Expense Fraud Naik 14% Tiap Tahun, Ketahui Cara Mitigasinya

Dalam konteks pengeluaran fiktif, perusahaan cukup rentan untuk mengalami expense fraud. Hal ini terjadi ketika karyawan dengan sengaja mengajukan klaim fiktif, melebihkan nominal hingga klaim yang tidak sesuai dengan kebijakan perusahaan. 

Praktik ini merupakan salah satu bentuk occupational fraud yang umum terjadi dalam perusahaan. Oleh karena itu, tanpa sistem dan transparansi, expense fraud dapat menyebabkan perusahaan mengalami kebocoran anggaran yang terus berulang. 

Apa itu expense fraud?

Expense fraud merupakan tindakan yang terjadi ketika karyawan dengan sengaja mengajukan klaim fiktif, mark-up biaya, hingga penyalahgunaan kartu perusahaan yang melanggar kebijakan. 

Menurut Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), expense fraud didefinisikan sebagai “skema di mana seorang karyawan mengajukan klaim fiktif yang dilebihkan” artinya, expense fraud merupakan tindakan yang disengaja untuk memalsukan klaim di luar kebijakan untuk keuntungan pribadi. 

Expense fraud terjadi karena beberapa faktor, di antaranya yaitu:

1. Tekanan finansial

Dilansir dari lama Fyle, diketahui bahwa penyebab karyawan melakukan kecurangan karena meningkatnya tingkat utang dan tekanan finansial pada tahun 2024. Salah satu tujuannya adalah untuk meringankan beban keuangan pribadi. 

2. Kurangnya pemahaman

Penyebab kedua terjadinya expense fraud, ketika karyawan tidak memahami kebijakan dan prosedur terkait klaim pengeluaran. Hal ini mengakibatkan mereka tanpa sadar melakukan kesalahan dengan mengajukan klaim yang tidak sesuai kebijakan. 

3. Tekanan

Stres dan tertekan dalam memenuhi target di tempat kerja, menjadi faktor penyebab karyawan memalsukan pengeluaran, mereka membuat seolah-olah pengeluaran ini benar-benar terjadi. 

4. Apatis dan tidak peduli

Karyawan yang tidak merasa terikat pada perusahaan cenderung bersikap apatis dan tidak peduli. Sebagai bentuk pemberontakan pasif, mereka kerap terlibat dalam expense fraud.

Expense fraud umum terjadi, baik pada perusahaan besar maupun kecil. Hal ini dibuktikan pada laporan ACFE (2024), diketahui bahwa sekitar 12% pada perusahaan besar (lebih 100 karyawan) dan 20% pada bisnis kecil (kurang dari 100 karyawan) sama-sama mengalami expense fraud.

Berdasarkan laporan dari ACFE, digambarkan bahwa sifat dan perilaku kecurangan ini sudah mengakar tanpa memandang skala perusahaan. Oleh karena itu, setiap perusahaan perlu aktif dalam mengubah pola pikir karyawan untuk mencegah penipuan lainnya. 

Baca Juga: Budget Blindness: Penyebab Over-Budget dan Arus Kas Tak Stabil

Contoh use case fraud expense dalam bisnis

Berikut beberapa praktik expense fraud yang umum terjadi sehari-hari dalam bisnis.

1. Penyalahgunaan kartu perusahaan

Penyalahgunaan kartu perusahaan merupakan jenis expense fraud yang umum terjadi dalam bisnis. 

Contohnya, ketika karyawan menggunakan kartu kredit perusahaan untuk melakukan pembelian pribadi dan mengklaimnya sebagai pengeluaran bisnis. 

2. Invoice palsu

Di era digital ini, memungkinkan karyawan untuk membuat invoice palsu. Mereka akan mengklaim penggantian biaya yang sebenarnya tidak ada atau tidak terjadi. 

Contohnya, seperti pemalsuan invoice transportasi, hotel atau lainnya terkait perjalanan bisnis. 

3. Pemalsuan data

Pemalsuan ini terjadi ketika karyawan diminta untuk memasukkan informasi palsu ke dalam laporan keuangan.

Contohnya, ketika karyawan mengklaim bahwa mereka telah menghadiri konferensi dan mengeluarkan biaya selama perjalanan bisnis yang sebenarnya tidak pernah terjadi. 

4. Kategori pengeluaran yang salah

Karyawan sering mengkategorikan pengeluaran pribadi sebagai pengeluaran bisnis untuk mendapatkan penggantian biaya. 

Contohnya, seperti klaim perawatan spa sebagai pengeluaran untuk meeting dengan klien, sehingga pada akhirnya perusahaan menanggung biaya pribadi tersebut.

5. Invoice ganda

Expense fraud ini terjadi ketika karyawan mengajukan invoice yang sama untuk mendapatkan penggantian biaya berulang, sehingga sering disebut juga sebagai fraud reimbursement.

Contohnya, ketika karyawan mengajukan invoice transportasi pada 2 bulan berturut-turun dan menganggap itu adalah invoice perjalanan yang berbeda. 

6. Penggunaan anggaran untuk keperluan pribadi

Hal ini terjadi ketika karyawan mengalihkan dana perusahaan untuk membayar tagihan pribadi dan mengklaimnya sebagai pengeluaran perusahaan.

Contohnya, ketika karyawan menggunakan dana perusahaan untuk membayar tagihan rumah tangga dan mengklaimnya sebagai pengeluaran bisnis. 

7. Pemalsuan jarak tempuh

Kasus ini umum terjadi pada saat perjalanan dinas menggunakan kendaraan pribadi. Mereka akan melebihkan jarak tempuh untuk mendapatkan penggantian biaya yang lebih banyak. 

Contohnya, ketika mereka menghadiri rapat yang sebenarnya berjarak 10 km, namun mereka mengklaim bahwa jarak tempuh untuk sampai ke tempat tujuan sejauh 30 km

8. Biaya makan melebihi batas

Biasanya perusahaan menetapkan kebijakan terkait penggantian biaya makan selama perjalanan dinas. Namun, beberapa karyawan sering mengajukan klaim melebihi batas yang ditentukan. 

Contohnya, ketika mereka mengklaim biaya makan malam sebesar Rp2.000.000 padahal perusahaan hanya menetapkan kebijakan biaya dengan batas Rp1.000.000, dengan alasan bertemu klien.

Dampak expense fraud dalam bisnis

Beberapa dampak expense fraud yang cukup merugikan perusahaan, di antaranya:

• Kerugian finansial perusahaan.
• Menurunnya kepercayaan antar tim.
• Mengganggu reputasi perusahaan.
• Merusak hubungan perusahaan dengan investor.
• Mempengaruhi pertumbuhan jangka panjang perusahaan. 
• Penurunan nilai saham.

Berdasarkan laporan dari Cifas, UK fraud prevention service, diketahui bahwa expense fraud meningkat sebesar 14% pada tahun 2024 dengan total 421.000 kasus. Dengan perkiraan perusahaan kehilangan profit sebesar 5% akibat penipuan setiap tahunnya. 

Cara mendeteksi munculnya expense fraud

Deteksi expense fraud sejak awal untuk mencegah pemborosan anggaran dan melindungi arus kas perusahaan. 

1. Gunakan sistem otomatis

Sistem otomatis dalam spend management software membantu perusahaan dalam memantau, melacak dan mendeteksi pengeluaran yang sering terlewat pada saat pemeriksaan manual. 

Teknologi ini dapat menandai aktivitas mencurigakan secara otomatis, seperti duplicate invoice, nominal klaim tidak wajar hingga klaim yang tidak sesuai dengan kebijakan perusahaan. 

2. Audit berkala

Lakukan audit secara berkala untuk mengontrol arus pengeluaran. Pemeriksaan acak atau spot check berkala membantu perusahaan mendeteksi pola transaksi tidak wajar sejak awal. 

Apabila sistem mendeteksi adanya potensi kecurangan, segera lakukan pengecekan manual terhadap transaksi tersebut. Identifikasi dan tinjau karyawan yang mengajukan klaim untuk mencari tahu pola kecurangan yang terjadi.

3. Dorong pelaporan dan pengawasan

Saluran pelaporan anonim yang disediakan perusahaan, memungkinkan karyawan untuk melaporkan adanya dugaan fraud tanpa takut terserang secara personal.

Saluran ini membantu tim manajemen mendeteksi potensi expense fraud sejak dini dan menciptakan efek jera sehingga karyawan dapat lebih berhati-hati dan menghindari perilaku kecurangan. 

Baca Juga: Cara Mencegah Fraud Corporate Card & Cara Membuat Policy

Cara mencegah terjadinya expense fraud

Perusahaan dapat melakukan mitigasi untuk mencegah terjadinya expense fraud dengan melakukan beberapa hal berikut. 

1. Kebijakan pengeluaran yang jelas

Perusahaan perlu menetapkan kebijakan pengeluaran yang jelas dan transparan. Beri informasi terkait pengeluaran yang diperbolehkan dan tidak dapat diklaim. Tetapkan limit transaksi dan konsekuensi apabila karyawan tetap mengajukan klaim melebihi batas. 

Evaluasi kebijakan setiap tahun untuk mengatasi pola atau perubahan dalam bisnis, dan pastikan karyawan mengetahui perubahan kebijakan tersebut.

2. Edukasi karyawan

Perusahaan perlu aktif dalam mengedukasi karyawan terkait kebijakan pengeluaran dan konsekuensinya apabila mereka melakukan pelanggaran. Selain itu, manajemen perlu memberikan contoh yang baik bagaimana cara mematuhi aturan dan kebijakan. 

Edukasi ini membantu mengubah pola pikir karyawan bahwa expense fraud bukan hanya merugikan perusahaan, namun juga rekan kerja dan diri sendiri.

3.  Rekonsiliasi rutin

Lakukan rekonsiliasi berkala antara laporan pengeluaran kartu perusahaan dengan bukti transaksi. Selanjutnya, lakukan evaluasi sistem setiap kuartal untuk memastikan tidak ada celah untuk karyawan melakukan kecurangan.

4. Gunakan spend management software

Teknologi modern seperti spend management software merupakan solusi untuk mencegah potensi expense fraud dengan mudah. Software ini mampu mendeteksi klaim yang melanggar kebijakan dan pola kecurangan secara otomatis. 

Dilengkapi dengan teknologi AI, sistem dapat mempelajari dan menandai anomali kecurangan secara real-time, memperkecil peluang terjadinya expense fraud.

Bagaimana Mekari Expense mencegah expense fraud dalam bisnis

Sebagai spend management software, Mekari Expense membantu perusahaan di Indonesia untuk mencegah terjadinya expense fraud dengan membangun sistem kontrol pengeluaran otomatis, akurat dan transparan. 

Perusahaan dapat mencegah expense fraud melalui modul spend control, dengan menggunakan beberapa fitur di dalamnya, yaitu:

• Mekari Limitless Card: Buat kartu perusahaan fisik dan virtual untuk kebutuhan bisnis dengan limit yang dapat diatur berdasarkan jabatan, tim atau proyek.
• Multi-level approval: Alur persetujuan dinamis sesuai nilai transaksi, unit bisnis, jabatan maupun kategori pengeluaran untuk mempercepat proses persetujuan.
• Custom policy: Buat kebijakan pengeluaran berdasarkan kategori biaya, limit sesuai cabang, hingga aturan perjalanan dinas untuk memudahkan proses klaim. 
• Budget allocation: Buat kategori pengeluaran berdasarkan kebutuhan dan kelola berbagai akun dalam satu dashboard terpusat. 

Berikut beberapa alasan perusahaan harus Mekari Expense untuk mencegah expense fraud dalam bisnis:

• Kartu virtual dan fisik yang dapat dibuat instant, lengkap dengan pengaturan limit dan kebijakan otomatis.
• Kebijakan aturan limit, kategori belanja dan perjalanan dinas secara sistematis.
• Menjaga kepatuhan melalui approval multi-level yang dinamis.
• Visibilitas anggaran yang terpusat dan transparan.
• Terintegrasi dengan ekosistem Mekari Jurnal dan Talenta untuk mempercepat rekonsiliasi dan pelaporan yang akurat.
• Sertifikasi ISO 27001 berstandar internasional, melindungi keamanan data finansial dan informasi karyawan. 

Kontrol pengeluaran dan cegah expense fraud sejak dini dengan sistem spend management terintegrasi seperti Mekari Expense!

Referensi 

Sage. “Expense Fraud: What It Is and How to Prevent It in Your Business”

Ramp. “What is expense fraud? How to detect and prevent it”