Team Expense Management: Solusi Kelola Pengeluaran Lintas Tim

Ketika suatu perusahaan terdiri dari banyak divisi, penggunaan catatan manual atau spreadsheet tidak efektif. Untuk memudahkan proses pencatatan, tim finance memerlukan sistem untuk mempermudah kontrol, visibilitas dan kepatuhan dalam kebijakan perusahaan. 

Sebagai solusinya, team expense management hadir untuk membantu perusahaan dalam mengelola pengeluaran tim dengan cara yang lebih efisien, terstruktur dan transparan.

Memahami apa itu team expense management

Team expense management merupakan solusi untuk mengontrol pengeluaran lintas tim di setiap perusahaan secara lebih efisien dan praktis. Software ini memudahkan perusahaan mencatat semua jenis pengeluaran dari berbagai sumber, baik melalui kartu korporat maupun bukti struk pembayaran. 

Sistem ini secara otomatis dapat mengkategorikan dan mencocokkan transaksi ke dalam laporan, menjalankan alur persetujuan sesuai kebijakan internal perusahaan, serta memungkinkan pelacakan pengeluaran secara real-time melalui satu platform terpadu. Dengan demikian, perusahaan dapat mengelola keuangan dengan lebih rapi, transparan, dan terkontrol.

Software ini tidak hanya mencatat pengeluaran, tetapi juga mengontrol anggaran secara menyeluruh melalui fitur limitasi dan alur approval tiap tim agar penggunaan anggaran tetap sesuai dengan kebijakan operasional.

Dengan team expense management software, proses yang sebelumnya manual dapat beralih ke sistem digital yang terintegrasi. Setiap transaksi melalui kartu bisnis atau pembayaran digital lainnya akan otomatis tercatat dalam sistem sehingga memudahkan antar tim untuk melacak status transaksi.

Baca Juga: Per Diem: Mengenal Per Diem Allowance dan Cara Pengelolaannya

Kegunaan team expense management software dalam bisnis

Team expense management software memiliki banyak kegunaan bagi perusahaan yang ingin mengelola pengeluaran tim secara terpusat dan efisien. 

• Analisis dan evaluasi: Data pengeluaran yang tercatat dan tersusun rapi membantu perusahaan untuk mengidentifikasi pemborosan pengeluaran pada tiap tim dan menyusun strategi yang lebih efisien di masa depan.
• Hemat waktu: Team expense management software secara otomatis dapat menyimpan data dari struk, kartu bisnis korporat dan sumber lainnya sehingga memudahkan karyawan dalam proses pelaporan secara otomatis tanpa harus menginput manual.
• Visibilitas real-time: Dengan team expense management, setiap tim dapat melihat dan ikut memantau pengeluaran tanpa perlu menunggu laporan bulanan. Informasi ini memudahkan setiap tim untuk memahami prioritas anggaran sesuai dengan kebutuhan bisnis.
• Pengeluaran terpusat: Dengan software ini, seluruh pengeluaran dari berbagai tim dapat dilihat dalam satu platform terpusat.  Memudahkan perusahaan memantau aktivitas keuangan tanpa harus menggabungkan data transaksi dari berbagai sumber.
• Transparansi: Dengan team expense management software, semua pengeluaran tercatat jelas, siapa yang mengeluarkan, dari tim mana, dan untuk kebutuhan apa. Hal ini dapat meminimalisir adanya risiko penyalahgunaan anggaran.

Baca Juga: Rekomendasi 10 Spend Analysis Platform & Software Terbaik

Rekomendasi team expense management software untuk bisnis

Untuk memudahkan proses pengelolaan anggaran lintas tim, berikut rekomendasi team expense management untuk bisnis!

1. Mekari Expense

Mekari Expense merupakan solusi team expense management software untuk mempermudah antar tim melakukan transaksi untuk kebutuhan pekerjaan dalam bisnis. Dengan sistem yang terintegrasi, setiap tim dapat mengajukan, membayar dan melaporkan transaksi sehingga alur administrasi dapat berjalan cepat dan efisien.

Fitur Mekari Expense: 

• Travel & Expense: Mengelola seluruh pengeluaran perjalanan dinas karyawan dengan sistem otomatis dan terintegrasi mulai dari pengajuan cash advance, kontrol anggaran perjalanan dinas, hingga proses reimbursement digital.
• Account Payable: Memungkinkan setiap karyawan mengelola invoice dan pembayaran vendor secara otomatis dan terjadwal, serta mempercepat proses pencatatan data.
• Procurement: Menyederhanakan proses pengadaan bisnis secara digital mulai dari purchase request, purchase order hingga purchase invoice dengan alur yang mudah dan terkontrol.
• Spend Control: Memberikan fleksibilitas pada karyawan dalam bertransaksi melalui virtual dan physical corporate card dengan limit yang sudah diatur per proyek, divisi atau kebutuhan bisnis. 

2. Jeeves

Jeeves merupakan solusi team expense management yang membantu mengelola pengeluaran untuk bisnis di wilayah Eropa dan sekitarnya. Setiap tim dapat bertransaksi secara mandiri, sementara perusahaan memiliki visibilitas penuh terhadap seluruh aktivitas pengeluaran dalam satu sistem.

3. Rydoo

Rydoo membantu tim mengelola pengeluaran lebih praktis dengan fitur seperti pemindaian struk digital, pencatatan data secara otomatis. Dengan dukungan multi-currency, Rydoo cocok untuk tim yang tersebar di beberapa wilayah berbeda.

4. Workday

Dengan integrasi ke sistem HR dan keuangan lainnya, software ini memudahkan antar tim untuk melakukan pelaporan pengeluaran secara otomatis, pemindaian struk via perangkat, dan integrasi data dalam sistem.

5. Airwallex

Dikenal sebagai platform pembayaran global, Airwallex menyediakan solusi yang dapat mengelola pengeluaran tim dan pembayaran internasional dengan dukungan multi-currency dan integrasi dengan ERP eksternal, sehingga cocok untuk perusahaan global atau export-oriented.

6. Webexpenses

Webexpenses adalah platform expense dan travel management yang membantu tim dalam melacak pengeluaran anggotanya, melihat alur persetujuan otomatis, dan laporan real-time. Dengan software ini, tim dapat fokus menjalankan aktivitas bisnis, tanpa harus memikirkan pencatatan secara manual.

7. Brex

Bagi tim yang membutuhkan kecepatan dan kontrol penuh terkait pengeluaran kebutuhan bisnis, Brex menyediakan sistem yang memungkinkan pengeluaran langsung tercatat dan dikategorikan otomatis. Software ini memudahkan setiap tim untuk mendapatkan laporan lebih mudah melalui sistem yang terpadu.

8. Sage

Sage memungkinkan kemudahan kelola pengeluaran dengan kolaborasi antar tim melalui pendekatan yang sederhana dan terstruktur. Setiap tim dapat melaporkan pengeluaran dengan cara yang konsisten, sehingga proses evaluasi dan pelacakan biaya menjadi lebih mudah.

9. Ramp

Ramp membantu setiap tim untuk dapat melakukan transaksi dengan mudah tanpa terasa dibatasi. Dengan kontrol anggaran otomatis, setiap tim dapat bebas bertransaksi sesuai kebutuhan, sementara perusahaan dapat memantau pengeluaran real-time dari sistem.

10. Spendesk

Spendesk dirancang untuk tim yang membutuhkan keseimbangan antara fleksibilitas dan kontrol. Setiap tim dapat menggunakan kartu bisnis dan mengajukan pengeluaran dengan mudah, praktis, transparan, dan terkoordinasi antar divisi.

Baca Juga: Solusi Cerdas Atur Keuangan dengan Expense Management Tools

Solusi team expense management software terbaik di Indonesia

Team expense management membantu perusahaan mengelola anggaran lintas tim lebih terkontrol, transparan dan terstruktur. Dengan pendekatan yang terpusat namun tetap fleksibel, perusahaan tetap dapat memastikan semua pengeluaran tercatat dalam sistem.

Mekari Expense merupakan solusi team expense management di Indonesia untuk mengelola anggaran pengeluaran antar tim sesuai dengan kebijakan perusahaan. Dengan software ini, setiap tim dalam perusahaan untuk dapat bertransaksi dengan mudah, cepat dan efisien. 

Keunggulan Mekari Expense:

• Reimbursement: Mempercepat proses pengajuan dengan teknologi OCR dan pencairan biaya karyawan secara otomatis.
• Perjalanan bisnis: Mengelola anggaran perjalanan dinas dan memastikan setiap tim dapat bertransaksi sesuai dengan kebijakan anggaran.
• Mekari Limitless Card: Buat kartu perusahaan virtual dan fisik dengan limit yang bisa diatur per proyek, vendor, atau kebutuhan divisi.
• Procurement:  Menstandarkan proses pengadaan bisnis antar tim sesuai prosedur dan anggaran serta memastikan setiap permintaan pembelian terdokumentasi untuk memudahkan pelacakan status.

Konsultasikan kebutuhan pengelolaan pengeluaran bisnis Anda dan temukan bagaimana Mekari Expense dapat membantu antar tim bekerja lebih cepat dan efisien!