Spend Management untuk Bisnis Hospitality dan Tourism di Bali

Bali mencatat tingkat penghunian kamar hotel berbintang sebesar 61,02% sepanjang 2025, tertinggi di Indonesia. Angkanya bergerak dari 57,97% pada November hingga 69,54% pada Agustus. Di saat yang sama, Bali menerima hampir 6,95 juta kunjungan wisatawan mancanegara sepanjang tahun.

Perubahan jumlah tamu ikut mengubah kebutuhan operasional. Saat occupancy naik, kebutuhan F&B, linen, vendor, perjalanan bisnis, hingga pengeluaran darurat bisa ikut bertambah. Finance perlu menyiapkan budget yang cukup fleksibel untuk mengikuti ritme tersebut, tanpa kehilangan kendali atas transaksi yang terjadi di lapangan.

Di sinilah spend management menjadi relevan bagi bisnis hospitality dan tourism. Pengelolaan spending membantu perusahaan memberi ruang bagi tim untuk bergerak cepat, sekaligus menjaga limit, approval, dan visibilitas pengeluaran tetap berada dalam kendali finance.

Kecepatan pengeluaran ikut menentukan service recovery

Ada satu pola yang sering muncul dalam operasional hotel. Momen yang menentukan kepuasan tamu justru bisa muncul saat terjadi gangguan kecil. AC mati. Air panas tidak menyala. Pesanan makanan terlambat. Kamar belum siap ketika tamu datang.

Riset akademik tentang service recovery menunjukkan bahwa waktu penyelesaian ikut memengaruhi kepuasan tamu.

Gambar 1. Indeks Pemulihan Layanan Multivariat

Sumber: Journal of Hospitality and Tourism Management (Eksperimen Kuantitatif)

Dalam eksperimen tersebut, penyelesaian masalah dalam 30 menit menghasilkan efek yang lebih positif terhadap kepuasan dibandingkan penyelesaian dalam 2 jam pada strategi recovery yang diuji.

Studi lain terhadap 113 tamu hotel di Yogyakarta menemukan pola yang serupa. Kecepatan pemulihan, kompensasi, dan permintaan maaf menjadi tiga faktor yang berkaitan dengan kepuasan tamu setelah terjadi kegagalan layanan.

Jadi, konteksnya tidak terbatas pada hotel mewah di luar negeri. Pola serupa juga terlihat pada pasar hospitality Indonesia.

Studi lain terhadap 553 tamu hotel mewah mencatat 48% responden pernah mengalami service failure selama menginap. Angka ini berasal dari sampel penelitian tertentu, sehingga tidak bisa dianggap sebagai angka untuk seluruh industri hotel.

Yang menarik, banyak situasi seperti ini membutuhkan uang keluar saat itu juga.

Hotel perlu membayar teknisi. Resort perlu membeli bahan makanan pengganti. Villa mungkin membutuhkan laundry ekspres. Semua harus selesai sebelum gangguan terasa lebih besar bagi tamu.

Di sinilah proses keuangan sering bertemu dengan kebutuhan lapangan. Beberapa friksi yang umum terjadi antara lain:

• Reimbursement membutuhkan nota asli dan baru bisa diproses keesokan hari.
• Petty cash sudah habis atau kuncinya berada pada karyawan yang sedang libur.
• Pembelian di atas nominal tertentu harus menunggu approval manajer.
• Vendor darurat meminta pembayaran tunai di tempat, bukan transfer atau invoice.

Pro Tip: Jika hotel atau villa sering memakai vendor darurat, buat kebijakan khusus sejak awal. Tetapkan kategori vendor, limit transaksi, dan pihak yang boleh menggunakan kartu. Tim lapangan bisa bergerak cepat, sementara finance tetap punya batas yang jelas.

Celahnya cukup jelas. Kebutuhan operasional bisa muncul sekarang, sementara jalur pembayaran perusahaan masih mengikuti proses normal.

Situasi seperti ini bisa terjadi sekali atau berulang sepanjang tahun. Karena itu, finance perlu melihat pola spending hospitality secara lebih luas.

Mengapa pengeluaran hospitality sulit diprediksi?

Coba lihat operasional hotel dari sisi occupancy. Angkanya bisa berubah cukup jauh dalam satu tahun. Data BPS Provinsi Bali sepanjang 2025 menunjukkan perubahan tersebut.

Gambar 2. Volatilitas Tingkat Penghunian Kamar (TPK)

Sumber Data: BPS Provinsi Bali, Tourism Overview 2025

Tingkat hunian hotel berbintang bergerak dari 57,97% pada November hingga 69,54% pada Agustus 2025. Selisih ini menunjukkan bahwa kebutuhan operasional hotel dapat berubah cukup besar sepanjang tahun.

Bali juga mencatat tingkat penghunian kamar hotel berbintang tertinggi di Indonesia sepanjang 2025, yaitu 61,02%. Angka ini berada di atas rata-rata nasional sebesar 49,30%.

Kunjungan wisatawan mancanegara juga bergerak dinamis. Sepanjang 2025, Bali mencatat hampir 6,95 juta kunjungan wisman. Jumlah tersebut naik 9,72% dibandingkan tahun sebelumnya.

Namun, angka tahunan bisa menyamarkan perubahan antarbulan. Desember 2025 mencatat 572.668 kunjungan, atau naik 18,48% dibandingkan November.

Bagi tim procurement F&B, perubahan ini terasa langsung. Kebutuhan bahan makanan bulan ini bisa berbeda jauh dari bulan berikutnya. Tim procurement perlu menyesuaikan pembelian dengan kondisi occupancy dan jumlah tamu. Jika kebutuhan naik, budget operasional juga harus punya ruang untuk mengikutinya.

Sektor akomodasi dan makan minum juga punya kontribusi besar terhadap ekonomi Bali. Pada triwulan II dan III 2025, sektor ini menyumbang masing-masing 22,76% dan 23,07% terhadap PDRB Bali.

Gambar 3. Distribusi Kontribusi Makroekonomi

Sumber: BPS Provinsi Bali, dikutip melalui ANTARA News Bali dan SWA.co.id.

Data tersebut memberi gambaran soal skala bisnis hospitality di Bali. Ketika occupancy berubah, kebutuhan F&B, linen, housekeeping supplies, dan layanan pendukung ikut bergerak.

Anggaran tahunan tetap dibutuhkan sebagai baseline. Namun, finance juga perlu memberi ruang untuk menyesuaikan spending ketika kondisi lapangan berubah. Di sinilah kebutuhan operasional dan kontrol finance mulai bertemu.

Finance perlu memberi ruang gerak tanpa melepas kendali

Tim operasional mengejar kecepatan. Finance menjaga budget, kebijakan, dan visibilitas transaksi. Keduanya punya kepentingan yang berbeda, tetapi harus bekerja dalam satu sistem.

Riset tentang biaya pemrosesan expense report manual memberi gambaran soal beban administratif tersebut. Sebagian besar datanya berasal dari Amerika Serikat dan Eropa, sehingga angkanya tidak bisa langsung diterapkan pada perusahaan Indonesia.

Sumber: Aberdeen Group, dikutip ExpensePoint; Corpay, 2026

Catatan: seluruh angka pada tabel berasal dari riset pasar Amerika Serikat dan Eropa. Gunakan sebagai benchmark global, bukan sebagai estimasi biaya atau waktu proses di Bali.

Survei Pigment terhadap 503 profesional finance di Amerika Serikat juga menemukan bahwa 89% responden membuat keputusan berdasarkan data yang mereka tahu tidak akurat atau tidak lengkap. Sumber Pigment via PR Newswire

Bagi perusahaan yang mengelola beberapa properti, kualitas data punya dampak langsung. Finance bisa mengambil keputusan budget berdasarkan laporan yang belum lengkap.

Lalu ada persoalan lain. Ketika akses pembayaran terlalu terbatas, tim lapangan bisa mencari jalan sendiri.

Contohnya:

• Karyawan menggunakan uang pribadi dan mengajukan reimbursement.
• Tim meminjam kartu rekan yang masih punya limit.
• Tim mencari vendor lain karena vendor resmi tidak bisa dibayar cepat.

Kondisi seperti ini dapat mendorong maverick spending, yaitu pembelian yang keluar dari kebijakan atau jalur procurement resmi. Perusahaan kemudian kehilangan sebagian visibilitas atas harga, vendor, dan kategori transaksi.

Karena itu, perusahaan perlu menetapkan batas transaksi sejak awal. Kartu dapat diberi limit berdasarkan kategori, periode, atau pengguna. Approval juga bisa mengikuti nilai transaksi.

Contohnya sederhana. Tim engineering bisa memiliki kartu untuk kebutuhan perbaikan darurat dengan limit tertentu. Finance tetap menentukan kategori dan batasnya. Tim tidak perlu meminta approval untuk setiap transaksi kecil yang sudah masuk kebijakan.

Mekari Expense menyediakan fitur seperti Custom Policy dan Approval Automation untuk membantu perusahaan mengatur kebijakan pengeluaran serta alur persetujuan sesuai struktur organisasi.

Prinsip ini masih cukup mudah ketika bisnis hanya mengelola satu properti. Begitu jumlah hotel atau villa bertambah, kebutuhan kontrolnya ikut berubah.

Bagaimana mengelola spending lintas properti?

Grup hospitality menghadapi persoalan yang berbeda ketika properti bertambah. Setiap hotel perlu bergerak cepat, sementara kantor pusat tetap membutuhkan gambaran spending secara menyeluruh.

Sebuah studi kasus internasional menggambarkan situasi tersebut. Grup hospitality yang mengoperasikan empat properti sebelumnya menggunakan sistem akuntansi terpisah, spreadsheet, dan komunikasi email antar tim.

General Manager di setiap properti punya ruang untuk mengambil keputusan. Namun, kantor pusat kesulitan melihat kondisi spending secara real-time.

Setelah menggunakan sistem procurement digital terpadu, grup tersebut dapat menerapkan approval secara lebih sistematis. Manajer properti tetap mengelola kebutuhan harian, sementara kantor pusat memperoleh kontrol yang lebih baik.

Studi kasus tersebut tidak memberikan angka khusus untuk Bali. Karena itu, artikel ini tidak menggunakan klaim tentang besarnya penghematan atau kenaikan biaya yang tidak punya sumber primer yang jelas.

Yang bisa dilihat adalah kebutuhan dasarnya. Properti perlu punya ruang gerak, sedangkan kantor pusat perlu melihat spending dari satu tempat.

Ada tiga pendekatan yang umum digunakan grup hospitality:

Pendekatan ketiga bisa menjadi pilihan ketika perusahaan ingin membagi budget per properti, tetapi tetap memantau transaksi dari pusat.

Setiap hotel atau villa dapat memiliki alokasi budget, admin kartu, dan kebijakan sendiri. Data transaksi tetap masuk ke dashboard pusat.

Kantor pusat tidak perlu ikut mengurus pembelian harian villa A atau resort B. Finance tetap bisa melihat saldo, penggunaan budget, dan aktivitas transaksi setiap properti.

Gambar 4. Tiga Model Kontrol Spending Multi-Properti

Sumber: Procurementexpress

Seperti yang terlihat pada visualisasi di atas, model sentralisasi murni memang memberikan kontrol absolut bagi kantor pusat, tetapi secara drastis menekan kelincahan operasional cabang ke titik terendah. Sebaliknya, otonomi penuh membebaskan cabang untuk bergerak cepat, tetapi membuat finance pusat kehilangan visibilitas.

Solusi ideal terletak pada titik persilangan di ujung kanan grafik. Melalui sistem terpadu yang memadukan budget per cabang dengan dashboard pengawasan terpusat, perusahaan dapat mencapai ekuilibrium. Properti tetap memiliki ruang gerak yang tangkas untuk merespons dinamika lapangan, sementara manajemen pusat memegang kendali utuh secara seketika.

Mekari Expense punya fitur Budget Allocation yang dapat membantu perusahaan membagi budget sesuai struktur cabang atau properti. Finance juga dapat memantau aktivitas spending dari pusat.

Corporate card harus mengikuti ritme bisnis

Corporate card digunakan perusahaan untuk membayar kebutuhan bisnis. Finance dapat mengatur penggunaannya lewat limit, kategori, pengguna, atau periode tertentu.

Dalam hospitality, kartu perusahaan berguna ketika tim membutuhkan alat pembayaran yang cepat. Finance tetap membutuhkan catatan transaksi dan kontrol spending.

Sumber: perbandingan kapabilitas produk dan arah pengembangan industri kartu virtual dari Visa dan Mastercard.

Catatan: tabel ini membandingkan model proses. Kapabilitas setiap kartu dapat berbeda menurut bank, produk, dan sistem yang digunakan.

Teknologi kartu virtual sudah berkembang untuk kebutuhan tersebut. Visa, misalnya, mendukung penggunaan virtual card dengan kontrol seperti nominal, periode penggunaan, dan kategori transaksi. Visa Virtual Card

Mastercard juga memperluas platform virtual card dengan kontrol seperti batas transaksi dan periode berlaku. Mastercard Expands Virtual Card Platform

Beberapa penggunaan kartu yang relevan untuk operasional hospitality:

• Kartu virtual per vendor untuk iklan digital agar pengeluaran marketing lebih mudah dilacak.
• Kartu fisik dengan limit tertentu untuk kebutuhan tim lapangan.
• Kartu khusus vendor darurat dengan limit yang sudah ditentukan.
• Kartu perjalanan bisnis untuk mengurangi ketergantungan pada reimbursement.
• Kartu untuk subscription dan pembayaran vendor rutin agar biaya berulang lebih mudah dipantau.

Pro Tip: Tentukan jenis kartu berdasarkan jenis transaksinya. Kartu virtual cocok untuk pembelian online dan vendor tertentu. Kartu fisik lebih praktis untuk kebutuhan tatap muka, seperti belanja dapur atau perbaikan darurat.

Salah satu pengguna Mekari Expense, PT Bobobox Mitra Indonesia, menyampaikan bahwa proses business trip dan reimbursement mereka menjadi lebih mudah setelah menggunakan sistem ini. Status pengajuan dapat dipantau dan riwayat transaksi tercatat. Klaim ini sebaiknya dilengkapi customer story resmi sebelum artikel dipublikasikan.

Kartu yang cepat tetap membutuhkan visibilitas. Tanpa data transaksi yang jelas, finance akan kesulitan melihat pola spending.

Kontrol spending tetap harus terlihat dari pusat

Tim operasional membutuhkan kecepatan. Finance membutuhkan visibilitas. Sistem spending harus bisa memenuhi dua kebutuhan tersebut dalam satu alur.

Mekari Expense menyebut proses manual dapat menyita 50% sampai 70% waktu tim finance untuk rekonsiliasi. Angka ini merupakan klaim produk, bukan benchmark industri independen.

Sementara itu, survei Association for Financial Professionals pada 2025 mencatat 79% organisasi responden mengalami serangan atau percobaan fraud pembayaran sepanjang 2024. 

Data tersebut berasal dari konteks pembayaran di Amerika Serikat dan tidak spesifik pada pengeluaran karyawan Indonesia. Association for Financial Professionals, Payments Fraud and Control Survey

Kontrol terpusat tidak berarti kantor pusat harus menyetujui setiap transaksi.

Cara seperti itu justru bisa memperlambat tim lapangan. Finance perlu melihat transaksi dan budget tanpa harus mengurus setiap pembelian kecil.

Dashboard terpusat dapat membantu finance melihat kondisi tersebut secara real-time. Ketika spending mendekati batas atau transaksi terlihat tidak wajar, tim terkait bisa segera melakukan pengecekan.

Beberapa informasi yang sebaiknya tersedia dalam satu dashboard:

• Saldo dan aktivitas transaksi setiap cabang atau properti.
• Status approval, termasuk pihak yang masih perlu melakukan persetujuan.
• Penggunaan budget berdasarkan kategori.
• Status kartu yang aktif, nonaktif, atau diblokir.

Ini yang menjadi inti pendekatan Spend Control di Mekari Expense. Budget per cabang, approval otomatis, dan pemantauan transaksi dapat dikelola dalam satu sistem.

Kantor pusat dapat mengatur limit, approval, dan akses transaksi. Tim properti tetap bisa mengurus kebutuhan hariannya.

Bali akan terus mengalami perubahan musim. Jumlah wisatawan juga akan bergerak mengikuti periode liburan, event, dan kondisi pasar. Hotel dan villa akan tetap menghadapi kebutuhan mendadak.

Finance tidak bisa menghilangkan semua perubahan itu. Yang bisa dilakukan adalah menyiapkan sistem spending yang mampu mengikutinya.

Budget yang jelas memberi batas. Corporate card memberi ruang transaksi. Dashboard memberi finance visibilitas. Ketiganya membantu tim hospitality bergerak cepat tanpa kehilangan kendali atas uang yang keluar.

Referensi

• ANTARA News. “Pertumbuhan Ekonomi Triwulan Dua Berkat Sektor Pariwisata“
• Auburn University. “Service Failure and Recovery in Luxury Hotels“
• BPS Provinsi Bali. “Tourism Overview of Bali Province Agustus 2025“
• Journal of Hospitality and Tourism Management. “Service Recovery Performance and Customer Satisfaction“
• Mastercard. “Mastercard Expands Virtual Card Platform“
• ProcurementExpress. “Multi Property Hospitality Group Streamlines Procurement Operations“
• SWA. “Ekonomi Bali Tumbuh di Akhir 2025 Pariwisata Tetap Jadi Mesin Utama“