Percepat proses pembelian dari PO hingga pembayaran dan manajemen vendor dengan aplikasi purchasing

Aplikasi purchasing adalah perangkat lunak untuk mengelola aktivitas pembelian barang dan jasa di perusahaan secara digital, mulai dari penerbitan purchase order, pemesanan ke vendor, sampai pencatatan penerimaan barang. Fokusnya ada pada eksekusi pembelian, yaitu memastikan pesanan diterbitkan dengan detail yang benar dan diterima sesuai pesanan.

Di Mekari Expense, setiap PO terhubung langsung dengan database vendor, katalog produk, dan lokasi gudang yang sudah tercatat, sehingga tidak ada data yang perlu diketik ulang.

Purchasing adalah salah satu tahap di dalam procurement, jadi cakupan keduanya berbeda.

• Aplikasi purchasing: Berfokus pada eksekusi pembelian, mulai dari penerbitan PO, pemesanan ke vendor, sampai penerimaan barang.
• Software procurement: Mencakup rangkaian yang lebih luas, termasuk perencanaan kebutuhan, seleksi vendor, negosiasi, dan kontrol anggaran.

Mekari Expense menangani keduanya dalam satu sistem, sehingga tim tidak perlu memisahkan proses pembelian dari kontrol anggaran.

Tanpa sistem pembelian yang terpusat, proses purchasing berisiko menghadapi tiga masalah yang berulang:

1. Pesanan sulit dilacak: Status PO tersebar di email dan spreadsheet, sehingga sulit memastikan mana yang sudah dikirim ke vendor.
2. Data pembelian tidak konsisten: Nama dan harga produk berbeda-beda antar tim, sehingga rekapitulasi memakan waktu.
3. Barang datang tanpa rujukan: Penerimaan barang sulit dicocokkan dengan pesanan asli karena dokumennya terpisah.

Software purchasing yang bagus perlu setidaknya lengkap di 4 hal krusial ini:

1. Purchase Request & Approval: Alur pengajuan pembelian dengan approval bertingkat yang bisa disesuaikan dengan struktur otorisasi perusahaan.
2. Purchase Order: Penerbitan PO digital berisi detail vendor, produk, harga, dan syarat pembayaran, lengkap dengan pelacakan statusnya.
3. Data Master (Vendor Portal & Manajemen Produk): Database vendor terpusat dan katalog produk terstandardisasi agar transaksi konsisten dan mudah diaudit.
4. Pembayaran dan Pencatatan (Payment & Reporting): Integrasi ke pembayaran vendor serta pencatatan otomatis yang siap audit.

Mekari Expense menyatukan keempat fitur ini dalam satu sistem, lengkap dengan dukungan multi-cabang, multi-gudang, dan sertifikasi ISO 27001.

Prosesnya berjalan lewat 5 tahap berurutan berikut:

1. Pengajuan pembelian (Purchase Request): Tim mengajukan kebutuhan berisi jumlah, spesifikasi, dan estimasi biaya.
2. Persetujuan (Approval): Pengajuan mengalir ke approval bertingkat sesuai struktur otorisasi perusahaan.
3. Pemesanan (Purchase Order): PO diterbitkan ke vendor terdaftar lengkap dengan detail produk, harga, dan syarat pembayaran.
4. Penerimaan (Goods Receipt): Barang yang datang dicatat sesuai gudang tujuannya.
5. Pembayaran (Payment): Pembayaran vendor diproses dari sistem yang sama, termasuk pelunasan deposit.

Di Mekari Expense, kelima tahap ini berjalan dalam satu alur sehingga riwayat setiap transaksi tersimpan otomatis dan siap ditelusuri saat audit.

Bisa. Pesanan hanya dapat diterbitkan ke vendor yang sudah terdaftar dan disetujui, serta harus melewati approval bertingkat sesuai struktur otorisasi perusahaan. Katalog produk yang terstandardisasi juga menutup celah pembelian dengan harga maupun spesifikasi di luar kesepakatan.

Seluruh jejak pengajuan, persetujuan, dan pembayaran tersimpan otomatis, sehingga transaksi yang menyimpang dapat ditelusuri sampai ke orang dan waktu kejadiannya.

Cocok. Pembelian dari seluruh cabang dan gudang dapat dipantau dalam satu dashboard terpusat, lengkap dengan status PO dan pencatatan barang masuk per lokasi. Alur persetujuannya juga bisa diatur berbeda untuk tiap cabang, mengikuti kebijakan dan struktur otorisasi masing-masing. Sistemnya dapat dihubungkan ke sistem internal lewat API, dan keamanan datanya bersertifikasi ISO 27001.