6 Rekomendasi Expense Reporting Software Terbaik

Kini, mengurus laporan keuangan dapat dilakukan secara otomatis tanpa harus menginput data secara manual. Expense reporting software menjadi solusi bagi perusahaan yang ingin mengurus laporan pengeluaran tanpa harus menggunakan banyak software.

Kemudahan ini membantu perusahaan khususnya di Indonesia untuk dapat menetapkan anggaran secara bijak sehingga pengeluaran dapat terkontrol dengan baik. 

Artikel ini akan membantu Anda mengenal expense reporting software lebih dalam serta fitur dan rekomendasi expense reporting software yang dapat membantu perusahaan kelola pengeluaran bisnis lebih efisien. 

Mengenal apa itu expense reporting software

Expense reporting software merupakan solusi praktis bagi perusahaan untuk mengelola semua laporan pengeluaran bisnis. Mulai dari pelaporan, persetujuan, hingga klaim biaya operasional dapat terlacak hanya dengan menggunakan satu sistem.

Dengan expense reporting software, sistem secara otomatis akan mengumpulkan seluruh data pengeluaran, memproses bukti pembayaran, dan menghasilkan laporan keuangan secara real-time. Proses kelola keuangan akan berjalan lebih efisien karena perusahaan tidak perlu menginput laporan secara manual menggunakan kertas atau email.

Selain efisien, expense reporting juga mencegah terjadinya kesalahan dan risiko ketidakpatuhan dengan memastikan kebijakan pengeluaran bisnis diterapkan secara jelas. Hal ini memungkinkan para karyawan untuk mematuhi aturan penggunaan anggaran dan persyaratan sebelum melakukan transaksi.

Selain lambat, mengelola laporan pengeluaran secara manual memiliki risiko yang tinggi, seperti kesalahan input data, duplikasi data, hingga bukti pembayaran yang hilang. Namun, dengan expense reporting software, perusahaan dapat menghemat waktu dan meminimalisir semua risiko tersebut. Berikut beberapa alasan pentingnya perusahaan dalam menggunakan expense reporting software:

• Hemat waktu: Dengan software ini, tim finance dapat menggunakan waktu secara efisien dengan mengelola laporan secara otomatis tanpa harus input dan menyesuaikan data secara manual. 
• Akurasi data: Software expense reporting saat ini umumnya sudah berbasis AI, sehingga sistem dapat mengumpulkan data dari bukti pembayaran secara akurat tanpa adanya kesalahan. 
• Transparansi anggaran: Berbasis teknologi terkini, perusahaan dapat melihat realisasi pengeluaran terhadap anggaran yang telah ditetapkan dan memantaunya secara real-time
• Kemudahan audit: Semua bukti pembayaran yang diunggah akan otomatis tersimpan dalam cloud, sehingga memudahkan tim finance dalam mengecek transaksi.

Baca Juga: 4 Langkah Expense Reporting Otomatis dengan Teknologi OCR

Kegunaan expense reporting software dalam bisnis

Bukan hanya dapat membantu perusahaan melacak pengeluaran bisnis, berikut beberapa kegunaan expense reporting software yang digunakan dalam bisnis:

• Memantau anggaran: Dengan adanya laporan pengeluaran, perusahaan dapat memantau penggunaan anggaran agar pengeluaran dapat terkontrol dengan baik.
• Analisis pengeluaran: Memudahkan perusahaan untuk menganalisis pengeluaran berdasarkan kategori biaya yang sudah ditetapkan. 
• Reimbursement: Proses reimbursement yang mudah dan cepat hanya dengan mengunggah bukti pembayaran melalui sistem.
• Pelaporan pajak: Memudahkan proses pelaporan pajak karena seluruh data transaksi tersimpan secara otomatis. 

Expense reporting management mempermudah tim finance dalam mengolah seluruh pengeluaran bisnis berdasarkan bukti transaksi yang sudah tersimpan dan tersusun dalam sistem.

Dengan pencatatan yang terstruktur, memudahkan perusahaan dalam mengelola arus pengeluaran berdasarkan kebutuhan sehingga keuangan perusahaan dapat terkontrol dengan baik.

Baca Juga: Spend Analysis Reports: Contoh dan Cara Menyusun Otomatis

Fitur dan komponen umum dalam expense reporting software

Berikut fitur dan komponen umum dalam expense reporting software bekerja untuk menyederhanakan laporan tagihan dan pengadaan dalam bisnis modern:

• Teknologi OCR untuk input otomatis: Expense reporting software umumnya memiliki teknologi OCR berbasis AI untuk membantu karyawan memindai bukti pembayaran dari email vendor maupun struk fisik. Sistem secara otomatis akan mengekstrak informasi untuk diidentifikasi, dan dikelompokkan dengan bantuan teknologi AI seperti natural language processing (NLP) dan machine learning. 
• Multi-Currency support: Fitur multi-currency memberikan kemudahan bagi perusahaan yang memiliki transaksi lintas negara. Melalui fitur ini, proses pembayaran vendor luar negeri dapat berjalan lebih mudah dengan konversi otomatis berdasarkan kurs secara real-time.
• Rekonsiliasi otomatis: Expense reporting memiliki fitur rekonsiliasi otomatis dengan mencocokkan data klaim dengan bukti transaksi dan catatan keuangan yang sudah tersimpan dalam sistem. Rekonsiliasi juga dapat mempercepat tim finance untuk menutup laporan keuangan bulanan.
• Terintegrasi dengan software akuntansi: Proses pembukuan dan laporan keuangan semakin mudah dan otomatis karena expense reporting management dapat integrasi dengan software akuntansi. Input dan sinkronisasi laporan dapat berjalan otomatis sehingga karyawan tidak perlu melakukan pencatatan maupun pelaporan secara manual.
• Spend control: Expense reporting memiliki fitur spend control sehingga perusahaan dapat mengontrol pengeluaran agar tetap sesuai dengan kebijakan dan anggaran yang ditetapkan. Fitur ini juga didukung dengan pengelolaan anggaran berdasarkan unit bisnis.

Baca Juga: Rekomendasi 5 Enterprise Spend Management Terbaik

Rekomendasi expense reporting software untuk bisnis

Berikut rekomendasi expense reporting software untuk memudahkan perusahaan mengelola laporan pengeluaran lebih cepat dan efisien!

1. Mekari Expense

Mekari Expense merupakan solusi expense reporting terlengkap di Indonesia yang dirancang khusus untuk menyederhanakan proses pencatatan dan pelaporan bisnis secara end-to-end. Melalui platform ini, perusahaan dapat memantau arus keuangan bisnis secara real-time, dan membuat strategi perencanaan anggaran lebih matang.

Fitur unggulan Mekari Expense:

• Optical Character Recognition (OCR): Fitur OCR pada Mekari Expense memudahkan proses memindai struk atau faktur secara otomatis dan mengubahnya menjadi data tanpa perlu menginput secara manual.
• Multi-currency support: Mendukung pembayaran vendor luar negeri dengan kurs real-time sehingga membuat pengelolaan biaya pengeluaran lintas negara lebih efisien.
• Integrasi dengan sistem akuntansi: Mekari Expense terintegrasi penuh dengan sistem akuntansi Mekari seperti Jurnal, untuk memudahkan rekonsiliasi dan sinkronisasi data sehingga dapat mengurangi kesalahan input data. 
• Real-time dashboard: Semua data pengeluaran bisnis dapat dipantau kapan saja melalui dashboard Mekari Expense, memudahkan Chief Financial Officer (CFO) dan tim finance mengelola strategi dan keuangan perusahaan. 

2. Zoho Expense

Zoho Expense merupakan expense reporting software yang berfokus pada pelaporan pengeluaran berbasis cloud. Platform ini cocok untuk perusahaan yang membutuhkan sistem yang fleksibel dan mudah digunakan.

Fitur unggulan Zoho Expense:

• Pemindaian struk pembelian otomatis untuk mempercepat input laporan pengeluaran.
• Pengelompokkan anggaran berdasarkan kategori bisnis.
• Laporan pengeluaran yang dapat diekspor dan dianalisis dengan mudah
• Dukungan multi-currency untuk transaksi lintas negara. 

3. Payhawk

Dikenal sebagai platform keuangan modern, memudahkan proses analisis pengeluaran berbasis data agar pengeluaran dapat terkendali. 

Fitur unggulan Payhawk:

• Pencatatan otomatis dari struk maupun faktur pembelian.
• Laporan pengeluaran dengan visibilitas tinggi.
• Sinkronisasi data dengan sistem akuntansi lainnya. 

4. SAP Concour

Solusi reporting expense yang digunakan perusahaan besar dengan struktur organisasi yang kompleks. 

Fitur unggulan SAP Concour: 

• Laporan expense untuk semua jenis karyawan.
• Otomatisasi klaim biaya operasional.
• Rekonsiliasi laporan lintas divisi.
• Integrasi dengan sistem SAP lainnya. 

5. Tipalti

Tipalti menawarkan solusi expense reporting bagi perusahaan yang memiliki banyak kebutuhan terkait reimbursement dan pelaporan pengeluaran secara global.

Fitur unggulan Tipalti:

• Sistem pelaporan dan approval otomatis.
• Audit trail untuk setiap laporan pengeluaran.
• Dukungan multi-currency dan multi-entity.

6. Rippling

Rippling hadir sebagai platform expense reporting untuk mengelola biaya operasional bisnis yang terintegrasi dan efisien. 

Fitur unggulan Rippling:

• Pencatatan pengeluaran dari pemindaian struk secara otomatis.
• Kategorisasi pengeluaran berdasarkan kebutuhan unit bisnis. 
• Sinkronisasi data transaksi dengan cepat dan mudah

Expense reporting software terbaik dan terlengkap untuk setiap bisnis di Indonesia

Expense reporting software menjadi solusi praktis untuk membantu kelola laporan pengeluaran bisnis lebih efektif. Mekari Expense hadir untuk membantu setiap bisnis di Indonesia dalam mengelola laporan keuangan secara transparan, akurat dan efisien dengan fitur unggulan seperti:

• Purchase invoice: Pembuatan invoice secara otomatis, cepat dan akurat dengan bantuan OCR berbasis AI.
• XPM balance: Mengatur tagihan vendor secara aman, efisien dan terjadwal sesuai dengan tanggal pembayaran. 
• International Remittance: Kemudahan proses pembayaran vendor luar negeri dengan kurs real-time dan proses yang cepat. 

Pilih expense reporting software yang tepat seperti Mekari Expense untuk memastikan setiap transaksi tercatat secara akurat, transparan dan sesuai kebijakan sehingga pengelolaan anggaran dapat berjalan lebih optimal. 

Pelajari lebih lanjut bagaimana Mekari Expense dapat membantu bisnis Anda mengelola pengeluaran secara lebih efisien.