Alternatif Corporate Card untuk Kurangi Paperwork Tim Finance

Banyak tim finance yang sudah mengadopsi corporate card masih menghabiskan hari-hari akhir bulan untuk rekonsiliasi manual, mengejar struk, dan menelusuri email approval. 

Masalahnya bukan kartunya, melainkan kartunya yang tidak terhubung ke sistem pengelolaan pengeluaran yang lebih luas.

Panduan ini membahas mengapa corporate card konvensional sering kali hanya memindahkan masalah, bukan menyelesaikannya, serta apa yang seharusnya dicari sebagai alternatif yang benar-benar mengurangi paperwork tim finance.

Apa itu corporate card dan mengapa tim finance masih terbebani?

Corporate card adalah kartu kredit maupun debit yang diterbitkan perusahaan untuk karyawan guna melakukan pengeluaran bisnis atas nama perusahaan, tanpa harus menggunakan dana pribadi. 

Dengan kartu untuk korporasi ini, setiap transaksi bisnis tercatat otomatis dan dapat dipantau melalui dashboard manajemen.

Meski terdengar efisien, banyak tim finance masih merasakan beban yang sama seperti sebelum mengadopsi corporate card. Penyebabnya bukan kartunya, melainkan ekosistemnya. 

Ketika corporate card tidak terhubung ke sistem approval, spend management, dan akuntansi dalam satu workflow, maka tim finance tetap harus melakukan pekerjaan penghubung secara manual.

Hasilnya, deretan masalah dan pain point yang sudah terlalu familiar bagi tim finance masih saja muncul, seperti:

• Rekonsiliasi menumpuk di akhir bulan
• Karyawan masih memakai kartu pribadi karena pengajuan kartu korporat terlalu lama
• Tidak ada kontrol pengeluaran di titik transaksi sehingga tim finance hanya bisa bereaksi setelah overspending terjadi
• Laporan per divisi sulit dikompilasi
• Approval masih bergantung pada email dan pesan instan

Kendala di atas menunjukkan bahwa dengan kartu korporat konvensional, yang berubah hanya cara bayarnya. Tumpukan administrasi di akhir bulan tetap sama.

Oleh karena itu, perlu alternatif corporate card yang benar-benar meminimalkan paperwork, dan bukan sekadar memindahkannya ke sistem yang berbeda.

Baca Juga: 8 Business Expense Card Terbaik untuk Kelola Pengeluaran Bisnis

Batas kemampuan corporate card konvensional

Corporate card dari bank besar maupun penyedia fintech lokal biasanya menawarkan fitur standar: dashboard monitoring, pembatasan limit per kartu, laporan transaksi, dan tempo pembayaran.

Ini memang membantu, tetapi seringkali masih terisolasi dari sistem keuangan perusahaan secara keseluruhan.

Beberapa keterbatasan yang kerap dirasakan:

• Biaya per transaksi atau iuran tahunan: Penyedia yang mengenakan biaya sekitar 1,3-1,4% per transaksi atau iuran tahunan ratusan ribu rupiah menambah beban biaya operasional yang perlu diperhitungkan secara terpisah.
• Hanya virtual, tidak ada kartu fisik: Beberapa solusi hanya menyediakan kartu virtual, sehingga tidak bisa dipakai untuk transaksi offline, perjalanan dinas, atau kebutuhan lapangan.
• Integrasi akuntansi terbatas: Banyak penyedia lokal belum terhubung langsung dengan software akuntansi Indonesia, sehingga tim finance masih perlu mengekspor data secara manual.
• Approval flow tidak fleksibel: Tidak semua solusi menyediakan alur persetujuan bertingkat yang bisa dikustomisasi sesuai hierarki perusahaan.
• Tidak ada spend management terintegrasi: Kartu berdiri sendiri, tidak tersambung ke reimbursement, alokasi budget, atau manajemen perjalanan bisnis dalam satu platform.

Baca Juga: Expense Approval System: Cara Kerja dan Implementasi

Kriteria memilih corporate card yang benar-benar mengurangi paperwork

Saat mengevaluasi alternatif, tim finance perlu menilai bukan sekadar fitur kartunya, melainkan seberapa jauh solusi tersebut mengurangi pekerjaan manual secara keseluruhan.

Kriteria yang perlu dicek:

• Kartu virtual tak terbatas: Bisa dibuat per divisi, proyek, vendor, atau karyawan, tanpa batasan jumlah dan tanpa biaya tambahan per kartu.
• Kartu fisik tersedia: Untuk kebutuhan transaksi offline, perjalanan dinas, atau pengeluaran lapangan, sehingga tidak lagi bergantung pada cash advance.
• Approval automation: Alur persetujuan bertingkat yang bisa dikustomisasi, sehingga tidak ada lagi rantai persetujuan via email.
• Integrasi langsung dengan akuntansi: Setiap transaksi tersinkronisasi ke software akuntansi secara real-time, tanpa ekspor manual.
• Dashboard spend management terintegrasi: Semua pengeluaran terpantau dalam satu tampilan, lengkap dengan tren dan analisis pola pengeluaran.
• Kebijakan pengeluaran yang dapat dikustomisasi: Limit, kategori, dan aturan pengeluaran bisa diatur per tim sesuai kebijakan internal perusahaan.
• Bebas biaya admin: Tidak ada biaya per kartu, tidak ada bunga, tidak ada iuran tahunan yang tidak terduga.
• Onboarding digital: Proses pengajuan 100% online tanpa harus datang ke bank atau menyiapkan dokumen fisik.

Perbandingan: corporate card konvensional vs. Mekari Limitless Card

Semakin banyak fitur yang terisolasi satu sama lain, semakin besar beban rekonsiliasi manual yang harus ditanggung tim finance setiap bulannya.

Mekari Limitless Card: corporate card terintegrasi untuk tim finance Indonesia

Mekari Limitless Card adalah corporate card dari Mekari Expense, bagian dari ekosistem software terpadu Mekari, yang dirancang untuk mengotomatiskan pengelolaan pengeluaran dan membantu tim finance mengurangi paperwork tanpa kehilangan kontrol anggaran. 

Sebagai bagian dari Mekari Expense, Mekari Limitless Card hadir dengan fitur yang dirancang untuk menghilangkan bottleneck administrasi dari hulu ke hilir:

• Kartu virtual unlimited: Buat kartu sebanyak yang dibutuhkan per divisi, proyek, vendor, atau karyawan, masing-masing dengan nomor unik dan limit yang bisa dikonfigurasi secara independen. Tanpa biaya tambahan per kartu.
• Kartu fisik (corporate debit card): Untuk transaksi langsung di toko, perjalanan dinas, atau pengeluaran lapangan, menggantikan kebutuhan cash advance yang rawan kesalahan pencatatan.
• Approval automation: Alur persetujuan bertingkat yang sepenuhnya dapat dikustomisasi sesuai hierarki perusahaan, tanpa rantai email bolak-balik.
• Dashboard terintegrasi: Pantau semua transaksi dalam satu platform secara real-time. Atur limit, bekukan, atau hapus kartu kapan saja langsung dari aplikasi.
• Sinkronisasi dengan Mekari Expense dan Mekari Jurnal: Laporan pengeluaran jadi lebih transparan dan pengaturan limit lebih fleksibel dalam Mekari Expense, serta setiap transaksi langsung terhubung ke sistem akuntansi Mekari Jurnal untuk mempercepat rekonsiliasi dan pengambilan keputusan. 
• Promo khusus dari VISA: Penawaran untuk kebutuhan bisnis, dari iklan digital, langganan software, hingga tiket perjalanan.
• Bebas biaya admin, tanpa bunga: Tidak ada annual fee, tidak ada bunga, tidak ada denda, dan tidak ada biaya tersembunyi lainnya. Semua transaksi diambil dari dana yang sudah dialokasikan sebelumnya.

Mekari Limitless Card tersedia setelah berlangganan Mekari Expense paket Pro atau Enterprise, sehingga semua fitur spend management sudah tersedia dalam satu ekosistem yang terintegrasi. 

Siap mengurangi paperwork tim finance tanpa mengorbankan kontrol pengeluaran? Mekari Limitless Card menyatukan kartu virtual, kartu fisik, approval automation, dan rekonsiliasi real-time dalam satu platform yang dirancang untuk bisnis Indonesia.