Menurunkan Profit Hampir 30%, Apa itu Silo Data?

Pengelolaan data yang terpisah, proses reimbursement, budgeting, hingga pengajuan PR/PO yang berjalan di sistem berbeda dapat menciptakan fragmentasi di tim finance. 

Beberapa masalah tersebut dikenal sebagai silo data, di mana data tersimpan secara terpisah dan sulit untuk akses. Dalam konteks finance, silo data bukan sekadar data yang tercecer, tapi meningkatnya risiko kesalahan input, dan lemahnya visibilitas arus kas.

Tanpa sistem yang terintegrasi, perusahaan berisiko mengalami inefisiensi yang tentu berdampak pada kinerja bisnis. Hal ini sejalan dalam temuan IDC Market Research yang menunjukan bahwa silo data dapat menyebabkan perusahaan kehilangan pendapatan tahunan sebanyak 20%-30%.

Apa itu silo data?

Silo data merupakan kondisi ketika data terisolasi dan tidak dapat diakses secara menyeluruh Istilah ini juga merujuk pada situasi di mana data tidak dibagikan secara efektif dalam lingkup tim operasional perusahaan.

Silo data umumnya muncul ketika informasi tersimpan dalam sistem atau aplikasi yang berbeda dan tidak saling terintegrasi. Jika dibiarkan, kondisi ini akan memperlambat pengambilan keputusan dan pertumbuhan perusahaan. 

Dalam lingkup departemen, silo data terjadi ketika menggunakan sistem tersendiri untuk menyimpan dan mengelola data. Padahal, idealnya setiap tim harus menggunakan sistem yang saling terintegrasi agar proses pengumpulan dan analisis data menjadi efektif.

Sebagai contoh, dalam proses pengadaan, tim pemasaran biasanya akan mengajukan purchase request (PR) untuk kebutuhan operasional. Namun, setelah pengajuan dilakukan tim finance seringkali mengolah data pengadaan dalam sistem yang berbeda dan hanya dapat dilihat oleh tim internal.

Akibat sistem yang tidak saling terintegrasi, tim pemasaran tidak memiliki visibilitas untuk melacak progres pengadaan. Hal ini bukan hanya memperlambat pekerjaan, namun berisiko menimbulkan miskomunikasi dan duplikasi permintaan. 

Baca Juga: 6 Rekomendasi Expense Reporting Software Terbaik

Penyebab silo data terjadi dalam bisnis  

Berikut beberapa penyebab utama terbentuknya silo data dalam bisnis:

• Budaya perusahaan: Departemen yang terbiasa bekerja secara independen tanpa berbagi informasi, sehingga data tersimpan secara terpisah. Pola ini menghambat pekerjaan lintas tim dan meningkatkan risiko miskomunikasi.

• Struktur perusahaan: Struktur perusahaan yang terlalu kompleks membuat setiap divisi menggunakan sistem yang berbeda.  Hal  ini justru dapat menciptakan hambatan dalam berbagai informasi secara transparan.

• Teknologi yang tidak terintegrasi: Sistem yang tidak terintegrasi membuat data terfragmentasi sehingga memperlambat kerja tim dan meningkatkan risiko kesalahan dalam menganalisis laporan.

Dampak silo data terhadap bisnis 

Silo data memiliki dampak terhadap efektivitas terutama dalam operasional finansial perusahaan. Berikut beberapa dampak silo data dalam bisnis:

1. Visibilitas pengeluaran rendah

Ketika data keuangan tersebar di berbagai sistem yang tidak terintegrasi, tim finance akan kesulitan untuk memperoleh laporan pengeluaran perusahaan secara real-time. 

Informasi transaksi yang tersimpan dalam laporan terpisah atau spreadsheet yang berbeda, menyulitkan tim finance untuk memantau arus kas dan mengendalikan pengeluaran secara efektif.

2. Sulit mengoptimalkan anggaran

Tanpa data yang terpusat, alokasi anggaran menjadi tidak efisien karena tim finance tidak memiliki visibilitas untuk menganalisis alokasi budget antar departemen. 

Hal ini juga menyulitkan tim operasional untuk mengidentifikasi pemborosan, peluang penghematan, atau area yang membutuhkan tambahan anggaran.

3. Pengambilan keputusan terhambat

Data yang terfragmentasi karena sistem yang terpisah, menghasilkan laporan yang lambat, tidak sinkron dan seringkali memiliki versi yang berbeda antar tim.

Apabila dibiarkan, hal ini akan meningkatkan risiko kesalahan analisis, sehingga manajemen akan semakin sulit untuk mengambil keputusan berdasarkan data yang akurat. 

4. Menurunnya efisiensi operasional

Karyawan menghabiskan banyak waktu untuk mencari, mengumpulkan, dan memverifikasi data dari departemen lain karena data tersimpan dalam sistem yang terpisah. 

Proses manual ini justru akan memperlambat pekerjaan, meningkatkan beban administratif, dan mengurangi fokus pada aktivitas strategis.

5. Kolaborasi antar tim terhambat

Silo data menciptakan hambatan dan jarak antar departemen karena setiap tim bekerja dengan sistemnya masing-masing. 

Tanpa satu sumber data yang sama, koordinasi antar tim menjadi sulit, kepercayaan terhadap data menurun, dan efektivitas pekerjaan tidak berjalan optimal.

6. Meningkatnya risiko kesalahan 

Duplikasi data dapat meningkatkan risiko kesalahan pelaporan, baik untuk kebutuhan internal maupun regulasi. 

Dalam konteks finance, kondisi ini dapat berdampak pada proses audit, kepatuhan, dan reputasi perusahaan di mata publik.

Baca Juga: Rekomendasi 5 Enterprise Spend Management Terbaik

Cara mengatasi silo data dalam bisnis

Silo data biasanya muncul ketika setiap tim menggunakan sistem, aplikasi, database, atau spreadsheet yang berbeda dan tidak terintegrasi satu sama lain. Oleh karena itu, langkah utama untuk mengatasinya adalah dengan melakukan identifikasi menyeluruh pada alur data perusahaan. Beberapa pertanyaan yang bisa diajukan dalam proses identifikasi, antara lain:

• Apakah setiap tim menggunakan tools yang berbeda tanpa integrasi?
• Apakah karyawan kesulitan mengakses data dari departemen lain?
• Apakah laporan antar tim sering tidak sinkron atau berbeda versi?

Setelah penyebab teridentifikasi, selanjutnya perusahaan perlu menerapkan beberapa strategi untuk mengatasi silo data, diantaranya yaitu:

1. Membangun budaya pertukaran data

Ciptakan lingkungan kerja yang kolaboratif dan transparan untuk membangun budaya pertukaran data yang relevan antar tim. Bila perlu, berikan pelatihan bagi karyawan mengenai cara bertukar data yang aman dan efektif untuk mempermudah proses bekerja. 

Budaya berbagi data dapat mempermudah proses kerja yang memerlukan kolaborasi tim di dalamnya, contohnya seperti tim marketing yang mengajukan pengadaan dan tim finance yang mengelola transaksi pembelian. 

2. Gabungkan data dalam satu sumber

Integrasikan seluruh data dalam satu sistem yang terpusat untuk memudahkan setiap tim bekerja dengan informasi yang konsisten dan akurat. Strategi ini dapat mengurangi risiko perbedaan laporan maupun data yang tidak sinkron.

Pendekatan ini dapat dilakukan melalui sistem berbasis cloud atau software yang memiliki kapabilitas untuk dapat terintegrasi dengan platform lainnya. 

3. Memprioritaskan keamanan data

Integrasi data harus disertai dengan kebijakan keamanan yang jelas, termasuk akses kontrol berdasarkan role, prosedur autentikasi dan kepatuhan pada regulasi perlindungan data.

Keamanan data yang terjaga dapat meningkatkan kepercayaan setiap tim untuk berbagi informasi sekaligus meminimalisir risiko kebocoran data.

4. Integrasi sistem dengan API

Manfaatkan Application Programming Interfaces (API) untuk mengintegrasikan berbagai sistem untuk mempermudah pertukaran data secara real-time dan transparan. 

Strategi ini mempermudah proses alur kerja tanpa harus melakukan transfer data manual dengan risiko kebocoran data yang tinggi. 

5. Gunakan software terintegrasi

Penggunaan software yang terintegrasi memungkinkan proses ekstraksi, sinkronisasi dan pembaruan data berjalan otomatis. Membantu perusahaan menghubungkan berbagai sistem dengan mudah tanpa hambatan. 

Dengan beralih ke sistem modern, data tidak lagi tersebar ke dalam sistem yang terpisah. Memungkinkan setiap tim untuk bekerja lebih efektif menggunakan satu sumber data yang sama. 

Baca Juga: Solusi Cerdas Atur Keuangan dengan Expense Management Tools

Rekomendasi spend management software untuk atasi silo data 

Atasi silo data dengan menggunakan spend management software yang saling terintegrasi agar data antar sistem dapat terhubung dan dikelola dengan mudah. Berikut rekomendasinya! 

1. Mekari Expense

Mekari Expense merupakan spend management software Indonesia yang dapat membantu perusahaan mengatasi silo data dalam konteks finance, dengan bantuan integrasi yang terpadu, yaitu:

Integrasi dengan software akuntansi Mekari Jurnal

• Fitur rekonsiliasi otomatis tanpa harus input data manual.
• Mempercepat proses pencatatan dan laporan keuangan.
• Mengurangi risiko kesalahan akibat proses manual.
• Data pengeluaran yang akurat dan siap untuk dianalisis. 

Integrasi dengan software HRIS Mekari Talenta

• Terhubung dalam sistem yang terpadu dan meningkatkan transparansi pengeluaran.
• Memudahkan pengajuan reimbursement karyawan.
• Melakukan perencanaan budget sesuai kategori pengeluaran.
• Kemudahan PR/PO melalui fitur procurement dalam Mekari Expense. 

2. Brex

Brex menawarkan kemudahan integrasi untuk seluruh sistem keuangan perusahaan. Tujuannya adalah untuk menciptakan aliran data keuangan yang lancar di seluruh platform keuangan yang digunakan perusahaan.

Keunggulan Brex: 

• Kemampuan integrasi dengan software akuntansi.
• Workflow otomatis.
• Kontrol pengeluaran secara real-time.

3. Coupa

Dikenal sebagai software spend management berbasis cloud, Coupa juga memiliki kapabilitas untuk mengelola laporan pengeluaran dengan menyatukan data dalam satu sistem yang terintegrasi.

Keunggulan Coupa:

• Visibilitas pengeluaran menyeluruh di semua departemen. 
• Automasi proses permintaan pembelian dan pembayaran.
• Fitur analitik untuk memahami tren pengeluaran.

4. Airbase

Platform Airbase memungkinkan penyatuan pengeluaran secara terpadu dalam sistem yang saling terintegrasi. Dengan sistem yang terpusat, data yang tersebar di beberapa sistem dapat saling terhubung untuk memudahkan proses analisis. 

Keunggulan Airbase:

• Terintegrasi dengan software expense lainnya seperti Netsuite dan Xero.
• Visibilitas laporan keuangan secara menyeluruh.
• Alur persetujuan otomatis berdasarkan jabatan.

5. Spendesk

Spendesk mencegah silo data dengan mengintegrasikan sistemnya dengan software akuntansi untuk memudahkan sinkronisasi data antar departemen.

Keunggulan Spendesk:

• Terhubung ke berbagai software akuntansi untuk memudahkan ekspor data otomatis.
• Kontrol anggaran secara realtime dengan fitur manajemen anggaran.
• Berada dalam satu sistem terpusat, memudahkan proses pelacakan terkait aktivitas pengeluaran. 

Spend management software terbaik untuk atasi silo data di finance

Dalam lingkup finance, silo data kerap muncul karena data transaksi berada dalam sistem yang terpisah. Untuk mengatasinya, perusahaan dapat menggunakan spend management software terpusat dan saling terintegrasi dengan software akuntansi atau HRIS.

Mekari Expense merupakan spend management software lokal yang menghadirkan solusi end-to-end dengan menghubungkan seluruh proses pengeluaran. Dengan bantuan integrasi yang terpusat melalui Mekari Jurnal, memudahkan rekonsiliasi otomatis dan meminimalisir risiko akibat input manual.

Mekari Expense juga terhubung dengan Mekari Talenta untuk memudahkan proses pengajuan reimbursement, budget allocation dan procurement yang berjalan dalam satu sistem yang terpusat. 

Pelajari bagaimana Mekari Expense dapat mencegah munculnya silo data dan membantu Anda mempercepat pengambilan keputusan berbasis data yang akurat dan terukur!

Referensi: 

Cherry Bekaert. ”The Hidden Cost of Data Silos & The Value of CRM-ERP Integration”