Rekomendasi 5 Enterprise Spend Management Terbaik

Enterprise spend management adalah satu sistem yang mengelola seluruh pengeluaran, mulai dari procurement, biaya karyawan, hingga langganan SaaS. 

Perusahaan bisa mendapatkan visibilitas secara keseluruhan, sehingga dapat menghindari pengeluaran yang tidak perlu dan membuat keputusan finansial yang lebih tepat. 

Artikel ini akan menjelaskan bagaimana ESM bekerja, manfaat yang ditawarkan, serta rekomendasi software terbaik yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, khususnya di Indonesia.

Apa itu Enterprise Spend Management?

Enterprise Spend Management (ESM) adalah metode untuk mengelola seluruh pengeluaran perusahaan, mulai dari pengadaan barang dan jasa, kontrak, penggunaan software (seperti SaaS), biaya karyawan, pembayaran pemasok, hingga pengeluaran kecil yang sering tidak terpantau (tail spend).

Tujuan utama ESM adalah memberi visibilitas dan kontrol penuh atas semua pengeluaran lintas divisi agar perusahaan dapat:

• Menemukan peluang penghematan yang selama ini tersembuny
• Mengurangi pemborosan, termasuk dari transaksi kecil yang sering terjadi
• Memastikan pengeluaran sesuai kebijakan dan aturan yang berlaku
• Membantu pengambilan keputusan keuangan yang lebih akurat

Perbedaan dengan expense management:

• Expense management fokus pada pengeluaran individu, seperti biaya perjalanan atau makan karyawan.
• Enterprise spend management mencakup seluruh pengeluaran perusahaan dan membantu mengelola anggaran secara menyeluruh.

Baca Juga: Panduan Spend Management System: Strategi, KPI, Rekomendasi

Mengapa enterprise spend management penting untuk bisnis

Enterprise spend management (ESM) membantu bisnis mengelola pengeluaran secara lebih terstruktur dan efisien. Beberapa manfaat utamanya antara lain:

• Memberikan visibilitas penuh terhadap seluruh pengeluaran perusahaan, termasuk biaya karyawan, vendor, dan langganan software
• Mempermudah identifikasi potensi pemborosan dan peluang penghematan lewat konsolidasi vendor dan strategi pengadaan yang lebih baik
• Memastikan semua pengeluaran sesuai kebijakan internal dan regulasi yang berlaku, sehingga meminimalkan risiko pelanggaran
• Menyederhanakan proses approval dan procurement, sehingga pengeluaran bisa dikelola lebih cepat dan transparan
• Menyediakan data real-time yang membantu manajemen membuat keputusan keuangan yang lebih tepat dan berbasis bukti
• Meningkatkan hubungan dengan vendor melalui pengelolaan kontrak dan pembayaran yang lebih tertata
• Membantu mengendalikan pengeluaran karyawan agar tetap sesuai tujuan dan anggaran perusahaan
• Mendukung pertumbuhan bisnis dengan menjaga stabilitas keuangan dan mengalokasikan dana secara lebih strategis

Baca Juga: Strategic Spend Management: Tahapan dan Proses Aplikatif

Komponen & modul dalam enterprise spend management

Enterprise spend management mencakup berbagai modul yang saling terhubung untuk membantu perusahaan mengontrol seluruh pengeluaran dengan lebih efisien dan transparan. Berikut ringkasan fungsinya:

Travel & expense management

• Expense management: Melacak dan mengontrol pengeluaran yang diajukan karyawan, seperti reimburse, petty cash, atau anggaran iklan, agar sesuai kebijakan dan anggaran.
• Budget planning & forecasting: Menyusun proyeksi biaya yang selaras dengan target bisnis, sehingga pengeluaran lebih terarah dan tidak melampaui batas.
• Business trip: Mengatur seluruh proses perjalanan dinas, mulai dari pengajuan, approval, hingga pelaporan, secara otomatis dan terdokumentasi.

Procurement

• Procurement & sourcing: Memastikan proses pengadaan barang dan jasa berjalan efisien, mulai dari pemilihan supplier, negosiasi, hingga kepatuhan kontrak.
• Purchase request: Memudahkan pengajuan kebutuhan pembelian agar setiap permintaan bisa ditinjau dan disetujui sebelum diproses.
• Purchase order: Mengelola pembuatan dan persetujuan PO untuk menjamin pembelian dilakukan secara resmi dan tercatat.
• Supplier/vendor management: Menilai performa dan hubungan dengan vendor agar kualitas, biaya, dan waktu pengiriman tetap optimal.

Account payable

• Invoice & payment processing: Mengelola proses verifikasi invoice hingga pembayaran ke vendor agar tidak ada keterlambatan atau duplikasi.
• International remittance: Mendukung pembayaran lintas negara dengan akurasi dan kepatuhan yang terjaga.
• OCR (optical character recognition): Mempercepat input data invoice secara otomatis dari dokumen fisik atau digital.

Spend control

• Spend analysis: Mengklasifikasi dan menganalisis data pengeluaran untuk menemukan pola dan peluang efisiensi.
• Reporting & analytics: Menyediakan insight berbasis data tentang pengeluaran yang bisa digunakan untuk mengambil keputusan keuangan secara lebih strategis.

Fitur pendukung lainnya

• Corporate card & virtual corporate card: Memudahkan transaksi digital yang tetap bisa diawasi secara real-time dan terhubung ke sistem pengeluaran.
• Budgeting: Menentukan dan mengontrol alokasi anggaran per divisi atau proyek secara transparan.
• Workflow approval: Menjamin seluruh proses pengeluaran melalui alur persetujuan yang jelas, cepat, dan sesuai wewenang.

Dengan integrasi antar modul ini, perusahaan bisa mengatur dan mengawasi setiap rupiah yang dikeluarkan, tanpa kehilangan jejak, tanpa pemborosan.

Rekomendasi enterprise spend management

Berikut adalah beberapa pilihan enterprise spend management software terbaik yang bisa Anda pilih sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

1. Mekari Expense

Mekari Expense adalah satu‑satunya spend management software lokal di Indonesia yang memusatkan seluruh pengeluaran bisnis dalam satu platform terintegrasi. Platform ini menyatukan aktivitas pengeluaran, mulai dari reimbursement, pembelian, hingga alokasi anggaran, agar tercatat, terkontrol, dan mudah dianalisis.

Terintegrasi penuh dengan Mekari Jurnal (software akuntansi) dan Mekari Talenta (software SDM), solusi ini mendukung pengambilan keputusan finansial yang cepat dan tepat.

Fitur utama:

• T&E (travel & expense): Mengelola pengeluaran karyawan saat perjalanan dinas dan aktivitas operasional, termasuk reimbursement berbasis bukti digital, cash advance sesuai kebijakan, serta perencanaan dan pelacakan biaya perjalanan dinas
• Account payable: Otomatisasi pencatatan dan kontrol tagihan vendor, seperti input & pelunasan purchase invoice serta monitoring saldo anggaran real‑time.
• Sourcing management: Manajemen data vendor termasuk validasi legalitas dan pemantauan performa secara terpusat.
• Spend control: Pengendalian transaksi agar sesuai anggaran dan kebijakan melalui fitur seperti virtual corporate card, custom policy, multi‑level approval, dan pengelolaan anggaran berbasis akun/unit bisnis.

Keunggulan:

• Memberi prediktabilitas pengeluaran dengan laporan terkini dan kurs yang diperbarui otomatis
• Membantu menekan pengeluaran berlebih melalui kontrol saldo dan kebijakan penggunaan kartu
• Mengurangi risiko penyalahgunaan dengan persetujuan bertingkat yang terstruktur
• Mempercepat alokasi anggaran secara akurat melalui sistem multi-akun
• Dibangun khusus untuk bisnis Indonesia, lengkap dengan dukungan Rupiah, pajak lokal, dan alur kerja dalam negeri

Baca Juga: 8 Spend Management Software Terbaik untuk Perusahaan Indonesia

2. Coupa

Coupa adalah platform enterprise spend management yang membantu perusahaan mengendalikan seluruh pengeluaran bisnis, dari pembelian, pembayaran, hingga analisis biaya, dalam satu sistem terintegrasi. 

Fitur utama:

• Mengotomatisasi seluruh proses pengadaan barang dan jasa, serta memungkinkan kolaborasi yang lebih baik dengan pemasok
• Mencatat dan mengelola pengeluaran sesuai kebijakan internal, sehingga lebih mudah dikontrol dan diaudit
• Menyederhanakan proses invoice dan pembayaran vendor dengan alur otomatis
• Memberikan insight pengeluaran secara real-time agar perusahaan dapat mengenali pola dan peluang efisiensi
• Mengelola hubungan dengan vendor dan siklus kontrak dalam satu sistem yang saling terhubung

3. Spendesk

Spendesk menawarkan solusi pengelolaan pengeluaran yang ringkas dengan pendekatan all-in-one, mencakup pengajuan anggaran, pelacakan transaksi, hingga pembayaran. 

Fitur utama:

• Memungkinkan penggunaan kartu perusahaan digital maupun fisik dengan batasan yang dapat disesuaikan untuk tiap tim
• Mempercepat proses pengelolaan invoice dari penerimaan hingga pembayaran dengan sistem persetujuan otomatis
• Memudahkan pengaturan anggaran dan alur approval berdasarkan kebijakan perusahaan
• Menyediakan pelacakan pengeluaran secara real-time yang terhubung langsung ke dashboard laporan
• Membantu menjaga disiplin anggaran dengan kontrol atas langganan digital dan pengeluaran rutin

Baca Juga: 8 Alternatif Spendesk untuk Spend Management Perusahaan

4. Airbase

Airbase menyatukan pengelolaan pengeluaran dalam satu sistem otomatis, termasuk pengadaan, pelaporan, pembayaran, dan penggunaan kartu korporat. 

Fitur utama:

• Mengotomatiskan seluruh alur pengajuan pembelian dan pembayaran, dilengkapi dengan teknologi OCR dan sistem persetujuan berbasis aturan
• Memberikan keleluasaan dalam mengatur penggunaan kartu perusahaan dengan batas transaksi dan kontrol vendor
• Menyediakan data dan tren pengeluaran secara real-time untuk pengambilan keputusan yang lebih cepat
• Terintegrasi dengan sistem akuntansi sehingga proses pencatatan berjalan otomatis
• Menyertakan fitur keamanan dan deteksi transaksi tidak wajar untuk mengurangi risiko penyalahgunaan

5. GEP Smart

GEP Smart adalah platform cloud-native yang mengintegrasikan semua fungsi utama pengelolaan pengeluaran, mulai dari analisis dan sourcing hingga proses pembelian dan pembayaran. 

Fitur utama:

• Memberikan visibilitas menyeluruh terhadap data pengeluaran dan pelacakan target efisiensi biaya
• Memfasilitasi proses evaluasi vendor, negosiasi, dan pembuatan kontrak secara otomatis
• Memantau kinerja vendor dalam hal kualitas, harga, dan ketepatan waktu pengiriman
• Menyederhanakan proses pengadaan hingga pembayaran secara end-to-end
• Mendukung pengelolaan kategori pengeluaran dan strategi sourcing untuk efisiensi jangka panjang

Enterprise spend management untuk perusahaan Indonesia

Dengan semakin kompleksnya kebutuhan operasional, mulai dari procurement, pembayaran vendor, hingga pelaporan keuangan, perusahaan membutuhkan solusi yang tidak hanya terintegrasi, tetapi juga sesuai dengan konteks lokal.

Dari berbagai pilihan yang ada, Mekari Expense menjadi solusi enterprise spend management yang paling relevan untuk perusahaan di Indonesia. 

Mekari memahami kebutuhan bisnis dalam negeri, mulai dari alur pengadaan, proses approval, hingga pelaporan keuangan yang sesuai dengan regulasi pajak dan kepatuhan di Indonesia.

Mekari Expense juga mendukung proses yang lebih cepat dan efisien melalui sistem otomatis, integrasi dengan software akuntansi dan SDM, serta fitur-fitur yang disesuaikan dengan struktur organisasi lokal.

Yuk, kelola pengeluaran bisnis Anda dengan Mekari Expense!