Perbedaan Invoice dan Bill: Panduan Finance Memahami AR dan AP
Mekari Insight
- Sudut Pandang Transaksi: Invoice diterbitkan oleh penjual untuk menagih pembayaran, sedangkan bill dapat digunakan pembeli untuk mencatat tagihan vendor yang diterima.
- Pemisahan Modul Akuntansi: Invoice yang diterbitkan perusahaan umumnya masuk ke Accounts Receivable, sedangkan tagihan vendor yang diterima masuk ke Accounts Payable.
- Konteks Penggunaan: Invoice dan bill dapat merujuk pada dokumen yang sama. Perbedaannya terutama terlihat dari posisi perusahaan sebagai penjual atau pembeli.
- Bedakan dari Faktur Pajak: Faktur Pajak memiliki fungsi perpajakan dan mengikuti ketentuan administrasi PPN yang berlaku.
- Langkah Berikutnya: Untuk mengelola tagihan vendor dari input hingga pembayaran, Mekari Expense Purchase Invoice menyediakan alur invoice capture, review, approval, dan payment.
Seorang staf finance menerima berkas bertuliskan “INVOICE” dari vendor, lalu ragu saat sistem akuntansi memintanya memasukkan dokumen tersebut ke menu “Bills”.
Padahal dokumennya sama persis. Vendor menyebutnya invoice karena mereka yang menagih, sedangkan tim penerima mencatatnya sebagai bill karena harus membayar. Kebingungan seperti ini sering berulang hanya karena salah memahami sudut pandang transaksi.
Apakah Invoice dan Bill Sama?
Invoice dan bill dapat merujuk pada dokumen tagihan yang sama ketika dilihat dari sudut pandang yang berbeda. Vendor menerbitkan invoice untuk menagih pembayaran, sedangkan perusahaan penerima dapat mencatat tagihan tersebut sebagai bill dalam Accounts Payable.
Misalnya, vendor mengirim tagihan untuk jasa perawatan server. Bagi vendor, dokumen tersebut merupakan invoice karena menjadi dasar penagihan. Bagi perusahaan penerima, dokumen yang sama menjadi bill karena mencatat kewajiban yang perlu dibayar.
Istilahnya berbeda karena posisi perusahaan dalam transaksi berbeda. Penjual berfokus pada piutang yang akan diterima, sedangkan pembeli berfokus pada utang yang perlu diselesaikan.
Dalam percakapan sehari-hari, bill juga sering digunakan untuk menyebut tagihan seperti listrik, air, atau restoran. Karena itu, konteks penggunaan istilah perlu dilihat bersama posisi transaksi dan pencatatannya.
Tabel Pembanding Invoice vs Bill
| Aspek | Invoice | Bill |
|---|---|---|
| Sudut Pandang | Pihak yang menerbitkan tagihan | Pihak yang menerima dan mencatat tagihan |
| Posisi Akuntansi | Umumnya terkait Accounts Receivable | Umumnya terkait Accounts Payable |
| Fungsi | Menagih pembayaran atas barang atau jasa | Mencatat kewajiban yang harus dibayar |
| Syarat Pembayaran | Dapat mencantumkan jatuh tempo dan payment terms | Mengikuti ketentuan pembayaran pada tagihan vendor |
| Tingkat Kerincian | Dapat memuat item, kuantitas, harga, pajak, dan payment terms | Menggunakan informasi pada tagihan vendor untuk pencatatan |
| Contoh | Vendor menerbitkan invoice Rp15 juta | Finance mencatat invoice tersebut sebagai bill |
Penerapan AR dan AP dalam Sistem Akuntansi
Perbedaan invoice dan bill terlihat jelas dari posisi pencatatannya dalam Accounts Receivable dan Accounts Payable. Software akuntansi membagi aplikasinya menjadi dua modul utama:
- Accounts Receivable (AR): Menampung invoice yang Anda terbitkan untuk mencatat piutang dan uang masuk. Modul ini memantau siapa yang belum membayar dan batas keterlambatan klien.
- Accounts Payable (AP): Menampung bill yang Anda terima untuk mencatat kewajiban utang dan uang keluar. Fokusnya memantau tagihan jatuh tempo pekan ini dan kelengkapan persetujuan vendor.
Salah mencatat transaksi ke modul yang keliru dapat membuat saldo piutang atau utang tidak sesuai dengan transaksi yang sebenarnya.
Penggunaan Istilah di Indonesia dan Bedanya dengan Faktur Pajak
Bahasa Indonesia kerap menerjemahkan invoice dan bill dengan kata yang sama, yaitu “faktur” atau “tagihan”. Tim finance di Indonesia akhirnya memakai istilah praktis: “invoice keluar” untuk tagihan yang diterbitkan, serta “invoice masuk” atau “tagihan vendor” untuk urusan AP.
Hal yang harus dipisahkan secara tegas adalah Faktur Pajak. Faktur Pajak bukan padanan dari invoice maupun bill. Faktur Pajak merupakan dokumen perpajakan yang digunakan PKP untuk memungut dan melaporkan PPN sesuai ketentuan perpajakan yang berlaku.
Bagaimana Finance Mengelola Bill Vendor?
Tim finance biasanya jarang mengalami kendala saat mengelola invoice keluar karena formatnya seragam dan keluar dari satu pintu sistem. Masalah utama justru muncul dari bill vendor yang datang acak-acakan via PDF, foto lembaran, atau chat WhatsApp.
Beberapa masalah yang juga sering terjadi di lapangan antara lain tanggal jatuh tempo yang terlewat, persetujuan email yang terselip, hingga salah ketik saat input data manual ke spreadsheet.
Penggunaan Mekari Expense hadir sebagai solusi:
- Ekstraksi Data Otomatis: Pemindaian dokumen dengan teknologi OCR membantu membaca nomor dokumen, nominal, dan tanggal jatuh tempo tanpa perlu diketik ulang.
- Kalkulasi Pajak Presisi: Perhitungan PPN dan PPh berjalan otomatis sesuai ketentuan perpajakan Indonesia, meminimalkan selisih saat proses rekonsiliasi.
- Persetujuan Invoice: Invoice dapat diteruskan ke pihak yang berwenang untuk ditinjau dan disetujui sebelum pembayaran diproses.
- Audit Trail Terpusat: Riwayat aktivitas dan perubahan transaksi dapat ditelusuri untuk membantu Finance saat melakukan review.
