Telusuri Setiap Transaksi Bisnis dengan Audit Trail Software yang Lengkap

Audit trail software adalah sistem yang membentuk dan menyimpan rekam jejak tersebut secara otomatis, lalu menyediakan cara untuk mencarinya, memfilternya, dan mengekspornya saat dibutuhkan. Tanpa sistem seperti ini, jejak transaksi tersebar di email, spreadsheet, dan ingatan orang, sehingga sulit dijadikan bukti.

Di Mekari Expense, jejak audit terbentuk otomatis di setiap transaksi tanpa perlu pencatatan tambahan dari tim, dan mencakup seluruh modul mulai dari reimbursement sampai tagihan vendor.

Tanpa jejak pengeluaran yang terpusat, ada tiga masalah yang riskan berulang:

1. Penelusuran memakan waktu: Membuktikan siapa menyetujui apa berarti membongkar arsip email dan bertanya ke banyak orang.
2. Temuan audit sulit dijawab: Pertanyaan auditor tidak terjawab karena buktinya tersebar atau tidak pernah tercatat.
3. Penyimpangan sulit dibuktikan: Ketika ada transaksi mencurigakan, tidak ada cara memastikan urutan kejadiannya.

Setiap catatan memuat informasi berikut:

• Identitas pelaku dan waktu tindakannya.
• Jenis tindakan, seperti mengajukan, meninjau, menyetujui, atau menolak.
• Nominal dan detail transaksi beserta lampiran dokumennya.
• Catatan atau komentar yang disertakan pada tiap tahap.
• Versi sebelumnya, apabila terjadi revisi.

Tidak. Catatan bersifat permanen, termasuk oleh administrator, karena itulah yang membuatnya dapat dijadikan bukti. Revisi tidak menghapus catatan lama, melainkan menambahkan catatan baru di atasnya, sehingga urutan kejadiannya tetap utuh.

Auditor dapat melihat langsung siapa menyetujui suatu pengeluaran, pada jam berapa, dan catatan apa yang dilampirkan, tanpa perlu meminta tim menyiapkan dokumen satu per satu. Riwayatnya juga dapat difilter dan diekspor sesuai periode pemeriksaan, sehingga waktu persiapan audit berkurang.

Ya. Jejak audit yang lengkap merupakan salah satu syarat dasar tata kelola keuangan yang baik, dan sering diminta saat pemeriksaan pajak maupun uji tuntas oleh calon investor. Mekari Expense bersertifikasi ISO/IEC 27001:2022 untuk keamanan informasi, sehingga data finansial terlindungi dari manipulasi.

Ya. Jejak audit terbentuk pada reimbursement, cash advance, purchase request, purchase order, tagihan vendor, hingga transaksi kartu korporat. Karena seluruhnya berada dalam satu sistem, riwayatnya dapat ditelusuri lintas jenis transaksi tanpa berpindah aplikasi.