10 Rekomendasi Tail Spend Management Software Terbaik

Pengeluaran yang sering dianggap sepele, namun ketika dijumlahkan, bisa memakan anggaran hingga puluhan persen dari total biaya operasional. Tanpa sistem yang tepat, pengeluaran seperti ini tidak tercatat dan sulit diawasi. 

Tail spend management software ada untuk membantu perusahaan mengelolanya. Prosesnya bisa jadi lebih cepat, lebih rapi, dan sesuai kebijakan, sekecil apapun nilainya. Tim procurement jadi tidak terbebani. Apa saja rekomendasi software-nya? Baca selengkapnya.

Memahami tail (end) spend management software

Tail spend management software adalah solusi procurement yang dirancang khusus untuk mengelola pembelian bernilai kecil namun sering, jenis pengeluaran yang sering luput dari kontrol, tapi bila dikumpulkan bisa membengkak hingga puluhan persen dari total biaya operasional.

Dengan software ini, proses pembelian kecil bisa diotomatisasi, dipantau lewat dashboard, dan dikendalikan tanpa menambah beban tim procurement. 

Contoh umum tail spend:

• Petty cash & expense items: Biaya makan, transportasi, bahan bakar, atau perjalanan dinas.
• E-marketplace spend: Pembelian ATK, perlengkapan kantor, snack, atau perangkat IT lewat marketplace.
• Custom catalogs: Barang khusus seperti alat lab, seragam, atau perlengkapan produksi.
• Tactical buys: Pembelian dari vendor lama, tapi tidak cukup rutin untuk kontrak.
• Spot buys: Pembelian satu kali untuk kebutuhan mendadak dan cepat.

Mengapa perusahaan butuh tail spend management software

Tanpa sistem yang tepat, tail spend mudah tersebar di luar kontrol, tidak tercatat rapi, dan sering luput dari strategi pengadaan. 

Inilah alasan mengapa perusahaan perlu mengadopsi tail spend management software sebagai bagian dari sistem procurement mereka.

1. Peluang penghematan biaya

Menurut riset Boston Consulting Group (BCG), perusahaan yang secara aktif mengelola tail spend bisa memangkas pengeluaran hingga 5–10%. Ini menjadi ruang efisiensi yang besar, terutama untuk bisnis dengan volume transaksi tinggi di area non-strategis.

2. Peningkatan visibilitas

Tail spend management software mengonsolidasikan data pengeluaran ke dalam satu sistem terpusat. Ini membuka insight penting seperti pembelian ganda, pengeluaran tersembunyi, hingga peluang konsolidasi vendor untuk efisiensi lebih lanjut.

3. Kepatuhan yang lebih baik

Dengan workflow yang otomatis, sistem ini membantu memastikan semua pembelian mengikuti aturan dan batasan kebijakan perusahaan. Ini secara langsung menurunkan risiko maverick spending atau pembelian di luar proses resmi.

4. Efisiensi operasional

Proses pengadaan jadi lebih cepat dan terstandar. Approval bisa dilakukan secara digital, pekerjaan manual berkurang drastis, dan tim procurement bisa fokus pada pengadaan strategis, bukan transaksi harian bernilai kecil.

5. Mitigasi risiko

Sistem yang terintegrasi memungkinkan pengecekan supplier secara lebih akurat. Ini membantu mengurangi risiko terkait kualitas barang, kepatuhan hukum, atau potensi fraud yang sering muncul dari vendor tak resmi.

6. Pengambilan keputusan yang lebih baik

Dengan akses ke data real-time dan analitik pengeluaran, perusahaan bisa membuat keputusan berbasis data. Ini mendukung strategi pengadaan yang lebih cerdas dan berdampak jangka panjang.

Rekomendasi tail spend management software

Tail spend management software hadir untuk menutup celah pemborosan dengan memberikan visibilitas, otomatisasi, dan kontrol atas pengeluaran kecil yang tersebar.

1. Mekari Expense

Mekari Expense adalah software spend management yang dilengkapi dengan modul procurement untuk membantu perusahaan mengelola pengeluaran, termasuk tail spend. 

Dengan mengotomatisasi seluruh proses pengadaan, mulai dari permintaan hingga pembayaran, Mekari Expense mempercepat siklus procurement, menyederhanakan alur kerja, dan meningkatkan produktivitas tim, solusi ideal untuk mengelola tail spend secara efektif dan efisien.

Fitur utama Mekari Expense untuk pengelolaan tail spend:

• Manajemen data terpusat: Semua data tail spend dari berbagai tim dan unit bisnis dikonsolidasikan dalam satu platform. Ini meningkatkan visibilitas dan kontrol atas transaksi bernilai kecil namun berulang.
• Permintaan & persetujuan pembelian otomatis: Proses pengajuan pembelian non-PO bisa dilakukan secara cepat dan patuh kebijakan, mengurangi pekerjaan manual dan mempercepat approval.
• Manajemen vendor yang praktis: Mulai dari onboarding, pelacakan aktivitas, hingga pengecekan kepatuhan vendor bisa dilakukan dalam satu sistem. Hal ini membantu memastikan pembelian hanya dilakukan melalui pemasok terpercaya.
• Pelacakan & pelaporan pengeluaran: Dashboard real-time menyajikan laporan pola pengeluaran tail spend, sehingga perusahaan bisa mengidentifikasi potensi efisiensi, konsolidasi pembelian, dan strategi negosiasi yang lebih baik.
• PO yang dapat disesuaikan: Memudahkan tim membuat dan mengelola purchase order sesuai kebijakan yang berlaku, agar semua pembelian tercatat secara resmi.
• Monitoring anggaran: Sistem akan melacak pengeluaran berdasarkan alokasi tiap divisi, dan memberikan notifikasi jika mendekati batas anggaran.

Cocok digunakan oleh: Perusahaan skala kecil, menengah, hingga besar di berbagai industri, terutama yang membutuhkan sistem pengadaan end-to-end yang terintegrasi dan mampu mengelola transaksi kecil dengan volume tinggi secara efisien.

2. Coupa

Coupa adalah salah satu platform Business Spend Management (BSM) terkemuka yang menyatukan procurement, pembayaran, penganggaran, dan manajemen vendor dalam satu ekosistem cloud. 

Coupa dirancang untuk memberikan visibilitas penuh terhadap seluruh pengeluaran perusahaan, termasuk tail spend yang sering terlewat.

Fitur utama:

• Coupa Advantage: Akses ke kontrak pemasok yang sudah dinegosiasikan secara global, sehingga perusahaan dapat mengurangi harga pembelian dan meningkatkan daya tawar tanpa harus negosiasi sendiri.
• Community Intelligence: Sistem menggunakan data agregat anonim dari ribuan perusahaan untuk memberikan rekomendasi cerdas terkait pemasok, harga, dan tren pengeluaran.
• Automated Invoice Processing: Otomatisasi pemrosesan invoice kecil yang biasanya memakan waktu, mengurangi input manual, error, dan keterlambatan pembayaran.
• Policy Enforcement: Aturan procurement otomatis yang memastikan setiap permintaan sesuai kebijakan perusahaan.

3. Ivalua

Ivalua adalah platform source-to-pay yang kuat dengan kemampuan konfigurasi tinggi, cocok untuk perusahaan besar yang memiliki kebutuhan pengelolaan pengeluaran kompleks, termasuk tail spend di berbagai lini bisnis.

Fitur utama:

• Guided Buying: Mengarahkan pengguna untuk membeli dari katalog vendor yang sudah disetujui, sehingga meningkatkan kepatuhan dan mengurangi pembelian tidak resmi.
• Supplier Onboarding: Proses pendaftaran pemasok baru yang dipercepat melalui antarmuka terpadu, cocok untuk kebutuhan mendesak.
• Spend Visibility: Dashboard dan laporan analitik yang mendalam memungkinkan tim melihat pola pengeluaran hingga level transaksi kecil.
• Flexible Workflows: Alur kerja yang dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan organisasi, termasuk approval, kontrak, dan rebate tracking.

4. Procurify

Procurify adalah aplikasi manajemen pengadaan yang menekankan user experience dan mobilitas, ideal untuk organisasi menengah yang membutuhkan kontrol anggaran harian tanpa kompleksitas sistem enterprise yang besar.

Fitur utama:

• Real-Time Budget Tracking: Pengguna dapat mengecek sisa anggaran sebelum melakukan pembelian sehingga risiko over-budget dapat dicegah sejak awal.
• Mobile Approvals: Persetujuan permintaan pembelian dapat dilakukan melalui aplikasi ponsel, mempercepat proses approval tanpa harus berada di depan komputer.
• Purchasing Cards Integration: Integrasi dengan kartu fisik maupun virtual memudahkan pelacakan transaksi kecil yang sering tidak tercatat.
• Custom Approval Flows: Atur alur persetujuan yang sesuai struktur organisasi, dari pembelian kecil hingga besar.

5. GEP (GEP SMART)

GEP SMART adalah solusi unified procurement berbasis cloud yang memadukan kecerdasan buatan dengan strategi pengadaan untuk mengelola seluruh siklus pengeluaran, dari pencarian vendor hingga pembayaran.

Fitur utama:

• AI-Powered Spend Analysis: Teknologi AI secara otomatis mengelompokkan data tail spend yang tidak terstruktur ke dalam kategori yang relevan, mempercepat visibilitas pengeluaran.
• Smart Invoicing: Mengurangi kesalahan pada faktur kecil dengan otomatisasi pencocokan invoice dan purchase order.
• Compliance Tracking: Memastikan transaksi small-ticket tetap mengikuti kontrak, regulasi, dan standar internal.
• Supplier Collaboration: Fasilitasi interaksi dengan pemasok kecil melalui portal terpadu sehingga mempercepat respon dan penyelesaian masalah.

6. Collective Spend

Collective Spend adalah platform yang mengkonsolidasikan permintaan pembelian dari banyak perusahaan untuk mendapatkan kekuatan tawar yang lebih tinggi terhadap pemasok, sehingga transaksi tail spend yang tersebar bisa mendapatkan harga dan layanan yang lebih kompetitif.

Fitur utama:

• Spend Consolidation: Gabungkan permintaan pembelian kecil dari berbagai unit usaha menjadi satu pesanan besar untuk memaksimalkan skala ekonomi.
• Marketplace Integration: Akses jutaan produk dari pemasok tepercaya dengan harga yang sudah dinegosiasikan.
• Outsourced Vendor Management: Tim ahli membantu mengelola negosiasi vendor dan kontrak sehingga perusahaan tidak perlu mengelolanya sendiri.
• Demand Forecasting: Informasi tren permintaan yang mendukung perencanaan pembelian lebih efektif.

7. Order.co (sebelumnya Negotiatus)

Order.co adalah solusi manajemen pembelian yang menyatukan ribuan pemasok dalam satu antarmuka sehingga perusahaan bisa membeli kebutuhan operasional secara cepat, rapi, dan dengan satu tagihan konsolidasi.

Fitur utama:

• One-Click Purchasing: Pembelian dari banyak pemasok dapat dilakukan melalui satu antarmuka dengan satu klik, tanpa perlu login ke berbagai portal vendor.
• Consolidated Invoicing: Ratusan transaksi kecil digabungkan menjadi satu invoice bulanan untuk mempermudah pembayaran dan akuntansi.
• Automatic GL Coding: Kategori akuntansi otomatis diterapkan untuk setiap pembelian, mempercepat proses pembukuan.
• Contract Price Enforcement: Pastikan harga yang disetujui dalam kontrak supplier selalu digunakan.

8. Zycus

Zycus adalah penyedia solusi source-to-pay yang memanfaatkan kecerdasan buatan “Merlin” untuk mengolah data pengadaan yang tidak terstruktur dan mengubahnya menjadi insight yang dapat ditindaklanjuti, khususnya di area tail spend.

Fitur unggulan:

• Merlin AI: Mesin AI yang mengekstrak data dari invoice, kontrak, dan dokumen lain secara otomatis untuk meningkatkan akurasi informasi.
• Auto-Classify: Teknologi klasifikasi yang mampu mengelompokkan jutaan transaksi kecil dengan akurasi tinggi sehingga visibilitas pengeluaran meningkat.
• Guided Procurement: Asisten virtual yang membantu pengguna menemukan item yang tepat dari katalog resmi untuk memastikan kepatuhan.
• Spend Forecasting: Prognosa pengeluaran berdasarkan tren data historis yang membantu perencanaan anggaran.

9. Spendesk

Spendesk adalah platform pengelolaan pengeluaran yang menggabungkan kartu perusahaan (fisik dan virtual), pembayaran invoice, dan proses reimbursement dalam satu sistem terpadu, sehingga tail spend operasional dapat dikendalikan dengan lebih baik.

Fitur unggulan:

• Virtual Cards: Kartu digital sekali pakai untuk belanja online yang aman dan terlacak.
• Approval Workflows: Alur persetujuan instan untuk pengeluaran kecil yang cepat dan terstandar.
• Subscription Management: Fitur untuk melacak, membayar, dan membatalkan langganan software atau layanan yang sering terlupakan.
• Automated Reimbursements: Proses reimburse otomatis yang terhubung langsung dengan sistem akuntansi.

10. Simfoni

Simfoni menawarkan pendekatan Spend-as-a-Service yang menggabungkan perangkat lunak analitik canggih dengan layanan operasional nyata untuk membantu perusahaan menangani tail spend secara strategis dan efisien.

Fitur unggulan:

• Tactical Buying Desk: Tim profesional membantu proses bidding dan negosiasi untuk pembelian taktis yang rumit.
• Tail Spend Automation: Sistem otomatis yang mencari harga terbaik dari berbagai supplier untuk setiap kebutuhan.
• Diversity Tracking: Membantu perusahaan mengarahkan pengeluaran ke pemasok yang berkelanjutan atau dimiliki kelompok minoritas sesuai inisiatif ESG.
• Supplier Scorecards: Penilaian pemasok berdasarkan performa dan kepatuhan untuk meminimalkan risiko.

Tail spend management software terbaik untuk perusahaan di Indonesia

Mekari Expense adalah solusi tail spend management software terbaik untuk bisnis di Indonesia. 

Dengan integrasi penuh antara modul procurement dan sistem spend management, pengeluaran kecil yang tersebar bisa dipantau dan dikendalikan dalam satu platform.

Keunggulan Mekari Expense:

• Proses pengadaan hingga pembayaran terhubung tanpa pindah aplikasi
• Workflow otomatis sesuai otorisasi dan kebijakan perusahaan
• Vendor & produk terstandarisasi, transaksi lebih aman dan mudah diaudit
• Dukungan multi-cabang dan gudang dalam satu dashboard
• Disesuaikan dengan praktik bisnis dan regulasi di Indonesia
• Keamanan data bersertifikasi ISO 27001

Pelajari lebih lanjut tentang solusi tail spend management software terbaik untuk bisnis Anda.