Retail Tail Spend Management: Strategi Identifikasi dan Optimasi

Pengeluaran kecil seperti pembelian ATK, jasa kebersihan, atau kebutuhan logistik sering luput dari perhatian. Padahal, ketika transaksi serupa terjadi berulang kali di banyak toko dan departemen, akumulasinya dapat membebani biaya operasional.

Riset BCG mencatat perusahaan yang mengelola tail spend secara digital mampu memangkas pengeluaran tahunan hingga 5–10%. Bagi perusahaan retail dengan banyak lokasi, potensi efisiensi ini menjadi semakin relevan karena volume transaksi kecil tersebar di berbagai kebutuhan.

Retail tail spend management membantu perusahaan mengidentifikasi, menganalisis, dan mengoptimalkan pengeluaran kecil yang tersebar di berbagai kategori dan supplier. Artikel ini membahas karakteristik tail spend di industri retail, cara menganalisisnya, serta strategi untuk mengelolanya.

Apa itu tail spend dalam industri retail

Tail spend adalah kumpulan pengeluaran bernilai relatif kecil yang tersebar di banyak transaksi, kategori, dan supplier sehingga sering mendapat perhatian lebih sedikit dibandingkan pengadaan strategis.

Menurut Deloitte, tail spend sering menjadi salah satu kelemahan dalam manajemen pengadaan karena jumlah transaksinya tinggi, sementara nilai setiap transaksi relatif rendah. Kondisi ini membuat pengeluaran tersebut lebih mudah luput dari pemantauan procurement.

Meski nilai setiap transaksi relatif kecil, akumulasi tail spend dapat menciptakan peluang efisiensi ketika perusahaan mulai mengidentifikasi pola pembeliannya.

Dalam industri retail, tail spend categories dapat mencakup spare part untuk peralatan toko, material packaging, signage, materi promosi, perlengkapan kebersihan, dan kebutuhan operasional kecil lainnya.

Karakteristik tail spend di industri retail:

Tail spend di retail memiliki pola yang berbeda dari pengadaan strategis. Transaksinya cenderung kecil, tersebar, dan muncul dari kebutuhan operasional yang terus berjalan.

• Nilai transaksi relatif kecil, volume tinggi: Pembelian bernilai rendah dapat terjadi berulang kali di banyak toko atau departemen.
• Tersebar di banyak supplier: Kebutuhan serupa dapat dibeli dari supplier berbeda karena setiap lokasi memiliki pola pembelian sendiri.
• Bersifat ad hoc: Pembelian muncul mengikuti kebutuhan operasional, seperti perbaikan fasilitas, kebutuhan promosi, atau perlengkapan toko.
• Berada di luar kategori pengadaan strategis: Pengeluaran tidak menjadi bagian dari kategori core business, tetapi tetap dibutuhkan agar operasional berjalan.

Mengapa penting untuk mengelola tail spend? 

Invoice senilai Rp500.000 atau langganan senilai Rp1 juta mungkin terlihat kecil dalam satu transaksi. Ketika transaksi serupa terjadi berulang kali di berbagai toko dan departemen, akumulasinya dapat menjadi pengeluaran yang signifikan.

Pengelolaan tail spend membantu procurement menemukan pola pembelian yang tersebar, mengidentifikasi peluang konsolidasi, dan menentukan kategori yang perlu mendapat perhatian lebih besar. The Hackett Group menempatkan spend cost reduction sebagai prioritas utama procurement dalam 2025 Procurement Key Issues Study, menunjukkan bahwa upaya mencari efisiensi dari pengeluaran supplier tetap menjadi agenda penting bagi procurement.

Bagi perusahaan retail dengan banyak lokasi, pengelolaan tail spend semakin penting karena keputusan pembelian terjadi dekat dengan kebutuhan operasional. Tanpa visibilitas yang memadai, transaksi kecil dari berbagai lokasi dapat berkembang menjadi supplier yang terlalu banyak, harga pembelian yang tidak seragam, dan beban administratif yang lebih besar.

Baca Juga: Strategi Manajemen Tail Spend dalam Procurement & Rekomendasi

Penyebab munculnya tail spend yang tidak terkelola dalam industri retail

Tanpa strategi yang tepat, tail spend bisa menjadi beban tersembunyi yang terus menggerus profit dan merusak efisiensi operasional.

Tantangan spesifik dalam pengadaan retail

Industri retail memiliki kompleksitas pengadaan tersendiri yang memicu munculnya tail spend tidak terkelola. Beberapa faktor utamanya:

• Desentralisasi operasional: Banyak toko dikelola otonom, dengan manajer toko langsung membeli kebutuhan tanpa lewat tim procurement.
• Tuntutan kecepatan: Kebutuhan operasional toko harus dipenuhi cepat, sehingga pembelian dilakukan tanpa proses pengadaan standar.
• Musiman: Kampanye promosi atau peak season menyebabkan lonjakan pembelian dalam waktu singkat.
• Fokus utama pada core business: Tim procurement lebih banyak mengalokasikan waktu untuk mengelola pengadaan strategis seperti stok barang dagangan, sementara pengeluaran kecil luput dari perhatian.

Dampaknya, pembelian dapat dilakukan tanpa melibatkan tim procurement, vendor yang digunakan tidak terkoordinasi antar lokasi, dan perusahaan tidak memiliki visibilitas menyeluruh atas pengeluaran yang terjadi di lapangan. Beberapa kondisi yang membuat tail spend semakin sulit dikendalikan antara lain:

• Minimnya visibilitas data pengeluaran secara real-time
• Proses pengadaan yang kompleks atau tidak seragam di tiap unit
• Sistem procurement yang tersebar (siloed)
• Data supplier yang tidak terstandarisasi atau tidak terbarukan
• Praktik maverick spending, yaitu pembelian di luar kebijakan perusahaan

Apa saja dampak negatifnya apabila tail spend tidak dikelola dengan baik? 

• Biaya lebih tinggi: Perusahaan kehilangan potensi penghematan dari pembelian kecil yang tidak dinegosiasikan.
• Vendor sprawl: Terlalu banyak vendor kecil yang sulit dikontrol dan dipantau.
• Risiko kepatuhan: Pembelian dari vendor tidak tervalidasi dapat menimbulkan risiko fraud, kualitas rendah, dan pelanggaran regulasi.
• Beban kerja administratif: Tim finance harus menangani ratusan invoice kecil, yang dapat meningkatkan beban administrasi dan potensi kesalahan input.

Karena itu, tail spend perlu dikelola melalui proses yang memberikan visibilitas atas pengeluaran, supplier, dan pola pembelian di berbagai lokasi.

Cara mengidentifikasi tail spend di operasional retail

Sebelum mengoptimalkan tail spend, perusahaan perlu mengetahui pengeluaran kecil seperti apa yang paling sering terjadi, siapa yang melakukan pembelian, supplier mana yang digunakan, dan di mana pengeluaran tersebut muncul.

1. Konsolidasi data spend

Langkah awal dalam tail spend analysis adalah mengumpulkan data pengeluaran dari berbagai channel pembelian. Data ini dapat berasal dari purchase order (PO), invoice supplier, laporan reimbursement, hingga transaksi kartu perusahaan.

Karena data biasanya tersebar di berbagai cabang dan departemen, perusahaan perlu menggabungkannya dalam format yang seragam. Dengan data yang terkonsolidasi, procurement dapat melihat pengeluaran berdasarkan supplier, kategori, lokasi, nilai, dan frekuensi transaksi sebelum menentukan area yang perlu dioptimalkan.

2. Lakukan spend analysis

Setelah data terkonsolidasi, tahap berikutnya adalah melakukan tail spend analysis. Pengeluaran dapat dianalisis berdasarkan supplier, kategori produk atau jasa, lokasi, nilai transaksi, dan frekuensi pembelian.

Tujuannya adalah menemukan pola pengeluaran yang tersebar dan mengidentifikasi transaksi yang memiliki volume tinggi tetapi nilai per transaksi relatif kecil. Dari analisis tersebut, procurement dapat melihat kategori, supplier, atau lokasi yang memiliki peluang untuk dioptimalkan.

Baca Juga: Spend Analysis: Cara, Metode, Contoh, Sumber Data, Tools

3. Klasifikasi tail spend

Setelah mengetahui mana saja yang termasuk tail spend, kelompokkan pengeluaran berdasarkan jenis barang atau jasa, cabang toko, departemen, frekuensi pembelian, dan nilai transaksi. Dengan klasifikasi ini, perusahaan dapat melihat pola tail spend di tiap bagian bisnis dan menentukan pengeluaran mana yang perlu ditindaklanjuti lebih dulu.

4. Cari tahu penyebab tail spend

Setelah pola pengeluaran terlihat, perusahaan perlu mencari tahu mengapa tail spend tersebut muncul dan sulit dikendalikan.

• Apakah pembelian dilakukan tanpa kontrak resmi dengan supplier?
• Apakah setiap cabang melakukan pembelian tanpa koordinasi?
• Apakah proses pengadaan terlalu rumit sehingga tim di lapangan memilih membeli langsung dari supplier lain?

Dari sini, perusahaan dapat menemukan supplier ganda, pola pembelian yang tidak sesuai kebijakan, atau maverick spending, yaitu pengeluaran yang dilakukan di luar kebijakan pengadaan perusahaan.

5. Prioritaskan Area yang Perlu Dioptimalkan

Tidak semua tail spend perlu ditangani sekaligus. Prioritaskan kategori atau supplier yang memiliki frekuensi transaksi tinggi, nilai pengeluaran yang signifikan secara akumulatif, atau peluang penghematan yang besar.

Analisis ini membantu procurement menentukan tail spend optimization yang perlu dilakukan lebih dulu, misalnya dengan mengonsolidasikan supplier, menegosiasikan harga, atau memperbaiki proses pembelian.

Strategi mengelola tail spend di industri retail

Setelah tail spend teridentifikasi, langkah berikutnya adalah menentukan strategi pengelolaan yang sesuai dengan pola pengeluaran dan kebutuhan operasional perusahaan.

Di industri retail yang memiliki banyak toko dan kebutuhan pembelian cepat, tail spend management perlu dilakukan secara praktis namun tetap terstruktur agar dapat diterapkan secara konsisten di seluruh cabang.

1. Supplier consolidation

Salah satu strategi tail spend optimization adalah mengurangi jumlah supplier yang digunakan untuk kebutuhan serupa.

Alih-alih setiap toko memiliki supplier sendiri, perusahaan dapat memusatkan pengadaan pada preferred suppliers dan membuat master agreement untuk kebutuhan rutin. Pendekatan ini dapat:

• Menekan biaya melalui diskon volume
• Menyederhanakan proses administrasi
• Membangun hubungan jangka panjang dengan supplier terpercaya
• Menghemat biaya transportasi dan pengiriman melalui pembelian yang lebih terpusat

Khusus di retail, konsolidasi supplier juga membantu menghindari penggunaan supplier berbeda untuk produk atau kebutuhan yang sama di berbagai toko.

Baca Juga: Transportation Spend Management: Strategi Kelola Cost Logistik

2. Standardisasi proses procurement

Masalah umum dalam pengadaan retail adalah tidak adanya aturan yang jelas untuk pembelian kecil. Karena itu, perusahaan perlu membuat proses pengadaan yang standar dan mudah diikuti di setiap cabang.

Strategi ini mencakup:

• Menyusun kebijakan pembelian untuk transaksi bernilai kecil
• Membuat proses persetujuan (approval workflow) yang cepat dan efisien
• Menetapkan batas belanja berdasarkan posisi, cabang, atau divisi

Proses yang seragam membantu mengurangi pembelian di luar kebijakan dan membuat tail spend management lebih mudah diterapkan secara konsisten.

Baca Juga: Roadmap Digital Procurement: Transformasi Manual ke Otomatis

3. Implementasi e-catalog dan pre-approved suppliers

Untuk mencegah pembelian dadakan dari supplier yang belum tervalidasi, perusahaan dapat menyediakan katalog berisi produk dan layanan dari supplier yang sudah disetujui sebelumnya. Karyawan cukup memilih kebutuhan dari katalog yang tersedia tanpa harus mencari supplier baru.

Pendekatan ini dapat membantu:

• Mempercepat dan mengendalikan proses pengadaan
• Menerapkan minimum order untuk meningkatkan efisiensi
• Mengarahkan karyawan pada pilihan pembelian yang sudah ditetapkan (guided buying)

Di retail, pendekatan ini terutama relevan untuk kebutuhan rutin seperti alat kebersihan, alat tulis, atau materi promosi yang sering dibeli oleh masing-masing toko.

4. Otomatisasi Proses Procurement

Otomatisasi proses pengadaan adalah kunci untuk efisiensi jangka panjang. Dengan sistem procurement digital, Otomatisasi dapat membantu perusahaan mengurangi pekerjaan manual dan menjaga proses pengadaan tetap konsisten di berbagai cabang. Beberapa proses yang dapat diotomatisasi meliputi:

• Pembuatan purchase order dari permintaan internal
• Pencocokan invoice untuk mengurangi kesalahan pembayaran
• Pengelolaan invoice secara elektronik
• Pelacakan pengeluaran secara terpusat

Bagi bisnis retail dengan banyak lokasi, otomatisasi membantu meningkatkan visibilitas pengeluaran, mempercepat proses approval, dan mengurangi beban administratif di kantor pusat.

Teknologi optimasi tail spend: Mekari Expense sebagai solusi

Setelah strategi dan prioritas tail spend ditentukan, perusahaan membutuhkan proses yang konsisten untuk menjalankannya di berbagai cabang. Teknologi dapat membantu mengonsolidasikan data pengeluaran, memantau transaksi, dan menjaga proses pengadaan tetap sesuai kebijakan.

Mekari Expense membantu perusahaan mengelola proses pengadaan dan pengeluaran secara lebih terpusat, sehingga finance dan procurement dapat memperoleh visibilitas atas transaksi yang tersebar di berbagai kebutuhan dan lokasi.

Dalam konteks tail spend management, Mekari Expense dapat membantu perusahaan:

• Mengonsolidasikan pengeluaran agar data transaksi dari berbagai kebutuhan lebih mudah dipantau.
• Mengatur proses approval berdasarkan kebijakan dan kewenangan yang ditetapkan perusahaan.
• Memantau pengeluaran sehingga finance dapat melihat pola spending dan mengidentifikasi area yang perlu ditindaklanjuti.
• Mengelola supplier dan proses procurement secara lebih terstruktur untuk mengurangi pembelian yang tidak terkoordinasi.

Dengan proses yang lebih terpusat, perusahaan dapat menjalankan strategi tail spend secara konsisten tanpa harus mengandalkan koordinasi manual antar cabang.

Tunggu apa lagi? Coba Mekari Expense sekarang.