Transportation Spend Management: Strategi Kelola Cost Logistik

Biaya transportasi sering menjadi salah satu komponen terbesar dalam supply chain, bahkan bisa mencapai 11% dari total revenue penjualan tahunan. 

Di sektor e-commerce B2C, 25% professional supply chain menganggap spending untuk transportasi ini sebagai tantangan utama.

Padahal, biaya transportasi dapat dioptimalkan dengan mengurangi billing error, surcharge yang tidak perlu, serta pemilihan rute dan carrier yang kurang efisien.

Akan tetapi, peluang penghematan ini seringkali tidak terdeteksi karena perusahaan tidak memiliki sistem yang memberikan visibilitas penuh terhadap transportation spending mereka. 

Oleh karena itu, bisnis memerlukan sistem transportation spend management untuk menekan biaya transportasi dan memaksimalkan profit. Pengelolaan pengeluaran transportasi ini juga merupakan bagian dari spend management system yang menyeluruh di perusahaan.

Namun, apa itu transportation spend management serta bagaimana menerapkannya? Simak selengkapnya.

Baca Juga: 5 Rekomendasi Enterprise Spend Management Terbaik untuk Perusahaan

Apa Itu Transportation Spend Management?

Transportation Spend Management (TSM) adalah strategi berbasis data untuk menganalisis dan mengoptimalkan kinerja operasional jaringan logistik perusahaan sehingga dapat memangkas biaya dan meningkatkan performa finansial bisnis.

TSM mengintegrasikan proses tracking, analisis mendalam, dan optimasi berkelanjutan untuk memberikan kendali penuh atas biaya transportasi.

Dalam ekosistem rantai pasok yang kompleks, TSM tidak hanya berfokus pada pencatatan pengeluaran dasar, melainkan jadi mekanisme kontrol yang strategis.

Berikut adalah cakupan biaya utama yang dikelola dalam sistem transportation spend management:

• Freight Rates: Tarif dasar pengiriman kargo yang disepakati dengan kurir atau penyedia logistik.
• Fuel Costs: Biaya bahan bakar beserta fluktuasi fuel surcharges yang menyertainya.
• Accessorial Charges: Biaya tambahan untuk layanan di luar pengiriman standar (misalnya liftgate service, pengiriman ke dalam gedung, atau penanganan khusus).
• Demurrage & Detention Fees: Denda atau biaya penalti akibat keterlambatan pengembalian kontainer atau waktu tunggu truk yang melebihi batas waktu muat/bongkar (free time).
• Terminal Costs: Mencakup biaya untuk aktivitas pemuatan, pemindahan, dan pembongkaran barang selama berada di terminal atau pelabuhan.

Dengan mengoptimalkan seluruh komponen biaya tersebut, bisnis dapat meningkatkan efisiensi biaya transportasi secara maksimal.

Faktor-Faktor yang Memengaruhi Biaya Transportasi / Transportation Cost

Biaya Transportasi bukanlah nilai yang statis. Ada berbagai komponen variabel dapat berubah dan memengaruhi besaran transportation cost tersebut. 

Berikut beberapa faktor yang memengaruhi nilai biaya transportasi dalam bisnis:

1. Jarak tempuh, rute, dan hambatan perjalanan

Kondisi geografis rute pengiriman sangat berkaitan dengan jarak tempuh sehingga langsung memengaruhi total biaya. 

Jika rute melewati infrastruktur berbayar seperti jalan tol atau electronic road pricing, komponen biaya tersebut juga harus diperhitungkan saat menilai biaya distribusi ke suatu tujuan.

2.Akses Infrastruktur Logistik

Letak fasilitas pemasok juga menentukan seberapa mudah akses ke jalur logistik utama, seperti jalan raya, bandara, stasiun kereta, atau infrastruktur lain. 

Semakin strategis lokasinya, biasanya semakin efisien proses penjemputan dan pengiriman, sehingga biaya dapat lebih terkendali.

3. Perbedaan Supply dan Demand Antar Wilayah

Biaya transportasi tidak selalu sama di setiap lokasi karena terpengaruh oleh dinamika permintaan dan ketersediaan angkutan di wilayah tersebut, khususnya untuk barang-barang muatan besar. 

Pada area dengan permintaan tinggi atau kapasitas angkut yang terbatas, biaya cenderung naik karena persaingan ruang muat dan armada.

4. Fluktuasi harga bahan bakar

Baik transportasi laut maupun darat sangat sensitif terhadap perubahan harga bahan bakar. 

Ketika harga bahan bakar turun, biaya operasional angkutan bisa berkurang. 

Sebaliknya, saat harga naik, kenaikannya perlu diantisipasi dalam struktur biaya dan penetapan tarif.

5. Kondisi pasar tenaga kerja

Kenaikan upah dan kelangkaan tenaga kerja, khususnya pengemudi angkutan seperti truk dapat meningkatkan biaya pengiriman. 

Tantangan rekrutmen sering muncul karena sifat pekerjaan yang cenderung “kasar” dan adanya kekurangan tenaga kerja di pasar.

6. Kebutuhan lisensi, onboarding, dan strategi retensi

Sopir truk membutuhkan kelas SIM tertentu, sehingga proses rekrutmen dan pelatihan membutuhkan waktu serta biaya tambahan, apalagi saat sopir senior memasuki masa pensiun. 

Upaya retensi, termasuk melalui kemitraan dengan pihak ketiga, dapat membantu menjaga stabilitas ketersediaan tenaga kerja serta menekan biaya pergantian sopir dan karyawan.

7. Regulasi Pemerintah

Aturan seperti batas maksimum jam mengemudi atau kewajiban sertifikasi tertentu memengaruhi struktur biaya transportasi. 

Perusahaan perlu mengelola kepatuhan terhadap regulasi secara efisien agar operasional transportasi dan logistik tetap lancar tanpa menambah biaya yang tidak perlu.

8. Karakteristik pengiriman dan tingkat layanan yang dipilih

Ukuran kiriman, moda transportasi, tingkat urgensi, dan kelas layanan (misalnya reguler dengan kargo) juga menentukan besaran biaya saat menggunakan layanan logistik pihak ketiga. 

Semakin besar, semakin cepat, atau semakin khusus kebutuhan pengiriman, umumnya semakin tinggi biaya yang harus disiapkan oleh perusahaan.

Manfaat & Pentingnya Transportation Spend Management untuk Bisnis

Biaya transportasi sering menyebar di banyak pos, mulai dari tarif utama hingga biaya variabel yang telah dibahas di atas. 

Oleh karena itu, transportation spend management menjadi penting untuk memastikan setiap pengeluaran terpantau, tercatat, dan dapat dioptimalkan secara konsisten.

Berikut beberapa manfaat yang dapat Anda rasakan jika menerapkan penggunaan TMS di perusahaan:

1. Biaya Transportasi yang Lebih Terkontrol

Transportation spend management membantu perusahaan menemukan inefisiensi rute, pola biaya yang membengkak, dan area yang bisa dioptimalkan.

Dengan TSM, Anda dapat memangkas transportation spend hingga 20% dan meningkatkan ketepatan waktu hingga 30%.

2. Visibilitas penuh

TSM membuat seluruh komponen biaya transportasi jadi lebih “terlihat”. 

Sebab, Anda dapat memantau data pengeluaran lintas moda dan wilayah secara lebih menyeluruh, bukan hanya di akhir bulan saat invoice menumpuk. 

Dengan pelaporan real-time dan transparan, tim logistik dan finance bisa membaca tren biaya dan mengambil tindakan korektif dengan lebih cepat.

3. Efisiensi Operasional Meningkat

Transportation spend management bisa memangkas beban kerja administratif karena beberapa pekerjaan yang sebelumnya manual dapat berjalan secara otomatis dan konsisten.

Fitur-fitur seperti freight audit, validasi invoice, hingga payment processing otomatis mengautomasi berbagai proses manual sehingga berjalan lebih cepat dengan effort yang lebih sedikit.

Dengan demikian, tim bisa mempercepat siklus pemeriksaan dan pembayaran, sekaligus menjaga kontrol agar tagihan yang tidak sesuai tidak ikut terbayar.

Baca Juga: 8 Cara Efisiensi Biaya Operasional Perusahaan dan Anggaran

4. Skalabilitas saat bisnis bertumbuh

Ketika volume pengiriman meningkat, kompleksitas biaya biasanya juga ikut meningkat. Jika kerja operasional dan kontrol biaya masih manual, tim bisa kewalahan karena jumlah invoice bertambah, variasi biaya semakin banyak, dan pengecekan detail tagihan harus dilakukan berulang.

Dengan transportation spend management, pengelolaan biaya bisa “naik kelas” mengikuti pertumbuhan bisnis karena tracking, analisis, dan kontrol pengeluaran berjalan lebih terstruktur.

Dengan demikan, kenaikan volume tidak otomatis memicu kenaikan biaya dan beban kerja administratif.

5. Mengurangi kesalahan penagihan

Kemampuan freight audit dalam TSM mampu mendeteksi billing errors, biaya yang tidak perlu, dan ketidaksesuaian kontrak secara otomatis. 

Dengan proses audit yang konsisten, perusahaan punya peluang lebih besar untuk mencegah overcharge sekaligus recover pembayaran yang tidak semestinya.

Strategi untuk Mengoptimalkan Transportation Spend

Optimalisasi pengelolaan biaya transportasi akan sangat efektif jika berjalan dari dua sisi sekaligus: pengendalian biaya berbasis data dan perbaikan keputusan operasional harian.

Berikut strategi dan langkah-langkah yang dapat Anda terapkan untuk menekan transportation spend tanpa mengorbankan kelancaran pengiriman.

1. Implementasi Transportation Management System

Gunakan Transportation Management System (TMS) atau transportation spend management software sebagai platform sentral untuk mengelola data pengiriman, biaya, dan pelaporan dalam satu alur kerja.

TMS mampu mengotomatiskan berbagai keputusan penting seperti perencanaan rute, pemilihan kurir, dan pelacakan pengiriman.

Data yang terpusat dan automasi proses memudahkan perusahaan dalam memantau transportation spend dan membandingkan biaya antar rute/carrier serta menutup celah pemborosan dengan lebih cepat.

2. Negosiasi Kontrak Carrier

Seperti pembahasan sebelumnya, pemanfaatan TMS/TSM memberikan insight data yang terpusat. Ini dapat membantu bisnis saat mendiskusikan kontrak dan biaya transportasi.

Dengan dukungan data volume pengiriman dan metrik performa seperti on-time performance atau claim rate, negosiasi tarif akan jauh lebih kuat. 

Dengan pendekatan ini, perusahaan bisa mengamankan rate yang lebih kompetitif sekaligus memperjelas terms yang mampu mengurangi risiko biaya tambahan.

3. Shipment Consolidation

Shipment consolidation berarti menggabungkan beberapa pengiriman kecil menjadi pengiriman yang lebih efisien. Dengan demikian, biaya per unit atau per pengiriman bisa turun secara drastis.

Praktik ini biasanya berjalan seiring dengan penataan ulang packaging agar kapasitas muat lebih optimal dan biaya “terbuang” karena ruang kosong berkurang.

4. Intermodal transportation

Untuk long-haul shipping, kombinasi moda seperti rail, truck, dan ocean freight sering kali lebih cost-effective dibanding hanya mengandalkan satu moda saja. 

Strategi ini membantu perusahaan menyeimbangkan biaya dan kapasitas, terutama saat tarif trucking sedang tinggi atau kapasitas terbatas.

5. Route Optimization

Dengan software yang canggih, perusahaan dapat mempertimbangkan rute paling efisien untuk mengurangi mileage dan konsumsi bahan bakar.

Dampaknya biasanya terasa di biaya bahan bakar, overtime, serta biaya perawatan kendaraan yang ikut menurun ketika perjalanan lebih efisien.

6. Freight Audit

Freight audit membantu memastikan setiap tagihan sesuai kontrak dan layanan yang benar-benar diberikan. 

Tak hanya itu, audit yang terstruktur membuat kinerja bebas kesalahan seperti duplicate charges atau penerapan tarif yang keliru. 

Proses ini penting karena meskipun billing error sering terasa “kecil” per invoice, tetapi nilainya bisa signifikan ketika volume pengiriman tinggi.

7. Penggunaan Fleet Management System

Implementasi fleet management system dapat membantu perusahaan berbagai proses seperti pemantauan GPS, jadwal dan biaya maintenance, serta evaluasi performa pengemudi.

Dengan demikian, kesalahan-kesalahan kecil dalam operasi angkutan dan pengemudi dapat diminimalkan dan biaya pun dapat ditekan.

Kontrol yang lebih baik atas rute, tol, dan kondisi kendaraan juga membuat biaya operasional armada lebih terkontrol dan terprediksi.

Rekomendasi Transportation Spend Management Software

Seperti yang sudah dibahas, tanpa adanya visibilitas dan kontrol yang jelas, biaya transportasi mudah membengkak dan mengurangi profitabilitas bisnis.

Oleh karena itu, perusahaan butuh transportation spend management software untuk menstandarkan pengajuan, mengunci anggaran, dan membaca penggunaan biaya secara real time.

Mekari Expense adalah spend management software terbaik yang mampu memberikan kontrol pengeluaran dan forecasting anggaran yang lebih predictable agar penggunaan transport cost lebih efisien.

Mekari Expense memiliki beragam fitur dan kelebihan yang dapat mempermudah pengelolaan biaya transportasi di perusahaan Anda, seperti:

• Automasi pengajuan biaya transportasi: Karyawan dapat mengajukan reimbursement biaya perjalanan (taksi, transportasi online, bensin, tol, parkir) langsung dari aplikasi.
• Alokasi budget transportasi: Tentukan budget khusus untuk transportation spending, baik per divisi, cabang, maupun proyek. Dengan demikian, batas belanja jadi lebih jelas dan mudah diawasi.
• Real-time budget tracking: Pantau penggunaan anggaran secara real-time untuk mencegah overspend dan menindaklanjuti anomali lebih cepat.
• Transportation cost reports: Menarik laporan pengeluaran lengkap yang mencakup total transportation spend serta breakdown per kategori, per karyawan, dan per divisi untuk analisis yang akurat.
• Manajemen vendor transportasi: Jika perusahaan menggunakan vendor third-party logistics (3pl) seperti sewa kendaraan atau layanan shuttle, maka pengelolaannya dapat dipusatkan melalui satu aplikasi. 
• Vendor portal: vendor 3pl dapat mengunggah invoice transportasi langsung ke sistem Mekari Expense sehingga status penagihan selalu transparan untuk seluruh pihak.
• Automated invoice processing: Validasi, pencocokan, dan pembayaran invoice kepada vendor secara otomatis dapat mengurangi pekerjaan manual serta mempercepat cycle time pembayaran.

Ingin kendali penuh atas biaya transportasi dan budget yang lebih terkontrol? Pilih Transportation Spend Management terbaik dari Mekari Expense untuk visibilitas real time, proses yang tertib, dan keputusan biaya yang lebih cepat.