Panduan Mengelola Kas Kecil untuk Kontrol Pengeluaran Operasional
Mekari Insight
Nulla venenatis si tincidunt litora velit potenti metus class. Praesent blandit non sodales sociosqu tristique malesuada. Rhoncus non tellus pulvinar sagittis lacus elementum. Mattis ultricies inceptos vivamus integer mollis tempor curabitur eu. Ultricies quis at per suscipit faucibus ante dignissim. Parturient erat consectetuer pede nostra hac.
- Kas kecil digunakan untuk membayar kebutuhan operasional yang nilainya relatif kecil dan perlu diselesaikan dengan cepat.
- Pengelolaannya mencakup pencatatan transaksi, penyimpanan bukti, pengisian kembali dana, dan pemeriksaan saldo.
- Metode imprest dan fluctuating menentukan bagaimana perusahaan menjaga dan mencatat dana kas kecil.
- Saat transaksi melibatkan banyak pengguna atau lokasi, finance perlu mengatur aturan penggunaan sekaligus menjaga catatan tetap mudah diperiksa.
- Spend Control di Mekari Expense membantu finance menerapkan kebijakan pengeluaran, approval, dan pemantauan spending dalam satu proses.
Parkir, ongkos kurir, konsumsi rapat, atau pembelian alat tulis mungkin hanya bernilai puluhan ribu rupiah. Dalam satu hari, kebutuhan seperti ini dapat muncul berkali-kali dari orang yang berbeda.
Kas kecil menyediakan dana yang siap digunakan untuk pengeluaran tersebut. Perusahaan dapat membayar kebutuhan rutin tanpa membawa setiap transaksi kecil ke jalur pembayaran utama.
Pekerjaan finance sering muncul setelah transaksi selesai. Bukti pembayaran belum terkumpul, catatan belum diperbarui, atau saldo yang tersedia berbeda dari catatan.
Satu transaksi memang kecil. Pekerjaan untuk memeriksa transaksi yang sama berulang kali tetap membutuhkan waktu.
Apa Itu Kas Kecil?
Kas kecil adalah dana yang disiapkan perusahaan untuk membayar pengeluaran operasional bernilai relatif kecil yang muncul dalam aktivitas sehari-hari.
Kebutuhannya dapat berupa alat tulis, konsumsi, parkir, transportasi lokal, ongkos kirim dokumen, atau pengeluaran mendadak yang kurang praktis diproses melalui transfer bank. Kementerian Keuangan juga menjelaskan petty cash sebagai dana untuk pengeluaran operasional kecil dan rutin yang perlu tersedia secara cepat.
Perusahaan biasanya menunjuk satu orang sebagai pemegang dana kas kecil. Ia menyimpan dana, mencatat penggunaannya, mengumpulkan bukti pembayaran, dan mengajukan pengisian kembali.
Catatan transaksi membantu finance mengetahui dua hal yang sederhana: berapa dana yang sudah digunakan dan berapa saldo yang masih tersedia.
Buku kas kecil menjadi tempat untuk mencatat pergerakan tersebut. Bukti seperti struk, kuitansi, atau bukti pembayaran kemudian mendukung pemeriksaan setiap transaksi.
Bagaimana Kas Kecil Dicatat dan Diisi Kembali?
Perusahaan perlu menentukan format pencatatan sejak awal. Setidaknya, catatan menunjukkan tanggal transaksi, uraian penggunaan, nominal pengeluaran, dan saldo setelah transaksi.
Saat dana mulai berkurang, finance dapat menghitung total pengeluaran dan memeriksa bukti transaksi sebelum melakukan pengisian kembali.
Dua metode yang umum digunakan adalah imprest fund system dan fluctuating fund system. Perbedaannya terlihat dari cara perusahaan mempertahankan saldo dan melakukan replenishment.
1. Imprest Fund System
Perusahaan menetapkan dana kas kecil pada nominal tertentu. Pengisian kembali dilakukan berdasarkan jumlah pengeluaran yang sudah terjadi.
Contohnya, perusahaan menetapkan dana sebesar Rp5 juta. Setelah Rp1,2 juta digunakan dan seluruh transaksi sudah dicatat, perusahaan mengisi kembali Rp1,2 juta agar dana kembali menjadi Rp5 juta.
2. Fluctuating Fund System
Pada metode fluctuating, saldo berubah mengikuti pengeluaran dan penambahan dana. Perusahaan tidak harus mengembalikan saldo ke nominal awal setiap kali melakukan pengisian kembali.
| Aspek | Imprest Fund System | Fluctuating Fund System |
|---|---|---|
| Saldo | Mengacu pada nominal dana yang ditetapkan | Berubah mengikuti transaksi |
| Pengisian kembali | Mengikuti jumlah pengeluaran | Menyesuaikan kebutuhan |
| Pengawasan | Lebih mudah dibandingkan dengan saldo awal | Lebih fleksibel mengikuti perubahan dana |
Pilihan metode perlu mengikuti kebijakan internal dan cara finance memeriksa dana. Apa pun metodenya, setiap perubahan saldo tetap perlu memiliki catatan yang dapat ditelusuri.
Kapan Pengelolaan Kas Kecil Mulai Sulit?
Satu pemegang dana dengan beberapa transaksi sehari relatif mudah dicatat. Beban administrasi berubah ketika transaksi datang dari beberapa orang, tim, atau lokasi.
Finance mungkin menerima foto struk lewat chat, kuitansi fisik dari cabang, dan spreadsheet dari tim yang berbeda. Setiap dokumen bisa saja lengkap, tetapi finance tetap perlu menyatukannya sebelum mengetahui posisi dana secara utuh.
| Kondisi | Yang perlu dilakukan finance |
|---|---|
| Banyak pemegang dana | Memeriksa saldo yang masih dipegang masing-masing orang |
| Bukti berasal dari berbagai kanal | Mengumpulkan dan mencocokkan dokumen transaksi |
| Approval terlambat | Menelusuri status transaksi sebelum pencatatan final |
| Transaksi terjadi berulang | Melihat total pengeluaran, bukan hanya nominal per transaksi |
Pengeluaran parkir, konsumsi, kurir, dan kebutuhan kantor terlihat ringan saat diperiksa satu per satu. Setelah seluruh transaksi dikumpulkan, totalnya dapat menunjukkan pola yang berbeda.
Masalah ini berkaitan dengan perhatian finance terhadap efisiensi proses. Dalam survei SAP Concur terhadap 350 CFO dan senior finance leaders, 69% menyebut optimasi biaya dan efisiensi sebagai tujuan utama untuk mendorong pertumbuhan, sementara 58% menggunakan automation dan AI dengan fokus pada proses manual.
Kas kecil memang hanya satu bagian dari pekerjaan finance. Namun ketika finance masih mengumpulkan bukti, meminta kelengkapan dokumen, dan mencocokkan transaksi satu per satu, proses tersebut ikut menambah pekerjaan administratif.
Pada perusahaan dengan banyak tim, team expense management dapat membantu finance melihat pengeluaran berdasarkan pengguna atau tim tanpa memisahkan setiap catatan secara manual.
Di saat yang sama, pengelolaan data pengeluaran membantu menjaga data pengeluaran tetap konsisten ketika finance perlu melihat transaksi dari berbagai sumber.
Baca Juga: Silo Data: Penyebab Profit Bisnis Tergerus hingga 30%
Bagaimana Menjaga Pengelolaan Kas Kecil Tetap Terkontrol?
1. Tetapkan Aturan Penggunaan
Finance perlu menetapkan jenis pengeluaran yang boleh menggunakan kas kecil, batas per transaksi, pihak yang dapat menggunakan dana, dan waktu penyampaian bukti.
Batas tersebut membantu menjaga fungsi kas kecil tetap jelas. Transaksi dengan nilai atau kebutuhan approval yang berbeda dapat diarahkan ke jalur pembayaran lain.
Kementerian Keuangan menempatkan pengelolaan kas operasional dalam prinsip tertib, efisien, dan akuntabel. Untuk perusahaan, prinsip yang sama berarti dana harus tetap mudah digunakan tanpa membuat pertanggungjawabannya sulit diperiksa.
2. Simpan Bukti dan Catat Transaksi
Bukti transaksi sebaiknya dicatat bersama pengeluarannya. Finance dapat langsung melihat nominal, tujuan, dan dokumen pendukung dalam satu konteks.
Approval juga perlu mengikuti karakter transaksi. Pengeluaran sederhana dapat menggunakan jalur ringkas, sedangkan transaksi tertentu membutuhkan persetujuan dari pihak yang memiliki kewenangan lebih tinggi.
Dalam praktik pengendalian expense, expense approval system membantu menentukan jalur persetujuan dan memantau status pengeluaran.
Kontrol seperti ini juga berhubungan dengan risiko penyimpangan. ACFE menemukan bahwa lebih dari separuh kasus occupational fraud dalam Report to the Nations terjadi karena tidak adanya internal control atau adanya override terhadap kontrol yang sudah tersedia.
Temuan tersebut tidak secara khusus membahas petty cash. Relevansinya ada pada prinsipnya: ketika perusahaan memberi orang akses ke dana, aturan dan pemeriksaan perlu ikut berjalan.
Baca Juga: Panduan Reimburse: Jenis, Peraturan Pajak, dan Cara Mengajukannya
3. Cocokkan Saldo dengan Pengeluaran
Rekonsiliasi membantu finance memastikan catatan sesuai dengan dana yang tersedia. Jika terdapat selisih, finance dapat menelusuri transaksi dan bukti yang menyebabkan perbedaan.
Proses ini juga menjadi dasar pengisian kembali. Jumlah dana yang dikembalikan seharusnya dapat dijelaskan melalui transaksi yang sudah dicatat.
4. Pantau Pola Pengeluaran
Pemeriksaan tidak perlu berhenti pada saldo akhir. Finance juga dapat melihat jenis pengeluaran yang terus muncul dan siapa yang paling sering menggunakan dana.
Misalnya, biaya kurir muncul setiap hari untuk kebutuhan yang sama. Pola tersebut dapat menjadi alasan untuk mengevaluasi cara perusahaan melakukan pembelian atau pembayaran.
Di sinilah budget control ikut berperan. Finance dapat membandingkan penggunaan dana dengan batas yang ditetapkan dan melihat pengeluaran yang mulai menyimpang.
Akumulasi transaksi kecil juga dapat menciptakan budget blindness ketika finance hanya melihat nominal per transaksi dan tidak melihat total penggunaannya.
Bagaimana Mekari Expense Mendukung Pengelolaan Kas Kecil?
Ketika transaksi datang dari banyak pengguna atau lokasi, finance membutuhkan cara yang konsisten untuk menerapkan aturan dan memantau penggunaan dana.
Mekari Expense melalui fitur Spend Control menghubungkan kebijakan pengeluaran, approval, dan pemantauan spending. Pendekatan ini membantu finance melihat aktivitas pengeluaran yang sedang berjalan, bukan menunggu sampai periode berakhir.
Untuk aturan yang lebih spesifik, fitur Custom Policy dapat digunakan untuk menetapkan batas nominal atau jenis transaksi sesuai kebijakan perusahaan. Aturan tersebut dapat diterapkan sebelum pengeluaran diproses.
Data pengeluaran juga dapat dibandingkan dengan batas anggaran yang sudah ditetapkan. Finance mendapatkan waktu untuk memeriksa transaksi dan mengambil keputusan ketika penggunaan dana mulai mendekati batas.
Penutup
Kas kecil digunakan untuk kebutuhan yang nilainya relatif kecil dan perlu dibayar dengan cepat. Pengelolaannya tetap membutuhkan batas penggunaan, bukti transaksi, pencatatan, dan pemeriksaan saldo.
Saat transaksi masih sedikit, finance mungkin dapat mengelolanya dengan catatan sederhana. Ketika pengguna, lokasi, dan volume transaksi bertambah, pekerjaan untuk mengumpulkan dan memeriksa transaksi ikut meningkat.
Tujuan akhirnya simple: finance harus bisa menjelaskan ke mana dana kas kecil digunakan tanpa menghabiskan terlalu banyak waktu untuk mencari buktinya.
