Retail Tail Spend Management: Strategi Identifikasi dan Optimasi

Pengeluaran kecil seperti pembelian ATK, jasa kebersihan, atau pengeluaran logistik kecil sering luput dari perhatian. Padahal, jika dibiarkan, akumulasi biaya ini bisa membengkak dan membebani biaya operasional. 

Riset BCG mencatat, perusahaan yang mengelola tail spend secara digital mampu memangkas pengeluaran tahunan hingga 5-10%. Angka ini tentu sangat besar, terutama bagi perusahaan enterprise ritel dengan total belanja operasional miliaran rupiah. 

Artikel ini akan membahas strategi untuk mengidentifikasi dan mengoptimalkan tail spend, secara khusus di industri retail, dan retail tail spend management software sebagai solusi automasinya. Yuk, simak selengkapnya.

Apa itu tail spend dalam industri retail

Tail spend adalah jenis pengeluaran yang mencakup sekitar 80% dari total transaksi perusahaan, namun hanya menyumbang sekitar 20% dari total nilai pengeluaran. 

Menurut Deloitte, tail spend sering dianggap sebagai kelemahan dalam manajemen pengadaan. Ini karena pengeluarannya banyak, namun rendah nilainya. Alhasil, tail spend sering tidak terpantau dan diabaikan. 

Meski tampak sepele, potensi penghematan dari pengelolaan tail spend bisa mencapai 5–20% dari total pengeluaran. 

Contoh tail spend dalam industri retail di antaranya spare part untuk peralatan toko, material packaging kecil, signage, materi promosi, perlengkapan kebersihan, dll. 

Karakteristik tail spend di industri retail:

• Bernilai rendah, volume tinggi: Pembelian kecil yang sering dilakukan berulang kali.
• Tersebar di banyak supplier: Tidak ada standarisasi vendor untuk kategori serupa.
• Bersifat ad-hoc dan tidak strategis: Dibeli karena kebutuhan mendesak, bukan perencanaan jangka panjang.
• Berada di luar kategori core business: Tidak langsung mendukung revenue utama, tetapi tetap dibutuhkan.

Mengapa penting untuk mengelola tail spend? 

Misalnya, invoice senilai Rp500.000 atau langganan senilai Rp1 juta mungkin tampak tidak signifikan, tetapi jika terjadi ratusan kali di berbagai departemen, totalnya bisa mencapai miliaran rupiah. 

Selain itu, menurut The Hackett Group, efisiensi biaya adalah fokus utama para CFO dan CPO saat ini. Tail spend menjadi area quick win yang bisa meningkatkan kinerja procurement tanpa perlu negosiasi kontrak besar atau perubahan struktural.

Baca Juga: Strategi Manajemen Tail Spend dalam Procurement & Rekomendasi

Penyebab munculnya tail spend yang tidak terkelola dalam industri retail

Tanpa strategi yang tepat, tail spend bisa menjadi beban tersembunyi yang terus menggerus profit dan merusak efisiensi operasional.

Tantangan spesifik dalam pengadaan retail

Industri retail memiliki kompleksitas pengadaan tersendiri yang memicu munculnya tail spend tidak terkelola. Beberapa faktor utamanya:

• Desentralisasi operasional: Banyak toko dikelola otonom, dengan manajer toko langsung membeli kebutuhan tanpa lewat tim procurement.
• Tuntutan kecepatan: Kebutuhan operasional toko harus dipenuhi cepat, sehingga pembelian dilakukan tanpa proses pengadaan standar.
• Musiman: Kampanye promosi atau peak season menyebabkan lonjakan pembelian dalam waktu singkat.
• Fokus utama pada core business: Tim procurement lebih banyak mengalokasikan waktu untuk mengelola pengadaan strategis seperti stok barang dagangan, sementara pengeluaran kecil luput dari perhatian.

Dampaknya, pembelian dilakukan tanpa melibatkan tim procurement, vendor yang digunakan tidak terkoordinasi antar lokasi, dan tidak ada visibilitas menyeluruh atas pengeluaran yang terjadi di lapangan. Faktor penyebab tail spend tidak terkendali:

• Minimnya visibilitas data pengeluaran secara real-time
• Proses pengadaan yang kompleks atau tidak seragam di tiap unit
• Sistem procurement yang tersebar (siloed)
• Data supplier yang tidak terstandarisasi atau tidak terbarukan
• Praktik maverick spending, yaitu pembelian di luar kebijakan perusahaan

Apa saja dampak negatifnya apabila tail spend tidak dikelola dengan baik? 

• Biaya lebih tinggi: Perusahaan kehilangan potensi penghematan 20–30% dari pembelian kecil yang tidak dinegosiasikan
• Vendor sprawl: Terlalu banyak vendor kecil yang sulit dikontrol dan dipantau
• Risiko kepatuhan: Pembelian dari vendor tidak tervalidasi menimbulkan risiko fraud, kualitas rendah, dan pelanggaran regulasi
• Beban kerja administratif: Tim finance harus menangani ratusan invoice kecil, menyebabkan inefisiensi dan potensi kesalahan input

Namun, dengan software retail tail spend management, semua tantangan ini bisa diatasi lebih cepat dan terukur.

Cara mengidentifikasi tail spend di operasional retail

Sebelum bisa menghemat dari tail spend, perusahaan perlu tahu dulu: pengeluaran kecil seperti apa yang paling sering terjadi, siapa yang melakukannya, dan di mana letaknya.

1. Konsolidasi data spend

Langkah awal mengidentifikasi tail spend adalah mengumpulkan seluruh data pengeluaran dari berbagai channel pembelian. Data ini bisa berasal dari purchase order (PO), invoice supplier, laporan reimbursement, hingga tagihan kartu kredit perusahaan. 

Karena data ini biasanya tersebar di banyak cabang dan departemen, semuanya perlu disatukan ke dalam satu sistem. Setelah itu, format datanya perlu disamakan supaya bisa dibaca dan dianalisis dengan benar.

2. Lakukan spend analysis

Setelah data terkonsolidasi, tahap berikutnya adalah melakukan spend analysis. Pada tahap ini, pengeluaran dianalisis berdasarkan supplier, kategori produk atau jasa, serta nilai dan frekuensi transaksi. 

Tujuannya adalah menemukan pola 80/20, yaitu transaksi yang jumlahnya paling banyak, tapi nilainya kecil. Dengan bantuan tools spend analytics dalam retail tail spend management, pola ini bisa divisualisasikan dengan lebih jelas sehingga area tail spend mudah dikenali.

Baca Juga: Spend Analysis: Cara, Metode, Contoh, Sumber Data, Tools

3. Klasifikasi tail spend

Setelah tahu mana saja yang termasuk tail spend, pengeluaran-pengeluaran itu perlu dikelompokkan lagi agar lebih mudah dipantau. 

Misalnya, dikelompokkan berdasarkan jenis barang/jasa, cabang toko, departemen, seberapa sering dibeli, dan berapa besar nilainya. Dengan begitu, Anda bisa tahu pola tail spend di tiap bagian bisnis dan menentukan mana yang perlu ditindaklanjuti lebih dulu.

4. Cari tahu penyebabnya

Langkah ini penting untuk tahu kenapa tail spend bisa muncul dan tidak terkontrol.

• Apakah karena tidak ada kontrak resmi dengan vendor? 
• Apakah pembelian dilakukan tanpa koordinasi? 
• Apakah proses pengadaan terlalu rumit, sehingga orang-orang di lapangan lebih memilih beli langsung ke vendor lain? 

Di tahap ini, perusahaan bisa menemukan vendor ganda, pola pembelian yang tidak sesuai aturan, atau pengeluaran di luar kebijakan yang disebut maverick spending.

5. Tentukan area prioritas yang harus diperbaiki

Karena tidak semua tail spend bisa ditangani sekaligus, langkah terakhir adalah memilih area mana yang paling penting untuk dioptimalkan. Pilih kategori yang punya potensi penghematan besar tapi relatif mudah untuk dibenahi. 

Dengan strategi ini, perusahaan bisa mulai dari langkah kecil yang berdampak besar, dan perlahan mengontrol tail spend secara menyeluruh.

Strategi mengelola tail spend di industri retail

Setelah tail spend teridentifikasi, langkah penting berikutnya adalah mengelolanya dengan strategi yang tepat. 

Di industri retail yang memiliki banyak toko dan kebutuhan pembelian cepat, strategi ini harus praktis namun tetap terstruktur agar efisien dijalankan di seluruh cabang.

1. Supplier consolidation

Salah satu cara paling efektif untuk mengurangi tail spend adalah dengan mengurangi jumlah supplier yang digunakan. 

Alih-alih tiap toko punya vendor sendiri, pusatkan pengadaan pada preferred suppliers dan buat master agreement untuk kebutuhan rutin. Cara ini bisa:

• Menekan biaya lewat diskon volume
• Menyederhanakan proses administrasi
• Membangun hubungan jangka panjang dengan vendor terpercaya

Khusus di retail, ini membantu menghindari vendor ganda untuk produk yang sama di toko berbeda.

2. Standardisasi proses procurement

Masalah umum dalam pengadaan retail adalah tidak adanya aturan yang jelas untuk pembelian kecil. Untuk itu, perusahaan perlu membuat proses pengadaan yang standar dan mudah diikuti.

Strategi ini mencakup:

• Menyusun kebijakan pembelian untuk transaksi bernilai kecil
• Membuat sistem persetujuan (approval workflow) yang cepat dan efisien
• Menetapkan batas belanja berdasarkan posisi, cabang, atau divisi

Dengan proses standar, risiko pembelian tidak terkontrol bisa ditekan sejak awal.

Baca Juga: Roadmap Digital Procurement: Transformasi Manual ke Otomatis

3. Implementasi e-catalog dan pre-approved suppliers

Untuk mencegah pembelian dadakan dari vendor sembarangan, perusahaan bisa menyediakan katalog online berisi produk dan layanan dari supplier yang sudah disetujui sebelumnya. Karyawan cukup memilih produk dari katalog yang tersedia, tanpa harus mencari vendor baru.

Keuntungan dari strategi ini antara lain:

• Pengadaan jadi lebih cepat dan terkendali
• Dapat diberlakukan minimum order untuk efisiensi
• Pengalaman belanja karyawan menjadi lebih terarah (guided buying)

Di retail, pendekatan ini bisa sangat membantu terutama untuk kebutuhan rutin seperti alat kebersihan, alat tulis, atau materi promosi yang sering dibeli oleh masing-masing toko.

4. Automated procurement systems

Otomatisasi proses pengadaan adalah kunci untuk efisiensi jangka panjang. Dengan sistem procurement digital, proses pembuatan PO, pencocokan invoice, dan pelacakan pengeluaran bisa dilakukan secara real-time dan terpusat.

Fitur yang bisa diimplementasikan:

• Pembuatan purchase order otomatis dari permintaan internal
• Pencocokan invoice otomatis untuk menghindari kesalahan pembayaran
• Manajemen invoice elektronik agar tidak lagi bergantung pada dokumen fisik
• Pelacakan pengeluaran secara real-time di seluruh cabang

Bagi bisnis retail yang memiliki banyak lokasi, sistem ini memberikan visibilitas penuh atas pengeluaran, mempercepat proses approval, dan mengurangi beban administratif di kantor pusat.

Baca Juga: 8 Rekomendasi Procurement Spend Management sesuai Skala Bisnis

Teknologi optimasi tail spend: Mekari Expense sebagai solusi

Tail spend di industri retail bisa dikendalikan lebih efektif dengan dukungan teknologi yang tepat. 

Mekari Expense adalah solusi procurement yang dirancang khusus untuk kebutuhan bisnis di Indonesia, termasuk bisnis retail dengan banyak cabang dan pengeluaran operasional yang tersebar.

Sebagai platform retail tail spend management, Mekari Expense membantu Anda:

• Mengotomatisasi proses procurement dari PO hingga pembayaran, tanpa perlu pindah aplikasi
• Menyederhanakan approval workflow sesuai otorisasi perusahaan
• Menyediakan database vendor dan produk yang standar dan transparan
• Memberikan visibilitas penuh untuk pengadaan multi-cabang dan multi-gudang
• Menyesuaikan proses dengan regulasi dan praktik lokal
• Menjaga keamanan data dengan sertifikasi ISO 27001

Dengan semua keunggulan ini, Mekari Expense memungkinkan tim procurement dan finance di industri retail untuk menghemat waktu, mencegah pemborosan, dan menjaga kepatuhan dalam setiap transaksi. 

Tunggu apa lagi? Coba Mekari Expense sekarang.