| Temporary spending | Business trip, campaign, atau kebutuhan dengan periode terbatas |
Untuk kebutuhan software subscription, kartu khusus dapat membantu finance memisahkan SaaS spending dari pengeluaran operasional lainnya. Limit dan periode kartu juga dapat disesuaikan dengan kebutuhan sehingga pengeluaran rutin tetap berada dalam batas yang ditetapkan.
Setelah transaksi dilakukan, data penggunaan kartu dapat dipantau melalui dashboard. Finance dapat melihat detail penggunaan, kategori belanja, limit, dan status kartu untuk membantu pemantauan spending.
Bukti transaksi kemudian dapat menjadi bagian dari proses expense. Mekari Expense menyediakan workflow approval dan pencatatan transaksi sehingga finance dapat menghubungkan pembayaran kartu dengan proses review dan pelaporan.
Baca Juga: Budget Control: Strategi Finance Mengendalikan Pengeluaran Bisnis
VCC vs Reimbursement
Virtual card dan reimbursement melayani kondisi pembayaran yang berbeda. Virtual card cocok ketika perusahaan dapat membayar kebutuhan bisnis secara langsung, sedangkan reimbursement digunakan ketika employee lebih dulu membayar menggunakan uang pribadi.
| Kondisi | Virtual Card | Reimbursement |
|---|---|---|
| Perusahaan membayar langsung | ✓ | |
| Employee menggunakan uang pribadi | ✓ | |
| Software subscription | ✓ | |
| Digital advertising | ✓ | |
| Spending dengan limit khusus | ✓ | |
| Pengeluaran sudah terjadi dan perlu diganti | ✓ |
Untuk biaya yang sudah dibayar employee dengan uang pribadi, perusahaan tetap dapat menggunakan reimbursement sebagai jalur penggantian.
Untuk pengeluaran yang dapat dibayar langsung oleh perusahaan, virtual card membantu mengurangi kebutuhan employee menggunakan uang pribadi terlebih dahulu. Riset Visa juga mengaitkan corporate card dengan penyederhanaan proses reimbursement dan expense management.
Baca Juga: Panduan Lengkap Reimburse beserta Jenisnya
VCC membantu perusahaan memisahkan pengeluaran berdasarkan kebutuhan, menetapkan batas penggunaan, dan memberi finance visibilitas atas transaksi yang terjadi.
Memilih VCC untuk bisnis berarti mempertimbangkan tujuan penggunaan, card holder, spending limit, serta periode kartu sejak awal. Ketika jumlah kartu dan transaksi bertambah, finance membutuhkan workflow yang tetap menghubungkan pembayaran dengan proses expense.
Mekari Limitless Card adalah Virtual Corporate Card dari Mekari Expense membantu finance mengelola seluruh proses tersebut dengan kontrol kartu dan visibilitas transaksi dalam satu platform.
