Purchase invoice Software
Aplikasi Purchase Invoice: Kelola OCR, Auto PPN, & Vendor Payment dalam 1 Sistem
Sebagai aplikasi purchase invoice enterprise, Mekari Expense menyediakan vendor invoice management end-to-end
- OCR input faktur otomatis, extract data dari PDF/email vendor
- Auto PPN & PPh sesuai regulasi pajak Indonesia
- Payment langsung ke vendor, lokal & internasional
- Vendor invoice management terintegrasi
Telah dipercaya berbagai perusahaan di Indonesia
Purchase invoice otomatis, akurat, dan terintegrasi
Percepat setiap tahap pengelolaan faktur dari pengajuan hingga pembayaran dalam satu alur terpusat.
Input faktur otomatis
Unggah faktur secara manual atau gunakan OCR untuk mengekstraksi data otomatis dari file maupun email vendor.
Penjadwalan pembayaran
Atur jadwal pembayaran otomatis: langsung setelah disetujui, pada tanggal jatuh tempo, atau pada tanggal khusus yang ditentukan.
Pembayaran langsung di platform
Bayar vendor langsung dari aplikasi, lengkap dengan bukti pembayaran dan dukungan kurs mata uang asing.
Automasi pajak dan perhitungan nilai faktur
Hitung nilai total, PPN (VAT), dan PPh (WHT) secara otomatis berdasarkan kuantitas dan harga satuan, sesuai regulasi Indonesia.
Proses tagihan dan pembayaran yang lebih mudah dan efisien
Tingkatkan efisiensi keuangan dan kontrol arus kas dengan sistem pengelolaan faktur terpusat yang mendukung pertumbuhan dan skalabilitas bisnis.
Arus kas terkendali
Proses faktur yang lebih cepat membantu menjaga likuiditas dan memastikan pembayaran dilakukan tepat waktu.
Efisiensi tinggi
Digitalisasi proses untuk mengurangi beban administratif tim keuangan dan menghemat puluhan jam kerja setiap bulan.
Data terpusat
Seluruh status, nilai, dan bukti pembayaran tercatat rapi dalam satu platform untuk analisis yang lebih akurat.
Hubungan vendor lebih kuat
Pembayaran tepat waktu dan transparan meningkatkan kepercayaan serta kerja sama dengan mitra bisnis.
Kepatuhan terjamin
Setiap faktur diverifikasi otomatis sesuai kebijakan internal dan regulasi pajak yang berlaku.
Integrasi sistem keuangan
Data pembayaran terhubung dan terekonsiliasi otomatis dengan Mekari Jurnal.
Buat purchase invoice dengan detail lengkap
Masukkan data vendor, tanggal, syarat pembayaran, dan produk. Sistem akan otomatis menghitung PPN atau PPh, termasuk opsi pemotongan pajak (withholding tax) sesuai kebijakan perusahaan.
Tinjau dan setujui faktur secara digital
Faktur yang diajukan akan diteruskan ke pihak terkait untuk disetujui atau direvisi. Semua keputusan tercatat otomatis untuk menjaga transparansi dan kepatuhan.
Ajukan permintaan pembayaran
Setelah faktur disetujui, tim finance dapat membuat permintaan pembayaran dengan jadwal yang fleksibel.
Approval dan otorisasi pembayaran
Setiap permintaan pembayaran melewati lapisan persetujuan tambahan untuk memastikan kontrol dan keamanan transaksi.
Pembayaran dan pencatatan otomatis
Pembayaran dapat dilakukan secara otomatis atau manual dengan bukti transfer terunggah. Status faktur akan berubah menjadi “Paid” dan seluruh data tersinkronisasi otomatis dengan sistem akuntansi seperti Mekari Jurnal.
Kerja lebih efisien dengan sistem yang saling terintegrasi
Semua invoice terkelola rapi
Dengar pelanggan kami yang sudah mengatur pembayaran vendor lebih cepat dan transparan di satu aplikasi.
"Dengan Mekari Expense pemenuhan transaksi business trip dan reimbursement kita terbantu. Benar-benar terpantau setiap ajuan statusnya, referensinya juga jelas, dan ada edit history."
"Sekarang proses pengajuan biaya jadi lebih cepat, bahkan bisa malam jam 10 tanpa harus nunggu besok. Paperless juga, jadi semua langsung terekam dan mengurangi kesalahan Kami dapat waktu lebih karena urusan operasional makin rapi. Waktu ini yang kami pakai untuk strategi dan pengembangan bisnis"
"Mekari Expense menyederhanakan pencatatan pengeluaran, memusatkan data untuk pelaporan, dan meningkatkan transparansi. Persetujuan via ponsel praktis, antarmuka web ramah pengguna, sehingga efisiensi operasional dan kepuasan karyawan meningkat."
Saya punya pertanyaan...
Apa itu aplikasi purchase invoice management?
Aplikasi invoice (khususnya untuk modul Purchase Invoice) adalah infrastruktur digital Business-to-Business (B2B) yang dirancang untuk mengotomatisasi seluruh siklus penagihan dari pihak pemasok (Accounts Payable). Bagi decision maker, aplikasi purchase invoice ini mengubah proses pengelolaan tagihan vendor yang tadinya manual dan berbasis kertas menjadi alur kerja terpusat, transparan, dan berbasis data. Sistem ini memastikan setiap tagihan yang masuk telah tervalidasi keabsahannya sebelum pembayaran dicairkan oleh perusahaan.
Apa bedanya software invoice Mekari Expense dengan pengelolaan tagihan manual?
Perbedaannya terletak pada akurasi data, kecepatan validasi, dan pencegahan risiko:
- Manual (Kertas/Email): Staf Finance harus memilah tumpukan invoice fisik atau mencarinya di tumpukan email, lalu mengetik ulang nominal tagihan ke dalam spreadsheet. Sangat rentan terhadap salah ketik (human error), dokumen hilang, dan pembayaran ganda.
- Software Invoice: Menggunakan teknologi pembacaan otomatis (OCR) untuk mengekstrak data dari tagihan secara instan tanpa perlu ketik ulang (zero data entry). Seluruh dokumen tersimpan secara digital dalam satu dashboard, memberikan status pelacakan (tracking) secara real-time.
Bagaimana cara kerja vendor invoice management software dalam operasional harian?
Sistem ini menyederhanakan alur utang usaha (Accounts Payable) ke dalam 4 tahapan seamless:
- Capture: Vendor mengirimkan invoice, dan sistem menggunakan teknologi OCR untuk membaca serta mengekstrak detail tagihan (nama vendor, nominal, tenggat waktu) secara otomatis.
- Matching: Sistem melakukan pencocokan (3-Way Matching) antara Purchase Invoice, Purchase Order (PO), dan Tanda Terima Barang (Goods Receipt) untuk memastikan kesesuaian kuantitas dan harga.
- Approval: Tagihan yang valid akan langsung diarahkan ke manajer terkait untuk disetujui via smartphone.
- Payment & Sync: Setelah disetujui, tagihan siap dibayarkan dan datanya otomatis tercatat ke sistem akuntansi.
Apakah sistem ini mendukung perhitungan pajak?
Ya. Mekari Expense menghitung PPN dan PPh secara otomatis sesuai regulasi yang berlaku, termasuk opsi pemotongan pajak (withholding tax), sehingga nilai faktur dan laporan pajak tetap akurat.
Apa saja fitur unggulan yang harus ada di aplikasi purchase invoice terbaik?
Untuk menopang operasional korporasi yang dinamis, platform wajib memiliki kapabilitas berikut:
- OCR (Optical Character Recognition): Teknologi pemindaian cerdas yang menghapus beban entri data manual.
- Automated 3-Way Matching: Fitur perlindungan otomatis yang memblokir tagihan jika jumlah barang yang ditagih tidak sesuai dengan yang diterima gudang.
- Vendor Portal / Database: Penyimpanan terpusat untuk profil vendor, riwayat transaksi, dan detail rekening bank untuk mencegah kesalahan transfer.
- Real-time AP Aging Report: Dasbor analitik yang menampilkan daftar umur utang untuk membantu manajemen memprioritaskan pembayaran.
Mengapa bisnis skala menengah dan enterprise membutuhkan aplikasi purchase invoice?
Tanpa tata kelola Accounts Payable yang terotomatisasi, perusahaan akan menghadapi 3 kerugian struktural yang menguras arus kas:
- Fraud & Pembayaran Ganda: Kurangnya validasi sistematis membuat perusahaan rentan membayar invoice yang sama dua kali atau meloloskan tagihan fiktif.
- Denda Keterlambatan (Late Penalties): Birokrasi persetujuan yang lambat menyebabkan perusahaan telat membayar vendor, memicu denda dan merusak hubungan bisnis (vendor relationship).
- Blind Spot Arus Kas: CFO tidak bisa melakukan proyeksi kas (cash flow forecasting) secara akurat karena tumpukan tagihan yang belum terinput ke dalam sistem pembukuan.
Divisi apa yang paling diuntungkan dari implementasi vendor invoice management?
Otomatisasi ini memberikan efisiensi masif pada departemen yang berinteraksi langsung dengan pihak eksternal:
- Finance & Accounting: Menghapus tugas klerikal input data dan mencegah terjadinya selisih rekonsiliasi akhir bulan.
- Procurement / Purchasing: Memastikan vendor inti perusahaan dibayar tepat waktu, menjaga SLA pasokan barang agar tidak terhenti.
- Marketing (CMO): Mempercepat penyelesaian tagihan dari agensi periklanan, vendor event, atau penyedia software (SaaS) agar kampanye pemasaran dapat terus berjalan tanpa interupsi.
Apakah bisa langsung melakukan pembayaran vendor dari Mekari Expense?
Bisa. Setelah faktur disetujui, pembayaran dapat dilakukan langsung melalui dasbor Mekari Expense untuk transaksi lokal maupun internasional. Bukti transfer akan tersimpan otomatis.
Bagaimana cara mendapatkan fitur Purchase Invoice Management?
Fitur Purchase Invoice Management tersedia dalam paket Enterprise saat Anda mendaftar. Jika membutuhkan bantuan atau mengalami kendala, tim support kami siap membantu kapan saja.
Automasi proses persetujuan jadi lebih mudah
Percepat alur persetujuan sesuai kebijakan perusahaan tanpa menghambat operasional dengan Mekari Expense.
