Contoh Purchase Order: Seperti Apa Bentuk PO yang Benar?

Purchase order (PO) digunakan perusahaan saat memesan barang atau jasa dari vendor. Dokumen ini mencatat detail pesanan agar pembeli dan vendor memiliki acuan yang sama selama transaksi berlangsung.

Melihat contoh purchase order dapat membantu Anda memahami bentuk dokumen sekaligus informasi yang perlu dicantumkan di dalamnya. Berikut dua contoh yang dapat digunakan sebagai referensi, mulai dari model PO organisasi internasional hingga ilustrasi untuk transaksi perusahaan.

Contoh Purchase Order

Purchase order dapat memiliki format yang berbeda sesuai kebutuhan perusahaan dan jenis transaksi. Struktur dasarnya tetap perlu memuat informasi yang cukup untuk menjelaskan siapa yang membeli, apa yang dipesan, berapa nilainya, dan bagaimana pesanan tersebut akan dipenuhi.

Contoh berikut menunjukkan dua pendekatan yang dapat digunakan sebagai referensi. Contoh pertama berasal dari dokumen resmi UNIDO, sedangkan contoh kedua merupakan ilustrasi purchase order untuk transaksi perusahaan.

1. Contoh Purchase Order dari UNIDO

United Nations Industrial Development Organization (UNIDO) memiliki model purchase order untuk kebutuhan pengadaan barang, jasa, dan pekerjaan. Format tersebut memberikan gambaran bagaimana sebuah PO dapat digunakan untuk mencatat detail transaksi secara lebih terstruktur.

Model tersebut mencantumkan informasi seperti nomor PO, tanggal, seller, consignee, tempat pengiriman, delivery terms, payment terms, serta detail barang atau jasa. Bagian transaksi juga memuat quantity, unit price, amount, dan grand total.

Sumber: UNIDO, Model Purchase Order.

Contoh tersebut menunjukkan bahwa purchase order dapat dibuat cukup detail ketika transaksi membutuhkan informasi pengiriman, pembayaran, dan ketentuan pengadaan yang lebih lengkap. Perusahaan dapat menggunakan struktur serupa sebagai referensi lalu menyesuaikannya dengan kebutuhan transaksi.

2. Contoh Purchase Order untuk Transaksi Perusahaan

Untuk transaksi sehari-hari, perusahaan biasanya membutuhkan purchase order yang lebih praktis. Dokumen perlu memuat informasi yang membantu vendor memproses pesanan dan Finance memeriksa nilai transaksi.

Contoh berikut menggunakan ilustrasi pembelian perangkat kerja. Formatnya mencakup identitas pembeli dan vendor, nomor PO, detail barang, kuantitas, harga, pajak, total transaksi, alamat pengiriman, dan payment terms.

Contoh ini merupakan ilustrasi purchase order untuk kebutuhan perusahaan. Formatnya dapat disesuaikan dengan jenis barang atau jasa, kebijakan procurement, dan workflow approval yang digunakan perusahaan.

Komponen Purchase Order

Setelah melihat kedua contoh tersebut, beberapa informasi terlihat berulang karena memang dibutuhkan untuk menjelaskan pesanan kepada vendor. Komponen di dalam purchase order dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, tetapi beberapa informasi berikut umum digunakan.

Komponen tersebut membantu vendor memahami pesanan dan memberi Finance informasi yang dibutuhkan untuk memeriksa transaksi. Detail PO juga dapat menjadi salah satu acuan ketika Finance memeriksa invoice pembelian yang diterima dari vendor.

Payment terms menentukan kapan dan bagaimana pembayaran dilakukan setelah transaksi memenuhi ketentuan yang disepakati. Anda dapat melihat pembahasan lebih lanjut mengenai term of payment dan penerapannya dalam transaksi bisnis.

Format PO juga dapat dibuat dalam bentuk purchase order form atau formulir purchase order. Perusahaan dapat menggunakan dokumen Word, spreadsheet, PDF, maupun sistem purchasing sesuai kebutuhan dan volume transaksi.

Tips Mengelola Purchase Order

Purchase order perlu dikelola sejak dibuat sampai transaksi selesai. Procurement dan Finance perlu memastikan informasi di dalam PO tetap sesuai dengan pesanan, penerimaan, invoice, dan pembayaran.

1. Periksa detail pesanan sebelum PO dikirim

Pastikan nama vendor, spesifikasi barang atau jasa, kuantitas, harga, dan alamat pengiriman sudah sesuai sebelum PO dikirim. Pemeriksaan ini membantu mengurangi kesalahan ketika vendor memproses pesanan.

2. Gunakan nomor PO yang mudah dilacak

Setiap transaksi sebaiknya memiliki nomor PO yang unik dan mengikuti pola penomoran yang konsisten. Nomor tersebut membantu Procurement dan Finance menemukan dokumen ketika memeriksa status atau riwayat pembelian.

3. Pastikan PO melewati approval yang sesuai

PO perlu mendapatkan persetujuan dari pihak yang memiliki kewenangan sebelum dikirim kepada vendor. Jalur approval dapat disesuaikan dengan nilai transaksi, departemen, kategori pengeluaran, atau kebijakan perusahaan.

Perusahaan dengan volume transaksi tinggi dapat menggunakan approval automation untuk membantu mengatur alur persetujuan berdasarkan kebijakan yang telah ditentukan.

4. Simpan PO bersama dokumen transaksi lainnya

PO sebaiknya mudah ditemukan ketika Finance perlu memeriksa penerimaan barang atau invoice. Penyimpanan yang teratur juga membantu Procurement menelusuri riwayat transaksi tanpa mencari dokumen dari beberapa tempat.

5. Pantau PO sampai transaksi selesai

PO perlu dipantau sampai barang atau jasa diterima dan invoice selesai diproses. Status yang jelas membantu tim mengetahui pesanan mana yang masih berjalan dan transaksi mana yang sudah siap masuk ke tahap pembayaran.

Pengelolaan tersebut merupakan bagian dari alur purchasing yang menghubungkan kebutuhan pembelian dengan proses pengadaan dan penyelesaian transaksi.

Vendor juga menjadi bagian penting dalam proses tersebut. Harga, spesifikasi, payment terms, dan ketentuan lain yang tercantum dalam PO perlu mengikuti kesepakatan dengan vendor. Proses negosiasi dengan vendor dapat membantu perusahaan mendapatkan kesepakatan yang lebih sesuai sebelum PO diterbitkan.

Dalam banyak perusahaan, PO dibuat oleh tim Procurement atau Purchasing berdasarkan kebutuhan yang sudah diajukan dan disetujui. Pihak yang membuat PO dapat berbeda dengan pihak yang memberikan approval sesuai struktur kewenangan perusahaan.

Kelola Purchase Order Secara Digital dengan Mekari Expense

Ketika jumlah purchase order bertambah, Procurement dan Finance perlu mengetahui status setiap pengajuan, pesanan, dan invoice yang sedang berjalan. Workflow yang terhubung membantu tim mengikuti proses tersebut tanpa harus memeriksa dokumen secara terpisah.

Purchase Request di Mekari Expense membantu perusahaan mengajukan dan melacak kebutuhan pembelian sebelum diteruskan ke proses procurement dan Purchase Order.

Mekari Expense membantu perusahaan mengelola Purchase Request, Purchase Quote, dan Purchase Order dalam satu workflow purchasing. PO juga dapat dilanjutkan ke proses purchase invoice sehingga informasi transaksi tetap terhubung.

Dengan workflow yang terhubung, Procurement dan Finance dapat memantau status pembelian dan melanjutkan transaksi ke tahap berikutnya dengan informasi yang lebih terstruktur.

Mekari Expense juga terintegrasi dengan ekosistem Mekari, sehingga perusahaan dapat menghubungkan pengelolaan pengeluaran dengan kebutuhan bisnis lainnya dalam satu ekosistem.

Jika perusahaan ingin mengelola purchase order dan proses purchasing dengan workflow yang lebih terstruktur, Mekari Expense dapat membantu mendukung proses tersebut.