Telegraphic Transfer: Cara Kerja dan Panduan untuk Tim Finance
Mekari Insight
- Telegraphic transfer memungkinkan perusahaan mengirim pembayaran kepada supplier atau vendor di luar negeri melalui transfer antarbank.
- Biaya dan waktu transaksi dipengaruhi oleh bank, mata uang, negara tujuan, jalur pembayaran, dan skema biaya yang dipilih.
- Finance perlu memeriksa detail beneficiary, nominal, mata uang, invoice, dan approval sebelum mengirim pembayaran.
- Kesalahan data penerima, perubahan kurs, biaya bank perantara, dan keterlambatan pembayaran dapat memengaruhi transaksi bisnis.
- Mekari Expense International Remittance membantu bisnis mengelola pembayaran internasional dalam berbagai mata uang, melihat kurs dan estimasi waktu tiba, serta memantau status pembayaran.
Perusahaan yang membayar supplier dan vendor luar negeri perlu memastikan nominal, mata uang, detail penerima, biaya, dan jadwal pembayaran sudah sesuai. Finance kemudian mengikuti transaksi tersebut sampai dana diterima dan pembayaran tercatat dengan benar.
Untuk mengirim dana ke rekening di negara lain, perusahaan dapat menggunakan beberapa metode pembayaran internasional. Salah satu yang umum digunakan adalah telegraphic transfer atau TT, yaitu transfer dana dari rekening bank pengirim ke rekening penerima melalui jalur perbankan yang sesuai.
Karena transaksi melibatkan pihak dan mata uang yang berbeda, finance perlu memeriksa beberapa hal sebelum pembayaran berjalan. Detail beneficiary, nilai transaksi, biaya, waktu pemrosesan, dan dokumen pendukung semuanya dapat memengaruhi kelancaran pembayaran.
Apa Itu Telegraphic Transfer?
Telegraphic transfer adalah metode transfer dana secara elektronik antarrekening bank yang banyak digunakan untuk pembayaran internasional. Istilah ini sering disingkat menjadi TT dan umum digunakan ketika perusahaan mengirim dana kepada penerima di negara lain.
Dalam transaksi bisnis, perusahaan dapat memakai telegraphic transfer untuk membayar supplier, vendor jasa, contractor, atau kewajiban komersial lainnya. Finance biasanya memberikan instruksi pembayaran kepada bank berdasarkan invoice dan informasi rekening penerima.
Dari sini, istilah telegraphic transfer juga sering muncul bersama wire transfer atau international bank transfer. Penggunaan istilah tersebut dapat berbeda menurut negara dan institusi perbankan, sehingga perusahaan perlu mengikuti istilah serta ketentuan yang digunakan oleh banknya.
Bagaimana Cara Kerja Telegraphic Transfer?
Setelah perusahaan menentukan pembayaran yang harus dikirim, finance menyiapkan detail beneficiary dan jumlah dana. Bank kemudian memproses instruksi tersebut dan meneruskan dana melalui jalur pembayaran yang diperlukan sampai bank tujuan menerima transaksi.
Dalam beberapa transaksi internasional, bank pengirim dan bank penerima menggunakan bank koresponden sebagai perantara. Keterlibatan pihak tambahan dapat memengaruhi biaya dan waktu penyelesaian pembayaran.
Karena itu, finance perlu memeriksa informasi pembayaran sebelum instruksi dikirim. Nama beneficiary, nomor rekening, mata uang, dan nominal harus sesuai dengan dokumen transaksi agar dana mengarah ke tujuan yang benar.
Alurnya:
Perusahaan → Bank pengirim → Bank perantara jika diperlukan → Bank penerima → Beneficiary
Baca Juga: Remittance: Cara Mengelola Pembayaran Vendor Luar Negeri untuk Bisnis
Contoh Telegraphic Transfer dalam Transaksi Bisnis
Gambaran prosesnya bisa dilihat dari transaksi perusahaan manufaktur di Indonesia yang membeli mesin dari supplier di Jepang. Supplier mengirim invoice sebesar JPY 10 juta beserta informasi rekening yang diperlukan untuk pembayaran.
Sebelum mengirim dana, finance memeriksa invoice dan mencocokkan nama beneficiary, rekening tujuan, mata uang, serta nominal pembayaran. Setelah approval internal selesai, finance memberikan instruksi kepada bank untuk mengirim JPY 10 juta.
Bank pengirim kemudian memproses instruksi dan dapat melibatkan bank koresponden sebelum bank penerima menerima transaksi. Setelah proses pembayaran selesai, supplier menerima dana sesuai jalur dan ketentuan perbankan yang berlaku.
Dalam contoh tersebut, perusahaan Indonesia melakukan outward transfer karena dana dikirim ke penerima di luar negeri. Sebaliknya, ketika perusahaan menerima dana dari pihak di luar negeri, transaksi tersebut termasuk inward transfer.
Baca juga: Panduan Outward Remittance untuk Bisnis
Berapa Lama dan Berapa Biaya Telegraphic Transfer?
Berapa Lama Telegraphic Transfer?
Setelah memahami alurnya, finance juga perlu memperkirakan kapan dana akan sampai kepada penerima. Waktu pemrosesan telegraphic transfer bergantung pada bank pengirim, bank penerima, mata uang, negara tujuan, jalur pembayaran, dan cut-off time.
Beberapa transfer dapat selesai lebih cepat ketika bank dan jalur pembayaran mendukung proses yang sederhana. Sebaliknya, transaksi yang melibatkan bank perantara atau pemeriksaan tambahan dapat membutuhkan waktu lebih lama.
Karena itu, finance sebaiknya mempertimbangkan estimasi waktu tiba saat menjadwalkan pembayaran kepada vendor luar negeri. Jeda antara tanggal pengiriman dan jatuh tempo invoice memberi ruang bagi proses pembayaran untuk selesai.
Mekari Expense menyediakan informasi mengenai cut-off dan perkiraan waktu dana tiba dalam proses International Remittance.
Berapa Biaya Telegraphic Transfer?
Selain waktu, biaya menjadi pertimbangan ketika perusahaan menentukan metode pembayaran. Bank pengirim, bank koresponden, dan bank penerima dapat mengenakan biaya sesuai jalur pembayaran yang digunakan.
Biaya tersebut juga dapat berhubungan dengan konversi mata uang. Ketika perusahaan mengirim dana dalam mata uang yang berbeda dari saldo rekening, nilai tukar ikut menentukan jumlah dana yang perlu disiapkan.
Pembagian biaya juga dapat mengikuti skema tertentu:
| Skema | Pembebanan biaya |
|---|---|
| OUR | Pengirim menanggung biaya sesuai ketentuan transfer |
| SHA | Pengirim dan penerima berbagi biaya |
| BEN | Biaya dibebankan kepada penerima sesuai ketentuan bank |
Karena ketentuan dapat berbeda menurut bank dan jalur pembayaran, finance perlu memeriksa biaya yang berlaku sebelum memberikan instruksi.
Apa Saja Risiko Telegraphic Transfer untuk Bisnis?
Biaya dan waktu memberi gambaran tentang hal yang perlu dipertimbangkan sebelum pembayaran. Finance juga perlu melihat risiko yang dapat muncul selama transaksi berlangsung.
| Risiko | Dampak bagi bisnis |
|---|---|
| Detail beneficiary salah | Dana tertahan atau masuk ke rekening yang keliru |
| Perubahan rekening vendor | Risiko salah transfer atau fraud |
| Biaya tambahan | Jumlah dana yang diterima vendor dapat berubah |
| Fluktuasi nilai tukar | Nilai pembayaran dapat berubah |
| Keterlambatan transfer | Pembayaran dapat melewati jadwal |
| Dokumentasi tidak lengkap | Transaksi lebih sulit ditelusuri saat review |
Risiko pertama muncul dari detail penerima. Kesalahan nama atau rekening dapat membuat dana tertahan atau mengarah ke rekening yang keliru, sehingga finance perlu melakukan verifikasi sebelum pembayaran dikirim.
Perubahan rekening vendor juga perlu mendapat perhatian. Ketika vendor mengirim detail rekening baru, finance sebaiknya melakukan verifikasi melalui kanal yang sudah dikenal sebelum memperbarui data pembayaran.
Nilai tukar dan biaya bank dapat memengaruhi jumlah dana yang perlu disiapkan perusahaan atau nilai yang diterima vendor. Karena itu, finance perlu memperhitungkan kedua komponen tersebut ketika menentukan nilai pembayaran.
Risiko berikutnya berkaitan dengan waktu. Keterlambatan transfer dapat memengaruhi jadwal pembayaran kepada supplier, terutama ketika transaksi berkaitan dengan produksi, pengiriman barang, atau jatuh tempo invoice.
Dokumentasi kemudian menjadi bagian dari pengendalian transaksi. Finance perlu menyimpan invoice, approval, instruksi pembayaran, dan bukti transfer agar hubungan antara kewajiban dan pembayaran tetap jelas.
Baca Juga: Audit Vendor: Panduan Lengkap & Checklist untuk Bisnis
Bagaimana Finance Mengelola Telegraphic Transfer?
Setelah memahami risiko tersebut, finance perlu mengatur pembayaran sebagai satu rangkaian proses. Alurnya dimulai dari pemeriksaan kewajiban dan beneficiary, lalu berlanjut ke approval, pembayaran, monitoring, dan rekonsiliasi.
| Tahap | Yang dilakukan Finance |
|---|---|
| Verifikasi | Memeriksa invoice, beneficiary, rekening, mata uang, dan nominal |
| Approval | Memastikan transaksi mendapat persetujuan sesuai kebijakan |
| Pembayaran | Mengirim instruksi dan memperhatikan biaya serta cut-off |
| Monitoring | Memantau status transfer sampai dana diterima |
| Rekonsiliasi | Mencocokkan pembayaran dengan invoice dan catatan keuangan |
Pada tahap verifikasi, finance mencocokkan invoice dengan detail beneficiary dan nilai transaksi. Tim juga memastikan mata uang serta payment terms sesuai dengan kewajiban yang sudah disetujui.
Setelah data sesuai, finance menjalankan approval sesuai kebijakan perusahaan. Persetujuan ini menjadi dasar sebelum instruksi pembayaran dikirim ke bank atau penyedia pembayaran.
Setelah pembayaran dikirim, finance memantau status transaksi sampai dana diterima. Tim juga menyimpan bukti pembayaran agar transaksi dapat ditelusuri saat melakukan review.
Tahap terakhir adalah rekonsiliasi. Finance mencocokkan pembayaran dengan invoice dan catatan keuangan agar kewajiban yang sudah dibayar memiliki status yang jelas.
Baca Juga: Panduan Account Payable untuk Mengelola Utang Vendor
Kelola Pembayaran Internasional dengan Mekari Expense
Ketika perusahaan memiliki banyak vendor luar negeri, finance perlu mengelola pembayaran dalam lebih dari satu mata uang dan mengikuti status transaksi dari satu proses ke proses berikutnya. International Remittance di Mekari Expense dirancang untuk kebutuhan bisnis yang menangani pembayaran kepada vendor atau partner di berbagai negara.
Untuk menyiapkan pembayaran, finance dapat membuat bill dalam mata uang tertentu, mengelola vendor internasional, serta melihat nilai pembayaran dalam mata uang asing dan padanan rupiahnya.
Sebelum transaksi diproses, pengguna dapat melihat mata uang yang digunakan, perubahan kurs, cut-off, dan perkiraan waktu dana tiba. Informasi ini membantu finance menyesuaikan pembayaran dengan nilai transaksi dan jadwal vendor.
Setelah pembayaran berjalan, finance dapat memantau status transaksi melalui payment tracking. Reporting juga mendukung rekonsiliasi pembayaran lintas negara dengan catatan akuntansi, sementara platform terhubung dengan banking partners untuk mendukung transaksi internasional.
International Remittance berada dalam modul Accounts Payable Mekari Expense bersama Purchase Invoice Management dan OCR. Struktur tersebut menghubungkan pembayaran vendor internasional dengan proses pengelolaan tagihan dalam platform yang sama.
Pelajari International Remittance Mekari Expense untuk mengelola pembayaran vendor internasional dalam berbagai mata uang.
