Kelebihan dan Kekurangan Virtual Credit Card (VCC) untuk Bisnis

Perusahaan dapat memiliki puluhan hingga ratusan transaksi untuk berbagai kebutuhan, mulai dari iklan digital dan langganan software hingga pembayaran vendor. Jika seluruh transaksi menggunakan satu kartu, Finance perlu bekerja lebih keras untuk mengidentifikasi tujuan pembayaran dan memastikan pengeluaran sesuai anggaran.

Virtual Credit Card (VCC) menawarkan cara untuk memisahkan pembayaran melalui kartu digital. Namun, manfaatnya bergantung pada fitur penyedia, mekanisme pendanaan, dan kebijakan penggunaan kartu di perusahaan.

Memahami kelebihan dan kekurangan VCC membantu perusahaan menentukan kapan kartu virtual layak digunakan, fitur apa yang diperlukan, dan kapan kartu fisik atau metode pembayaran lain tetap dibutuhkan.

Apa Itu VCC?

Virtual Credit Card (VCC) adalah kartu pembayaran dalam bentuk digital yang digunakan untuk transaksi, terutama secara online. Kartu ini dapat memiliki nomor kartu, tanggal kedaluwarsa, dan kode keamanan seperti kartu pembayaran lainnya.

Istilah virtual menjelaskan bentuk kartu, bukan sumber dananya. VCC dapat menggunakan saldo yang diisi terlebih dahulu, rekening yang terhubung, atau fasilitas kredit, bergantung pada produk penerbit. Karena itu, perusahaan perlu memeriksa mekanisme pendanaan sebelum menggunakan kartu untuk transaksi bisnis.

Apa Keuntungan Menggunakan VCC untuk Bisnis?

VCC dapat membantu perusahaan mengatur pembayaran online dan memisahkan transaksi berdasarkan kebutuhan operasional. Berikut ringkasan manfaatnya bagi tim Finance.

1. Memisahkan Pembayaran Berdasarkan Vendor atau Proyek

VCC memungkinkan perusahaan menggunakan kartu berbeda untuk kebutuhan pembayaran yang berbeda, selama penerbit mendukung pembuatan beberapa kartu. Misalnya, tim marketing dapat memisahkan pembayaran Google Ads dan Meta Ads, sedangkan tim IT menggunakan kartu khusus untuk langganan software.

Pemisahan tersebut membantu Finance menemukan transaksi berdasarkan tujuan penggunaannya tanpa harus memilah seluruh pembayaran dari satu kartu bersama. Saat mengevaluasi biaya campaign atau langganan, tim dapat lebih mudah mengidentifikasi transaksi yang perlu diperiksa.

Supaya manfaatnya optimal, perusahaan perlu menetapkan nama kartu, pemegang, dan tujuan penggunaannya dengan jelas. Banyaknya kartu tidak otomatis meningkatkan kontrol jika pencatatan dan tanggung jawab pengguna tidak diatur.

2. Mengendalikan Pengeluaran dengan Limit

VCC dari penyedia yang mendukung pengaturan limit memungkinkan Finance menetapkan batas penggunaan sebelum kartu dipakai. Batas tersebut dapat disesuaikan dengan anggaran campaign, langganan software, atau proyek tertentu.

Beberapa penerbit juga menawarkan kontrol tambahan seperti pembatasan merchant dan periode penggunaan. Dengan fitur tersebut, perusahaan dapat menyesuaikan akses pembayaran berdasarkan kebutuhan yang telah disetujui, bukan hanya memeriksa pengeluaran setelah transaksi terjadi.

Namun, ketersediaan limit dan aturan penggunaan berbeda antarpenyedia. Perusahaan perlu memastikan fitur yang dibutuhkan tercakup dalam produk dan paket yang dipilih.

3. Membantu Melindungi Informasi Pembayaran

Menggunakan kartu khusus untuk transaksi bisnis dapat mengurangi kebutuhan membagikan detail satu kartu kepada banyak pengguna. Jika penerbit menyediakan nomor khusus untuk kartu atau transaksi tertentu, perusahaan juga dapat mengurangi paparan detail kartu utama.

Beberapa VCC mendukung pembekuan kartu, perubahan limit, atau pengaturan periode penggunaan. Kontrol tersebut dapat membantu perusahaan merespons ketika kartu tidak lagi diperlukan atau terdapat transaksi yang mencurigakan.

Meski demikian, VCC tidak otomatis lebih aman dalam setiap situasi. Tidak semua penerbit menawarkan nomor sekali pakai, dan kartu virtual tetap dapat disalahgunakan jika detailnya bocor atau akun pengguna tidak terlindungi. Keamanan juga bergantung pada autentikasi, pemantauan transaksi, dan prosedur penanganan insiden perusahaan.

4. Memudahkan Pemantauan dan Rekonsiliasi Transaksi

Riwayat transaksi yang mencantumkan tanggal, nilai, merchant, dan informasi kartu membantu Finance menelusuri pembayaran. Data tersebut dapat dicocokkan dengan invoice, kuitansi, atau bukti transaksi lain sesuai kebutuhan pencatatan perusahaan.

Jika kartu dipisahkan berdasarkan vendor, proyek, atau pengguna, tim Finance juga lebih mudah menemukan transaksi yang perlu ditinjau. Hal ini berguna bagi perusahaan yang memiliki banyak pembayaran berulang, seperti iklan digital dan langganan software.

VCC sendiri tidak menjamin pencatatan otomatis atau integrasi dengan sistem akuntansi. Fitur tersebut bergantung pada platform yang digunakan. Finance tetap perlu memastikan bukti transaksi lengkap, kategori pengeluaran benar, dan setiap pembayaran dapat dipertanggungjawabkan.

5. Mengurangi Ketergantungan pada Dana Pribadi Karyawan

Ketika karyawan harus membayar kebutuhan kantor menggunakan uang pribadi, perusahaan perlu memproses klaim reimbursement setelah transaksi terjadi. Jika situasi ini berulang, karyawan dan Finance harus mengumpulkan bukti pembayaran, memeriksa klaim, dan menunggu proses penggantian dana.

VCC memungkinkan perusahaan membayar kebutuhan online menggunakan instrumen pembayaran perusahaan. Dengan demikian, karyawan tidak selalu perlu menalangi biaya yang sudah dianggarkan.

Reimbursement tetap dibutuhkan untuk transaksi yang terlanjur dibayar menggunakan dana pribadi atau pengeluaran yang tidak dapat dilakukan melalui kartu perusahaan.

Baca Juga: Panduan Reimbursement Karyawan

Apa Kekurangan VCC yang Perlu Dipertimbangkan?

Walaupun membantu mengelola pembayaran online, VCC tidak cocok untuk semua transaksi dan tidak menghilangkan seluruh risiko pengeluaran. Pertimbangkan keterbatasan berikut sebelum memilih kartu virtual.

1. Tidak Semua Merchant Menerima VCC

Merchant dapat memiliki ketentuan berbeda untuk kartu virtual, kartu prepaid, kartu korporat, atau transaksi tertentu. Sebagian pembayaran juga membutuhkan verifikasi tambahan atau alamat penagihan yang sesuai dengan data kartu.

Sebelum menjadikan VCC metode pembayaran utama untuk iklan, software, perjalanan bisnis, atau vendor internasional, pastikan merchant menerima jenis kartu tersebut. Penerimaan kartu juga dapat bergantung pada jaringan pembayaran, negara, mata uang, dan mekanisme pendanaan.

2. VCC Tidak Selalu Menggantikan Kartu Fisik

Kartu virtual umumnya digunakan untuk pembayaran digital. Kebutuhan seperti pembayaran pada terminal fisik atau transaksi yang mensyaratkan kartu fisik dapat membutuhkan instrumen lain.

Beberapa kartu virtual mendukung dompet digital dan pembayaran nirsentuh, tetapi fitur tersebut bergantung pada penerbit, perangkat, dan merchant. Perusahaan dengan tim lapangan mungkin tetap membutuhkan kartu fisik untuk pembelian langsung.

3. Biaya Transaksi Dapat Meningkatkan Pengeluaran

Kartu tanpa biaya penerbitan belum tentu bebas biaya penggunaan. Penyedia dapat mengenakan biaya platform, pengguna tambahan, transaksi, atau konversi mata uang.

Bagi bisnis yang rutin membayar software dan iklan internasional, biaya konversi mata uang dapat berulang setiap bulan. Karena itu, bandingkan total biaya berdasarkan nilai dan frekuensi transaksi, bukan hanya harga awal kartu.

4. VCC Tidak Menghilangkan Risiko Penipuan

VCC dapat mendukung pengendalian risiko melalui limit dan pengaturan penggunaan jika fitur tersebut tersedia. Namun, detail kartu yang bocor, akun yang diambil alih, atau kebijakan akses yang terlalu longgar tetap dapat menyebabkan transaksi tidak sah.

Perusahaan perlu membatasi akses ke informasi kartu, menggunakan autentikasi yang tersedia, dan memantau transaksi mencurigakan. VCC merupakan salah satu alat kontrol, bukan jaminan bahwa penipuan tidak akan terjadi.

Kapan VCC Cocok Digunakan oleh Perusahaan?

VCC paling relevan untuk pembayaran online yang bisa dipisahkan berdasarkan vendor, pengguna, atau tujuan pengeluaran. Contohnya meliputi:

• Digital advertising: memisahkan pembayaran antarplatform iklan atau campaign.
• Software subscription: mengatur pembayaran berulang untuk layanan yang digunakan tim.
• Pembayaran vendor: menyediakan kartu untuk pembelian online dari vendor tertentu.
• Pengeluaran karyawan: memberikan akses pembayaran untuk kebutuhan operasional yang disetujui.
• Transaksi internasional: membayar vendor luar negeri yang menerima jaringan kartu dan jenis kartu pilihan.

VCC mungkin kurang sesuai sebagai satu-satunya metode pembayaran jika perusahaan sering membutuhkan uang tunai, bertransaksi pada merchant yang tidak menerima kartu virtual, atau membutuhkan fasilitas kredit yang tidak disediakan oleh produk tersebut.

Bagaimana Memilih VCC untuk Kebutuhan Bisnis?

Sebelum memilih penyedia, cocokkan mekanisme kartu dan fitur yang tersedia dengan pola pengeluaran perusahaan.

• Sumber dana: pastikan apakah kartu menggunakan saldo yang diisi terlebih dahulu, rekening yang terhubung, atau fasilitas kredit.
• Kontrol penggunaan: periksa apakah Finance dapat mengatur limit, pengguna, periode penggunaan, atau merchant yang diizinkan.
• Pelacakan transaksi: pastikan laporan menyediakan data yang dibutuhkan untuk rekonsiliasi dan audit.
• Biaya: hitung biaya platform, kartu tambahan, dan transaksi internasional.
• Kebutuhan kartu fisik: tentukan apakah perusahaan masih memerlukan kartu fisik untuk transaksi offline.

VCC hanya salah satu bagian dari pengelolaan pengeluaran perusahaan. Baca panduan expense management untuk memahami bagaimana pembayaran, bukti transaksi, persetujuan, dan pencatatan dapat dikelola dalam satu proses Finance.

Kelola VCC Bisnis dengan Mekari Expense

Kelola pembayaran online dan pengeluaran operasional dalam satu platform, dengan kontrol yang membantu Finance menjaga anggaran tetap sesuai kebijakan perusahaan.

Salah satu solusi terbaik adalah Mekari Limitless Card, sebuah corporate card yang hadir dalam bentuk virtual credit card (VCC) dan corporate physcal card untuk mengontrol seluruh pengeluaran bisnis Anda.

• Kontrol pembayaran online: VCC Mekari Limitless Card mendukung pengaturan limit, pemantauan transaksi real-time, serta pembekuan kartu saat diperlukan.
• Fleksibilitas untuk tim operasional: Kartu korporat fisik dari Mekari Limitless Card memudahkan pembayaran langsung, dengan limit dan sinkronisasi bukti transaksi untuk membantu rekonsiliasi.
• Pengeluaran lebih terkontrol: Mekari Expense menghubungkan kartu dengan alokasi anggaran, kebijakan pengeluaran, dan alur persetujuan. Kartu menggunakan saldo perusahaan yang diisi terlebih dahulu, bukan fasilitas kredit bergulir.

Mulai kendalikan pengeluaran bisnis dengan lebih terstruktur menggunakan corporate card dari Mekari Limitless Card dan pilih paket Mekari Expense yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda!