10 Rekomendasi Audit Trail Software Terbaik untuk Bisnis

Pelacakan dan pencatatan transaksi secara manual rentan terhadap kesalahan, seperti salah input angka, perhitungan yang keliru, atau perubahan data yang tidak terdokumentasi. Kondisi ini berisiko menurunkan akurasi laporan dan menyulitkan tim finance dalam proses audit.

Audit trail software hadir sebagai solusi digital untuk mencatat setiap aktivitas transaksi secara kronologis, transparan dan akurat. Dengan proses otomatisasi, tim finance dapat mengurangi pekerjaan manual dan meningkatkan akurasi data. 

Hal ini sejalan dengan hasil survey KPMG (2016) terhadap 400 responden, bahwa teknologi berperan besar dalam membuat proses audit lebih efisien di masa depan, termasuk pencatatan audit trail yang otomatis, terstruktur dan dapat diverifikasi. 

Baca Juga: Cara Audit & Reporting Sistem Manajemen Keselamatan Migas

Memahami apa itu audit trail software

Audit trail software merupakan perangkat lunak yang dirancang untuk merekam seluruh aktivitas transaksi keuangan secara sistematis dan dapat diverifikasi secara digital melalui sistem. Proses pencatatan yang terotomatisasi ini mempermudah proses audit karena seluruh jejak transaksi tersimpan rapi dan terstruktur. 

Bagi tim finance, audit trail software berfungsi sebagai alat bukti yang dapat memastikan data keuangan tidak dimanipulasi dan dikelola sesuai kebijakan perusahaan. Melalui sistem ini, keputusan finansial ditetapkan berdasarkan data yang jelas, bukan sekadar asumsi. 

Untuk mendukung proses audit yang optimal, audit trail software umumnya memiliki beberapa komponen utama yang saling terintegrasi dalam sistem, diantaranya:

• User identity: Mencatat siapa saja yang telah melakukan tindakan di setiap level karyawan, manager, atau tim finance untuk menjaga akuntabilitas.
• Timestamp: Mencatat waktu setiap aktivitas secara akurat untuk memastikan kronologi kejadian dapat diverifikasi.
• Activity description: Mencatat semua jenis aktivitas sistem, mulai dari login, perubahan data, pengajuan klaim, persetujuan, hingga penghapusan data.
• Affected data: Melakukan pelacakan terkait perubahan data penting seperti invoice, klaim expense, purchase order, hingga pengaturan limit kartu perusahaan. 

Ditengah kebutuhan bisnis yang berbeda, audit trail software umumnya digunakan dalam tiga jenis audit, yang dapat disesuaikan berdasarkan skala, industri, dan kompleksitas operasional perusahaan.

• Audit eksternal: Audit yang dilakukan oleh firma akuntan publik untuk memberikan gambaran yang kredibel mengenai kondisi keuangan perusahaan.
• Audit pajak: Audit yang bertujuan untuk memastikan kesesuaian antara dokumen keuangan dan pelaporan pajak perusahaan. 
• Audit internal: Mencakup audit kepatuhan dan keuangan yang dilakukan tim internal perusahaan untuk memastikan seluruh proses operasional berjalan sesuai standar yang ditetapkan. 

Baca Juga: Rekomendasi 10 Spend Analysis Platform & Software Terbaik

Kegunaan audit trail software dalam bisnis

Audit trail software bukan hanya sekadar alat pencatatan transaksi, melainkan pondasi bagi keamanan dan efisiensi operasional bisnis. Berikut beberapa alasan setiap bisnis wajib menggunakan audit trail software:

• Pelacakan real-time: Setiap perubahan data tercatat otomatis dalam sistem sehingga aktivitas mencurigakan hingga potensi fraud dapat terdeteksi sejak awal sebelum menimbulkan kerugian besar.
• Kontrol akses data: Dengan software audit trail, perusahaan dapat mengatur dan membatasi akses informasi sensitif berdasarkan pencatatan seluruh aktivitas login yang dilakukan setiap level karyawan. 
• Keamanan dan akurasi data terjaga: Seluruh perubahan terdokumentasi secara jelas sehingga tim keuangan dapat memastikan bahwa data yang digunakan akurat, valid dan tidak dimanipulasi. 
• Analisis laporan keuangan: selain mencatat transaksi, audit trail software dapat memberikan hasil analisis keuangan yang terstruktur, memudahkan perusahaan mengambil keputusan lebih cepat berdasarkan data.
• Mendukung kepatuhan regulasi: Membantu perusahaan memenuhi standar kepatuhan seperti SOX. HIPAA, atau regulasi keuangan lainnya. Catatan digital yang tersimpan rapi dapat menjadi bukti bahwa perusahaan telah menerapkan standar sesuai ketentuan hukum. 

Baca Juga: Audit Laporan Keuangan: Pengertian, Manfaat, dan Tahapan

Rekomendasi audit trail software untuk bisnis

Untuk mempermudah tim finance dalam melakukan proses audit, berikut rekomendasi software yang memiliki kapabilitas audit trail yang mendukung kesiapan audit dalam bisnis.

1. Mekari Expense

Mekari Expense merupakan spend management software yang mendukung proses audit, terutama dalam pengelolaan pengeluaran bisnis. Melalui approval workflow berlapis, custom policy dan pelacakan transaksi real-time. Mekari Expense membantu perusahaan menciptakan jejak audit yang jelas dan terstruktur. 

Custom policy dalam Mekari Expense memungkinkan perusahaan untuk dapat membuat, mengelola dan mengkonfigurasi berbagai kebijakan terkait klaim maupun perjalanan dinas sekaligus menentukan alur persetujuan (approval workflow) terkait aturan kebijakan. 

Melalui fitur ini, setiap pengajuan klaim akan divalidasi otomatis oleh sistem, sementara karyawan dapat memantau status klaim secara real-time dan mendapatkan notifikasi apabila ditemukan pelanggaran kebijakan selama proses pengajuan klaim.

Keunggulan proses audit dengan Mekari Expense:

• Proses lebih cepat: Proses reimbursement dan disbursement dapat berjalan lebih efisien karena aturan dan limit sudah ditetapkan sejak awal. 
• Budget akurat: Atur anggaran per kategori untuk membantu memastikan cash flow terkendali dan digunakan sesuai rencana.
• Transparansi penuh: Semua jenis pengeluaran tercatat secara otomatis sesuai anggaran yang ditetapkan untuk menjaga cash flow tetap terkendali. 
• Laporan siap audit: Setiap transaksi tercatat jelas dengan adanya riwayat persetujuan, memudahkan proses audit dan mengurangi risiko fraud.
• Kontrol antar cabang: Atur kebijakan sesuai tim, jabaran atau lokasi dalam satu dashboard. 
• Pencegahan fraud: Sistem secara otomatis dapat menolak klaim yang melanggar kebijakan, sehingga risiko fraud dapat berkurang. 

2. Form

Form merupakan software audit trail untuk membantu tim operasional menyimpan catatan aktivitas perubahan data secara terstruktur. Dengan pendekatan berbasis workflow digital, Form memastikan setiap perubahan dan aktivitas terdokumentasi dengan jelas dalam sistem. 

Keunggulan Form:

• Kontrol akses berdasarkan jabatan.
• Validasi bukti audit dengan fitur image recognition.
• Proses audit yang transparan.
• Dapat diakses melalui web dan aplikasi.

3. Tipalti 

Tipalti menghadirkan otomatisasi manajemen keuangan yang dilengkapi dengan audit trail report. Software ini dirancang untuk mencegah aktivitas yang tidak sah dan meningkatkan kontrol internal, dan menyederhanakan proses pembayaran yang kompleks. 

Keunggulan Tipalti:

• Otomatisasi pembayaran.
• Visibilitas pembayaran real-time.
• Data vendor terdokumentasi dalam satu sistem.
• Compliance yang ketat terhadap pelanggaran.

4. Isolocity

Isolocity mengotomatiskan tugas secara berulang sekaligus menjaga integritas audit trail di seluruh proses operasional. Software ini cocok bagi perusahaan yang membutuhkan pencatatan aktivitas operasional dan perubahan data dalam satu sistem yang terintegrasi. 

Keunggulan Isolocity:

• Kemudahan kontrol dokumen secara digital.
• Alur persetujuan otomatis.
• Dapat diakses melalui web dan aplikasi.
• Manajemen risiko yang sistematis.

5. SafetyCulture 

SafetyCulture menyediakan log aktivitas yang komprehensif sehingga tim operasional dapat meninjau riwayat perubahan dengan mudah. Software ini dukung dua hal penting dalam proses audit seperti transparansi dan akuntabilitas.

Keunggulan SafetyCulture:

• Audit lebih terstruktur dengan fitur checklist digital.
• Data terdokumentasi dalam cloud.
• Kemudahan proses pelacakan data.
• Terintegrasi dengan sistem akuntansi.

6. Qualio 

Berbasis web, Qualio memudahkan perusahaan melacak aktivitas dan mengelola dokumen dalam satu sistem terintegrasi. Setiap perubahan tercatat otomatis, sehingga proses audit menjadi lebih terstruktur dan siap diverifikasi.

Keunggulan Qualio:

• Compliance yang ketat.
• Proses audit melalui aplikasi.
• Aktivitas terdokumentasi dalam sistem.
• Kemudahan modifikasi kebijakan. 

7. Cura

Bagi perusahaan baru yang ingin membangun sistem audit internal, Cura menyediakan fitur audit trail yang konsisten dan mudah dipahami. Dilengkapi dengan laporan audit otomatis, membantu tim memahami temuan dan memproses audit lebih mudah.

Keunggulan Cura:

• Visibilitas aktivitas user.
• Laporan audit otomatis siap pakai.
• Kecepatan dalam merespons anomali.
• Mudah digunakan untuk pemula.

8. Splunk 

Splunk terkenal dengan fiturnya yang komprehensif untuk membantu perusahaan besar mengawasi proses audit. Fitur audit trail dalam software ini saling terintegrasi, memungkinkan perusahaan untuk melacak aktivitas secara detail dan mengambil keputusan berdasarkan insight real-time. 

Keunggulan Splunk:

• Pelacakan real-time.
• Customisasi dashboard.
• Kontrol akses berdasarkan jabatan.
• Kecepatan dalam merespon anomali.

9. Workiva 

Workiva merupakan software audit trail yang berfokus pada pemantauan data dan dokumentasi antar tim. Software ini membantu tim operasional bekerja lebih efisien tanpa harus mengelola banyak dokumen secara manual di banyak sistem terpisah.

Keunggulan Workiva:

• Laporan real-time.
• Halaman laporan compliance terpisah.
• Kemudahan dalam melacak task.
• Visibilitas aktivitas user

10. HubiFi

HubiFi cocok untuk perusahaan dengan volume transaksi tinggi dan membutuhkan audit otomatis. Software ini dirancang untuk mempercepat analisis data keuangan sekaligus memastikan kepatuhan sehingga perusahaan dapat mengambil keputusan lebih cepat berbasis data. 

Keunggulan HubFi:

• Kecepatan dalam merespon anomali.
• Kontrol akses berdasarkan jabatan.
• Insight keuangan otomatis.
• Melacak perubahan secara real-time.

Audit trail software terbaik untuk bisnis di Indonesia

Audit trail software merupakan pondasi untuk menjaga kepercayaan data, kepatuhan regulasi dan efisiensi operasional bisnis. Tanpa audit trail yang jelas, perusahaan akan kesulitan membuktikan pelaporan keuangan saat menghadapi audit internal maupun eksternal.

Sebagai spend management software terbaik untuk bisnis di Indonesia, Mekari Expense mendukung proses audit melalui berbagai keunggulan, seperti melalui fitur custom policy.

• Multi-policy: Membuat dan mengelola kebijakan yang berbeda untuk berbagai jenis klaim maupun perjalanan dinas sesuai kebutuhan perusahaan.
• Aturan fleksibel: Menetapkan aturan berdasarkan jenis klaim, kategori biaya, batas nominal, kelayakan pengguna (eligibility), dan persyaratan dokumen yang diperlukan.
• Validasi real-time: Sistem dapat melakukan pemeriksaan otomatis terhadap klaim dan perjalanan dinas sesuai dengan kebijakan perusahaan.
• Corporate card: Mengintegrasikan kebijakan pengeluaran dengan alur persetujuan multi-level dan virtual corporate card untuk kontrol transaksi lebih terstruktur.

Mitigasi risiko fraud sejak dini dan kelola pengeluaran lebih terstruktur dengan memiliki solusi audit trail software yang tepat. Kembangkan perusahaan dengan bangun sistem pengelolaan keuangan yang transparan dan patuh regulasi dengan Mekari Expense!

Referensi

Emerald Insight.”Artificial intelligence products reshape accounting: time to re-train”