Panduan Kraljic Matrix: Segmentasi Procurement Strategis

Kraljic Matrix pertama kali diperkenalkan oleh Peter Kraljic dalam artikelnya di Harvard Business Review tahun 1983. 

Melalui strateginya ini, Kraljic menyarankan agar perusahaan tidak lagi memandang procurement hanya sebagai fungsi operasional, tapi sebagai bagian dari strategi bisnis yang dapat memengaruhi keuntungan dan ketahanan rantai pasok.

Bagaimana perusahaan dapat menyusun strategi procurement yang lebih cermat menggunakan matriks ini? Baca selengkapnya.

Apa itu Kraljic Matrix

Kraljic Matrix adalah kerangka kerja yang digunakan untuk mengelompokkan kategori belanja perusahaan berdasarkan dua dimensi utama: dampak terhadap keuntungan (profit impact) dan risiko pasokan (supply risk). 

Metode ini memungkinkan perusahaan untuk menyusun strategi procurement yang sesuai dengan karakteristik tiap kelompok pengadaan.

Kraljic Matrix menjadi bagian penting dalam praktik strategic procurement, karena membantu tim procurement menentukan prioritas, mengalokasikan sumber daya secara efektif, dan memaksimalkan nilai dari setiap transaksi pembelian.

Baca Juga: Roadmap Digital Procurement: Transformasi Manual ke Otomatis

Dua dimensi Kraljic Matrix: profit impact & supply risk

Kraljic Matrix mengandalkan dua dimensi utama untuk mengelompokkan kategori belanja:

1. Profit impact

Menunjukkan seberapa besar dampak suatu pembelian terhadap keuntungan perusahaan. Semakin besar nilai belanjanya atau pengaruhnya terhadap kualitas produk dan kepuasan pelanggan, semakin tinggi profit impact-nya.

Faktor yang memengaruhi:

• Nilai dan volume pembelian
• Potensi efisiensi biaya
• Dampak pada kualitas produk
• Pengaruh terhadap kepuasan pelanggan

Misalnya, bagi perusahaan susu kemasan, bahan baku berupa susu segar tentu punya pengaruh besar terhadap profit. Sebaliknya, barang seperti alat tulis kantor dampaknya terhadap keuntungan relatif kecil.

2. Supply risk

Menggambarkan tingkat risiko dalam memperoleh barang dari supplier. Semakin sulit barang didapatkan atau semakin terbatas pilihan supplier, semakin tinggi supply risk-nya.

Faktor yang memengaruhi:

• Kelangkaan atau keunikan produk
• Jumlah dan kekuatan pemasok di pasar
• Kebutuhan spesifikasi khusus
• Risiko eksternal (jarak, transportasi, bencana, kebijakan politik)

Contohnya, jika sebuah produk hanya bisa disuplai oleh sedikit vendor, atau membutuhkan spesifikasi khusus, maka risikonya tentu lebih tinggi dibanding produk standar yang tersedia luas di pasaran.

Empat kuadran Kraljic Matrix

Setelah mengidentifikasi total pengeluaran perusahaan dan mengevaluasi tingkat risiko pasokannya, setiap kategori belanja dapat dipetakan ke dalam empat kuadran Kraljic Matrix. 

Masing-masing kuadran mencerminkan strategi pengadaan yang berbeda, bergantung pada dua dimensi utama: dampaknya terhadap profit (profit impact) dan tingkat risiko pasokan (supply risk). Berikut penjelasan tiap kuadran:

1. Non-critical items

Kategori ini mencakup barang atau jasa dengan dampak rendah terhadap keuntungan dan risiko pasokannya juga rendah. Biasanya merupakan kebutuhan operasional rutin yang tidak memengaruhi kinerja utama perusahaan, serta mudah ditemukan di pasar dengan banyak pilihan supplier.

Strategi pengadaan untuk kategori ini berfokus pada efisiensi proses dan penghematan waktu. Perusahaan disarankan melakukan simplifikasi, otomasi, dan standarisasi untuk mengurangi beban administratif, misalnya dengan: 

• E-catalogue dan pembelian online
• Standarisasi produk
• Kontrak harga tetap (rate card)
• Outsourcing ke pihak ketiga

Contoh: alat tulis kantor, perlengkapan kebersihan, dan kebutuhan operasional umum lainnya.

Baca Juga: Perbedaan e-Katalog dan e-Purchasing: Fungsi dan Contoh Produk

2. Leverage items

Produk dalam kuadran ini memiliki pengaruh besar terhadap keuntungan perusahaan, tetapi tingkat risiko pasokannya rendah karena banyak pilihan supplier di pasar. Buyer memiliki posisi tawar yang kuat.

Strategi utamanya adalah memanfaatkan kekuatan buyer untuk memperoleh efisiensi biaya sebanyak mungkin. Ini bisa dilakukan dengan:

• Tender kompetitif berkala
• Negosiasi harga agresif
• Konsolidasi volume pembelian
• Optimasi kontrak jangka menengah

Namun, perusahaan tetap perlu menjaga hubungan dengan supplier agar kualitas dan kesinambungan pasokan tidak terganggu.

Contoh: bahan baku umum dalam volume besar, layanan logistik standar, atau jasa profesional dengan banyak penyedia.

3. Bottleneck items

Produk di kategori ini bernilai rendah dari sisi profit, tetapi memiliki risiko pasokan yang tinggi. Biasanya barang bersifat sangat spesifik atau hanya tersedia dari sedikit supplier, sehingga ketergantungan tinggi pada sumber tertentu.

Fokus strategi procurement-nya adalah menjaga kelangsungan pasokan. Ini dapat dicapai dengan:

• Membuat perjanjian pasokan jangka panjang
• Menyiapkan safety stock
• Melakukan pengawasan ketat terhadap stok dan pengiriman
• Mengevaluasi kemungkinan substitusi produk atau standarisasi spesifikasi agar risiko dapat ditekan.

Contoh: komponen mesin khusus, suku cadang langka, atau bahan dengan spesifikasi unik dari pemasok terbatas.

4. Strategic items

Segmen ini terdiri dari produk atau jasa yang sangat penting bagi kelangsungan bisnis, baik dari sisi nilai maupun risiko pasokan. Jumlah pengeluaran besar, namun pilihan supplier terbatas atau kompleks, sehingga hubungan antara buyer dan supplier bersifat saling bergantung.

Hubungan antara buyer dan supplier harus bersifat strategis dan kolaboratif jangka panjang, melalui:

• Kemitraan jangka panjang
• Kontrak eksklusif
• Inovasi bersama dan pengembangan produk
• Integrasi sistem dan proses
• Keterlibatan supplier sejak tahap perencanaan (early supplier involvement)

Contoh: bahan baku utama dalam industri manufaktur, teknologi eksklusif, atau layanan khusus yang sangat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis.

Bagaimana Kraljic Matrix diterapkan dalam procurement modern

Kraljic Matrix tetap relevan hingga saat ini karena kesederhanaannya dan fleksibilitasnya dalam mendukung berbagai strategi procurement. 

Matrix ini tidak hanya berguna untuk membangun kerangka category management, tetapi juga sebagai acuan dalam proses strategic sourcing. Berikut cara matrix ini diterapkan dalam praktik modern:

1. Menilai dan menyegmentasi supply base

Langkah pertama dalam penerapan Kraljic Matrix adalah memetakan seluruh pembelian, baik barang maupun jasa, ke dalam empat kuadran matrix. Hal ini dilakukan dengan menganalisis:

• Seberapa besar dampak pembelian terhadap profit (profit impact)
• Seberapa tinggi risiko pasokan (supply risk)

Hasil segmentasi ini memberi gambaran menyeluruh tentang portofolio pembelian perusahaan. Dengan begitu, tim procurement bisa:

• Mengidentifikasi area rawan risiko atau peluang efisiensi
• Menyusun prioritas pengelolaan pengadaan
• Menyesuaikan strategi per kategori belanja

2. Merancang strategi per kategori

Setelah pembelian diklasifikasikan ke dalam masing-masing kuadran, perusahaan bisa menerapkan pendekatan yang lebih tepat sasaran. Tidak lagi memakai strategi satu untuk semua, tapi disesuaikan berdasarkan karakteristik tiap kategori:

• Non-critical items: Fokus pada efisiensi proses, pengurangan biaya transaksi, dan penggunaan sistem e-procurement
• Leverage items: Manfaatkan kekuatan pembeli untuk menekan harga melalui tender kompetitif
• Bottleneck items: Kelola risiko secara proaktif, siapkan rencana darurat, dan pertimbangkan substitusi
• Strategic items: Bangun kemitraan jangka panjang dan kolaborasi inovasi bersama supplier utama

3. Mengalokasikan sumber daya secara tepat

Kraljic Matrix membantu tim procurement dan manajemen untuk mengalokasikan waktu, tenaga, dan perhatian sesuai prioritas. 

Kategori dengan dampak strategis tinggi akan mendapat perhatian lebih besar, sementara kategori non-kritis bisa dikelola lebih ringan atau otomatis.

• Strategic items: Perlu perhatian manajemen senior, kerja lintas fungsi, dan perencanaan jangka panjang
• Non-critical items: Bisa ditangani staf junior atau melalui sistem otomatis, seperti vendor-managed inventory

4. Mengurangi risiko pasokan dan meningkatkan profitabilitas

Dengan strategi yang berbeda untuk setiap kuadran, perusahaan bisa menurunkan risiko dan sekaligus meningkatkan efisiensi keuangan. Contohnya:

• Strategic items: Kolaborasi jangka panjang dengan supplier mengurangi risiko gangguan pasokan dan mendukung inovasi
• Leverage items: Tender kompetitif dan konsolidasi volume menurunkan biaya langsung
• Bottleneck items: Manajemen risiko aktif mencegah gangguan produksi
• Non-critical items: Proses yang disederhanakan mengurangi beban administratif

Kategorisasi pengadaan lebih mudah dengan spend management system

Agar Kraljic Matrix benar-benar efektif, perusahaan perlu data pengeluaran yang rapi dan mudah dianalisis. Modul Procurement dari Mekari Expense membantu proses ini jadi lebih cepat dan akurat.

Dengan sistem yang terintegrasi, proses kategorisasi dan segmentasi procurement bisa dilakukan lebih cepat dan tepat, tanpa harus menyisir data secara manual. 

Beberapa manfaat utama Mekari Expense dalam mendukung segmentasi procurement antara lain:

• Melihat pengeluaran per kategori/unit untuk mencegah duplikasi pembelian
• Melakukan segmentasi awal otomatis berdasarkan volume dan jenis pengeluaran
• Memetakan profit impact secara real-time lewat visualisasi sebaran belanja
• Menganalisis pola historis agar penilaian risiko lebih akurat

Dengan dukungan teknologi seperti Procurement Mekari Expense, proses pemetaan dan pengambilan keputusan berbasis Kraljic Matrix bisa berjalan lebih efisien dan strategis.