Cara Membuat Kartu Debit Virtual untuk Bisnis: Atur Limit & Kontrol Pengeluaran
Mekari Insight
- Kartu debit virtual adalah kartu tanpa bentuk fisik yang dapat digunakan untuk transaksi online dengan dana yang tersedia pada sumber dana yang terhubung.
- Proses pembuatan umumnya mencakup pendaftaran, verifikasi, pengaturan kartu, dan aktivasi sesuai ketentuan penyedia.
- Untuk bisnis, kartu virtual dapat digunakan untuk pembayaran iklan, software subscription, vendor online, pembelian digital, dan kebutuhan proyek.
- Pengaturan seperti cardholder, spending limit, dan periode penggunaan dapat membantu perusahaan memisahkan serta mengontrol pengeluaran.
- Untuk kebutuhan bisnis, perusahaan dapat menggunakan Mekari Limitless Card untuk mengatur penggunaan kartu berdasarkan cardholder, tujuan, spending limit, dan periode transaksi.
Pembayaran online menjadi bagian dari banyak aktivitas bisnis, mulai dari membayar iklan hingga memperpanjang langganan software. Ketika kebutuhan transaksi semakin banyak, penggunaan satu kartu untuk berbagai keperluan dapat membuat pencatatan dan pengawasan pengeluaran menjadi lebih rumit.
Kartu debit virtual dapat menjadi salah satu pilihan untuk transaksi online karena tidak membutuhkan bentuk kartu fisik. Bagi perusahaan, kartu virtual juga dapat digunakan dengan pengaturan tertentu agar pembayaran lebih mudah dikaitkan dengan kebutuhan, pemegang kartu, atau aktivitas bisnis.
Bagaimana cara membuat kartu debit virtual untuk bisnis? Artikel ini membahas syarat yang perlu diperhatikan, langkah pembuatan secara umum, manfaatnya untuk perusahaan, serta cara menggunakannya sebagai bagian dari pengelolaan pengeluaran.
Apa Syarat Membuat Kartu Debit Virtual?
Persyaratan pembuatan kartu debit virtual berbeda-beda menurut bank atau penyedia layanan. Sebelum mendaftar, perusahaan perlu memastikan beberapa informasi dan akses berikut sudah tersedia.
| Syarat | Penjelasan |
|---|---|
| Akun pada penyedia kartu | Perusahaan atau pengguna perlu memiliki akun pada bank atau platform yang menyediakan kartu debit virtual. |
| Identitas dan verifikasi | Penyedia dapat meminta informasi identitas atau data perusahaan untuk proses verifikasi. |
| Sumber dana | Kartu debit menggunakan dana yang tersedia pada rekening atau sumber dana yang terhubung, sesuai mekanisme penyedia. |
| Akses pengguna | Untuk penggunaan bisnis, tentukan pihak yang memiliki kewenangan membuat, mengelola, atau menggunakan kartu. |
| Informasi kebutuhan kartu | Siapkan tujuan penggunaan, perkiraan pengeluaran, dan kebutuhan limit agar konfigurasi kartu sesuai dengan aktivitas bisnis. |
Debit card menggunakan dana yang tersedia pada rekening, sedangkan prepaid card menggunakan dana yang telah dimasukkan ke akun kartu terlebih dahulu. Keduanya berbeda dari credit card yang menggunakan fasilitas pinjaman.
Bagaimana Cara Membuat Kartu Debit Virtual?
Setiap penyedia memiliki tampilan dan persyaratan yang berbeda. Namun, alurnya umumnya dimulai dari akses ke platform hingga kartu siap digunakan.
1. Akses platform penyedia kartu debit virtual
Masuk ke aplikasi atau website bank maupun penyedia layanan yang menyediakan kartu debit virtual. Pastikan akun sudah terdaftar dan pengguna memiliki akses yang diperlukan untuk membuat kartu.
2. Pilih menu pengelolaan kartu
Cari menu seperti Kartu, Virtual Card, atau Manajemen Kartu. Nama menu dapat berbeda tergantung pada platform yang digunakan.
3. Pilih opsi untuk membuat kartu baru
Pilih opsi seperti Buat Kartu, Tambah Kartu, atau Create Virtual Card untuk memulai proses pembuatan.
4. Isi detail kartu sesuai kebutuhan
Lengkapi informasi yang diminta oleh penyedia. Untuk penggunaan bisnis, detail yang dapat dipertimbangkan meliputi nama kartu, tujuan penggunaan, pemegang kartu, periode penggunaan, dan batas pengeluaran.
- Nama kartu: gunakan nama yang mudah dikenali berdasarkan kebutuhan atau aktivitas.
- Tujuan penggunaan: misalnya digital advertising, software subscription, atau pembelian online.
- Pemegang kartu: tentukan orang yang bertanggung jawab atas penggunaan kartu.
- Periode penggunaan: tentukan kapan kartu mulai digunakan dan kapan tidak lagi diperlukan.
- Limit: sesuaikan batas pengeluaran dengan kebutuhan transaksi.
5. Periksa dan setujui syarat dan ketentuan
Baca ketentuan kartu sebelum melanjutkan. Perhatikan informasi mengenai penggunaan kartu, biaya, transaksi yang diperbolehkan, serta ketentuan lain yang berlaku.
6. Simpan dan aktifkan kartu
Setelah informasi selesai diisi dan persetujuan diberikan, simpan konfigurasi kartu. Jika proses berhasil, kartu virtual dapat digunakan sesuai status dan ketentuan yang diberikan oleh penyedia.
Setelah aktif, simpan informasi kartu sesuai prosedur keamanan perusahaan. Jangan membagikan nomor kartu, kode keamanan, atau kredensial akses kepada pihak yang tidak berwenang.
Apa Manfaat Kartu Debit Virtual untuk Bisnis?
Kartu virtual dapat digunakan untuk berbagai kebutuhan pembayaran online. Manfaatnya bagi perusahaan terutama berkaitan dengan kemudahan transaksi, pemisahan pengeluaran, dan pengaturan penggunaan kartu.
1. Memudahkan pembayaran online
Kartu virtual dapat digunakan untuk kebutuhan yang dilakukan melalui website atau platform digital, seperti pembelian software, pembayaran iklan, dan transaksi dengan vendor online.
Visa juga menjelaskan penggunaan virtual card untuk bisnis, termasuk pembayaran supplier serta pemberian akses pembayaran kepada karyawan dan pihak lain dengan kontrol penggunaan tertentu.
2. Memisahkan pengeluaran berdasarkan kebutuhan
Perusahaan dapat menggunakan kartu yang berbeda untuk aktivitas yang berbeda. Misalnya, satu kartu digunakan untuk advertising, sementara kartu lain digunakan untuk subscription software atau kebutuhan proyek.
Pemisahan tersebut membuat transaksi lebih mudah dikaitkan dengan aktivitas yang bertanggung jawab atas pengeluaran.
3. Mengatur batas pengeluaran
Pengaturan spending limit dapat digunakan untuk menyesuaikan kemampuan belanja dengan kebutuhan kartu. Limit untuk langganan software bulanan dapat berbeda dari kartu yang digunakan untuk kampanye pemasaran.
4. Mempermudah pengawasan transaksi
Transaksi yang berasal dari kartu tertentu lebih mudah ditelusuri ketika kartu memiliki pemegang dan tujuan penggunaan yang jelas. Finance dapat menggunakan informasi tersebut saat melakukan pemeriksaan atau rekonsiliasi.
5. Mendukung pembayaran dengan vendor internasional
Virtual card dapat digunakan untuk pembayaran kepada sejumlah vendor atau layanan online internasional selama merchant dan penyedia kartu mendukung transaksi tersebut. Ketersediaan mata uang, biaya, dan penerimaan transaksi tetap perlu diperiksa terlebih dahulu.
6. Memudahkan pengelolaan subscription
Perusahaan dapat memisahkan kartu untuk subscription tertentu sehingga pembayaran rutin lebih mudah ditelusuri. Ketika suatu layanan sudah tidak digunakan, metode pembayaran tersebut dapat ditinjau dan dinonaktifkan sesuai kebijakan penyedia.
Bagaimana Kartu Virtual Membantu Mengontrol Pengeluaran Bisnis?
Untuk perusahaan, manfaat kartu virtual tidak berhenti pada kemudahan pembayaran. Cara kartu diberikan dan dikelola juga memengaruhi seberapa mudah Finance mengawasi pengeluaran.
Setiap kartu dapat dikaitkan dengan cardholder, tujuan penggunaan, serta spending limit. Pembagian tersebut membuat transaksi lebih mudah ditelusuri ketika Finance perlu mengetahui siapa yang menggunakan dana dan untuk kebutuhan apa.
Kartu juga dapat dibuat mengikuti karakter pengeluaran. Kartu untuk kampanye marketing dapat memiliki periode dan limit tertentu, sedangkan kartu untuk subscription software dapat mengikuti kebutuhan pembayaran rutin. Visa menyebut pengaturan seperti jumlah, waktu, dan durasi penggunaan sebagai salah satu bentuk kontrol pada virtual card bisnis.
Untuk kebutuhan bisnis yang semakin beragam, pengelolaan kartu sebaiknya terhubung dengan proses expense perusahaan. Transaksi yang tercatat dapat digunakan untuk memantau penggunaan dana, melakukan review, dan mendukung proses rekonsiliasi.
Di sinilah Virtual Card di Mekari Expense dapat digunakan untuk kebutuhan transaksi online seperti digital advertising, software subscription, pembelian online, dan pembayaran vendor. Mekari Expense menyediakan Virtual Corporate Card (VCC), powered by Visa dengan pengaturan berdasarkan cardholder, tujuan penggunaan, spending limit, dan periode penggunaan.
Dengan begitu, penggunaan kartu dapat menjadi bagian dari alur pengelolaan pengeluaran bisnis. Finance dapat mengatur akses dan batas transaksi sekaligus memantau pengeluaran yang terjadi melalui platform yang sama.
Referensi:
FAQ tentang Kartu Debit Virtual
Apakah kartu debit virtual sama dengan kartu debit biasa?
Apakah kartu debit virtual sama dengan kartu debit biasa?
Keduanya sama-sama menggunakan mekanisme debit, tetapi bentuknya berbeda. Kartu debit virtual tidak memiliki kartu fisik dan umumnya digunakan melalui informasi kartu pada aplikasi atau platform digital.
Apakah kartu debit virtual bisa digunakan untuk transaksi internasional?
Apakah kartu debit virtual bisa digunakan untuk transaksi internasional?
Tergantung pada penyedia kartu, jaringan pembayaran, dan merchant yang dituju. Periksa dukungan transaksi internasional, mata uang, serta biaya yang berlaku sebelum digunakan.
Apakah kartu debit virtual memiliki limit?
Apakah kartu debit virtual memiliki limit?
Pengaturan limit bergantung pada produk dan penyedia kartu. Pada kartu untuk bisnis, limit dapat menjadi bagian dari pengendalian penggunaan agar pengeluaran mengikuti kebutuhan yang telah ditetapkan.
Apakah satu perusahaan bisa memiliki beberapa kartu virtual?
Apakah satu perusahaan bisa memiliki beberapa kartu virtual?
Bisa, tergantung pada ketentuan penyedia. Untuk bisnis, beberapa kartu dapat digunakan untuk memisahkan pengeluaran berdasarkan tim, proyek, vendor, atau aktivitas tertentu.
